Reference
Excel-Tabellen waren gestern
So bequem bucht und verwaltet PURPLAN seine Workplace-IT heute über my.it-haus.com
Die PURPLAN GmbH hat sich seit ihrer Gründung im Jahr 2003 als einer der führenden Anbieter von maßgeschneiderten Anlagen für die Chemie-, Pharma- und Lebensmittelindustrie etabliert und realisiert weltweit kundenindividuelle Lösungen, die international geschätzt werden. Als mittelständisches Familienunternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden bietet PURPLAN eine umfassende Betreuung über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg – von der Planung und Projektierung über Automatisierungstechnik bis hin zur schlüsselfertigen Übergabe, Inbetriebnahme und Wartung. Dabei realisiert PURPLAN eine Vielzahl von Projekten, darunter Tanklager, Reaktor- und Versorgungsanlagen sowie Mischstationen zur Behandlung flüssiger Materialien, und ist mit Niederlassungen am Hauptsitz in Wallenhorst bei Osnabrück, in Charlotte (USA) und Shanghai (China) stets dort, wo Kunden Unterstützung benötigen. PURPLAN steht für innovative, ATEX-konforme Lösungen und garantiert eine hohe Prozesssicherheit sowie umwelttechnische Effizienz bei jeder Anlage.
Added value for the customer
Management Summary
Die IT-HAUS GmbH bietet ihren Kunden immer mehr Managed Services an. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wer einzelne Bereiche seiner IT an IT-HAUS auslagert und wesentliche Dienste „as a Service“ – über die Cloud – bezieht, hat mehr Zeit für wichtige strategische Aufgaben. So bezieht der norddeutsche Anlagenbauer PURPLAN bereits heute Clients und Co. ganz bequem über das XaaS-Portal my.it-haus.com („Device as a Service“) und plant darüber hinaus, neben seinem Backup mittelfristig auch seine CAD-Anwendung in die Cloud zu verlagern.
Project environment
Der Anlagenbauer PURPLAN hat in den vergangenen zwei Jahrzehnten eine beeindruckende Entwicklung durchlaufen. Alles begann im Jahr 2003, als das Unternehmen mit gerade einmal drei Mitarbeitenden im niedersächsischen Wallenhorst seinen Anfang nahm. In Teilen einer Wohnung sowie einem Kellerraum wurde die Grundlage für Wachstum und kontinuierliche Expansion gelegt. Heute gehören mehrere Unternehmen zur PURPLAN-Gruppe, darunter PCR Engineering, PURelectric, PURenergy und PURConsult.
Mit rund 200 Mitarbeitenden weltweit setzt PURPLAN konsequent auf Innovation, um auch künftig wegweisende Lösungen im Anlagenbau zu realisieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Unternehmens-IT, die durch die ebenfalls in Wallenhorst ansässige PURConsult GmbH verantwortet wird. Neben der IT stellt sie unter anderem sicher, dass zentrale kaufmännische Prozesse gruppenweit koordiniert und effizient umgesetzt werden.
Dabei zählt die Beschaffung, Inventarisierung und Administration der Workplace-IT zu den aufwendigsten, weiß Marvin Rix, Senior Account Manager bei der IT-HAUS GmbH. Er hat den nördlichsten IT-HAUS Vertriebsstandort Melle bei Osnabrück mit aufgebaut, kennt und betreut den nur etwa eine halbe Autostunde entfernten Kunden seit Jahren. Lebhaft erinnert er sich an die „riesigen Excel-Tabellen“ aus Modellbezeichnungen, Seriennummern, Standorten, monatlichen Kosten und Co., mithilfe derer das kleine IT-Team den Überblick zu behalten suchte: zum Beispiel über die im Unternehmen eingesetzten Clients, deren Leasing-Verträge in Kürze auslaufen würden und die es nun zu erneuern galt.
Höchste Zeit, dem Kunden das Device-as-a-Service-Konzept der IT-HAUS GmbH sowie die innovative XaaS-Plattform my.IT-HAUS.com vorzustellen, fand auch Sales-Kollege Jens Riemann, der gemeinsam mit Rix für das vorliegende Projekt verantwortlich zeichnet. Mit einer Live-Demo vor Ort überzeugten sie ihn, wie viel Zeit sich mit dem individuell konfigurierten Self-Service-Portal sparen lässt.
Project success
Auf my.IT-HAUS.com kann der Kunde eigenständig sowohl Standardprodukte als auch individuelle Serviceleistungen buchen. Er erhält einen detaillierten Überblick über Kosten, Laufzeiten und gebuchte Services, während IT-HAUS für die Bereitstellung und den kontinuierlichen Betrieb zum monatlichen Fixpreis sorgt.
„Das Herzstück des Portals ist der Marktplatz“, erklärt Jens Riemann: Hier kann der Kunde neben Hardware und Zubehör wie etwa Notebooks, Dockingstations, Headsets oder Webcams bestimmte Zusatzleistungen wählen. Dazu zählen zum Beispiel Arbeitsspeicher-Upgrades oder das Anbringen von Inventaretiketten. Anschließend wählt er die entsprechende Gesellschaft aus, weist das Gerät einem bestimmten Mitarbeiter zu und legt fest, zu welchem Zeitpunkt das Gerät bereitgestellt werden soll. „Dazu haben wir sämtliche Mitarbeiter ins System importiert“, fügt Marvin Rix an. „Die IT muss nur noch die Bestellung auslösen und weiß nachher genau, welches Gerät mit welcher Seriennummer bei wem im Einsatz ist.“ Zudem kann der Kunde jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus seiner Bestellung einsehen.
„Der Warenkorb setzt sich, ganz nach Kundenwunsch, größtenteils aus Geräten zusammen, die die PURPLAN auch vorher schon im Einsatz hatte“, weiß Jens Riemann. Dabei handelt es sich um PCs und Notebooks der bewährten Marke Terra, welche zur ebenfalls in Norddeutschland ansässigen Wortmann AG gehört. „Das, was nach Beratung von unserer Seite hinzugekommen ist“, ergänzt Marvin Rix, „ist das Lenovo Thinkpad: eine besonders leistungsfähige Workstation speziell für anspruchsvolle CAD-Anwendungen, sowie die Peripherie, zum Beispiel Headsets von Poly.“
Vielfältige Sortier- und Filterfunktionen machen die IT-Inventarisierung zum Kinderspiel und sorgen für Transparenz bis ins kleinste Detail. „Man kann sich jede Gesellschaft einzeln anzeigen lassen mit den gebuchten Geräten, Mitarbeitern, Abteilungen, Inventarnummern, Seriennummern etc.“, nennt Jens Riemann ein Beispiel. Auch könne der Kunde seine Ansicht im Dashboard individuell anpassen sowie benutzerdefinierte Daten als Excel-Tabelle exportieren. Vor allem aber erlaubt das Portal der PURPLAN IT, im Fall der Fälle schnell zu reagieren: Sie kann die Zuordnung von Geräten zu Mitarbeitern ändern, Probleme melden, Geräte und Services kündigen und dergleichen mehr.
Um seine Liquidität zu schonen, mietet der Kunde die Geräte für 36 Monate bei IT-HAUS. Er habe aber auch die Option, das Gerät früher zurückzugeben. „Ebenso wäre ein Kaufmodell über die Plattform abbildbar, wenn der Kunde das wollte“, merkt Rieman an.
Endet der Lebenszyklus eines Produkts, wird die PURPLAN IT rechtzeitig durch IT-HAUS informiert und ausführlich über Nachfolgemodelle und Alternativen beraten. „Der sogenannte End-of-Life-Prozess beginnt dann damit, dass der Kunde die ausgediente Hardware per Rücksendelabel zu uns nach Föhren schickt“, legt Jens Riemann dar. „Anschließend werden die Daten zertifiziert gelöscht.“ Beide Services, versichert Riemann, sind in der monatlichen Pauschale bereits inbegriffen.
Doch zum Rundum-sorglos-Paket der IT-HAUS GmbH gehört noch mehr: „Wir liefern frei Haus an alle deutschen Standorte der PURPLAN-Gruppe“, sagt der Device-as-a-Service-Experte, „und sorgen nach Möglichkeit für stabile Preise ab Stückzahl eins.“ Dazu erhält der Kunde eine monatliche Sammelrechnung, anhand der er die jeweiligen Kosten an die verschiedenen Gesellschaften weiterberechnet.
Und im Störungsfall? „Sobald der Kunde im System ein Problem meldet, wird automatisch ein Ticket bei IT-HAUS erstellt“, erklärt Jens Riemann. „Wir schauen dann, ob wir die Gewährleistungsansprüche des Herstellers geltend machen können und welchen Support der Kunde gebucht hat.“ Mit „IT-HAUS Device Care“ etwa versichert sich der Kunde gegen Sachbeschädigung, Ungeschicklichkeit, Verlust und Diebstahl. „In diesen Fällen gibt er das Gerät einfach zurück und bekommt ein neues“, schildert Riemann, „während wir uns uns um die komplette Versicherungsabwicklung kümmern.“
„Das war für PURPLAN der entscheidende Punkt: Das Portal nimmt ihnen eine Menge alltägliche Arbeit ab“, resümiert Account Manager Marvin Rix. „Durch dieses System haben wir den Prozess so sehr verschlankt, dass der Kunde viel mehr Zeit für die wirklich wichtigen IT-Themen sowie für seine strategische Entwicklung hat.“
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