IT-HAUS erhöht die Ausfallsicherheit:

Added value for the customer

Management Summary

Im Rahmen eines auslaufenden Server-Leasing-Vertrages musste das Unternehmen Ersatz beschaffen und wurde daher durch die Experten von IT-HAUS tiefergehend beraten. Auf dieser Basis wurde sich dazu entschieden, die jeweiligen Workloads in die Cloud zu verlagern. Bei der Entscheidung war es dem Unternehmen besonders wichtig, nachhaltig vorzugehen und Kosten zu sparen. Durch einen sinkenden Energieverbrauch und einen sinkenden CO₂-Austoß durch den teilweisen Ersatz der IT-Infrastruktur vor Ort, wurde auch die Nachhaltigkeit berücksichtigt und das Unternehmen hat mit einem nachfolgenden Wartungsvertrag mit IT-HAUS weiterhin einen starken Partner an der Seite. 

Project environment

Das Architekturbüro Stephan Leiwe wurde 1966 gegründet und beschäftigt sich seitdem mit vielfältigen Aufgabenstellungen im Bereich der Architektur und des Bauwesens. Unter anderem hat das Unternehmen Projekte wie die Kindertagesstätte in Bad Essen oder die Altenwohnungen in Melle Riemsloh begleitet.  

Vor einigen Jahren hat sich das Unternehmen, ohne eigene IT-Abteilung, dazu entschieden, einen On-Premise-Server in Betrieb zu nehmen. Bei der Nutzung von IT-Infrastruktur, die vor Ort verwendet wird, ist es jedoch mit der reinen Inbetriebnahme nicht getan. Neben einer regelmäßigen Wartung und dem erhöhten Sicherheitsrisiko, erhöhen On-Premise-Geräte die Stromkosten und sind nur begrenzt skalierbar. Gerade bei der Wartung stellt der weiterhin bestehende Fachkräftemangel Unternehmen vor große Herausforderungen. Oft fehlen die Kapazitäten oder es existiert keine eigene IT-Abteilung, die die nötigen Updates durchführen kann. Dies führt nicht nur zu erhöhten Ausfallrisiken, sondern auch zu einer Belastung der vorhandenen Mitarbeiter, die diese Aufgabe meist zusätzlich zu ihrem täglichen Geschäft erledigen müssen.   

Die Stephan Leiwe Architekturbüro GmbH hatte erkannt, dass der bestehende On-Premise-Server mit der Zeit nicht mehr ausreichend skalierbar war, hohe Wartungskosten verursacht hat und auch die Sicherheitsrisiken des Servers permanent gestiegen waren. Daher haben sie sich nach ausführlicher Beratung durch IT-HAUS dazu entschlossen, den Leasingvertrag des Servers auslaufen zu lassen, um dann die entsprechenden Workloads in die Cloud auszulagern und die Mitarbeiter durch einen weiterführenden Wartungsvertrag mit IT-HAUS zu entlasten. 

Project details

Nach der Entscheidung des Architekturbüros für IT-HAUS, wurde eine IST-Analyse der bestehenden Umgebung durchgeführt, um eine bestmögliche Beratung zu gewährleisten. Dabei wurde die aktuelle Infrastruktur umfassend analysiert und bewertet, sodass der Kunde optimal auf den Übergang in die Cloud vorbereitet werden konnte. Zudem wurde eine detaillierte Risikoanalyse durchgeführt, um potenzielle Herausforderungen im Projekt frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu planen. Besondere Beachtung fanden dabei die individuellen Anforderungen an Nachhaltigkeit sowie die termingerechte Fertigstellung zum Ende des Leasingvertrages. Nach sorgfältiger Prüfung der Alternativen entschied man sich, die Workloads in die IONOS Cloud zu verlagern. Ein wesentlicher Aspekt für IONOS war, dass sie als deutscher Anbieter die Server ebenfalls in Deutschland betreiben und zu 100% DSGVO-konform agieren. Ein zusätzlicher Vorteil entstand durch den Betrieb der IONOS Rechenzentren mit grüner Energie, sodass der gemeinsame ökologische Fußabdruck verringert wurde. 

Innerhalb von sechs Monaten musste das Projekt sorgfältig geplant und so umgesetzt werden, dass zum entsprechenden Stichtag der auslaufende Server ersetzt werden konnte. Da das Unternehmen kein eigenes IT-Know-how besaß, hat IT-HAUS, auch aufgrund seiner Expertise, ebenfalls die Kommunikation mit dem vorherigen IT-Dienstleister übernommen. Viele Informationen mussten von IT-HAUS erfragt und aufgearbeitet werden. Durch die Vorstellung eines genauen Konzeptes, ein Kick-Off mit dem Architekturbüro und regelmäßigen Statusmeetings wurde gewährleistet, dass man sich stets im Zeitplan befand und das Unternehmen über den groben Projektfortschritt informiert war. Es wurde sich nicht nur virtuell ausgetauscht, sondern IT-HAUS war sehr häufig auch vor Ort, um das Unternehmen bestmöglich zu betreuen. Durch die Nähe des neuen IT-HAUS-Standortes in Melle konnte IT-HAUS immer schnell beim Kunden sein, wodurch dieser sich optimal unterstützt fühlte. 

Dank der gründlichen Vorbereitung konnte das Projekt zum Stichtag so umgesetzt werden, dass der Kunde seine Arbeit nahtlos fortsetzen konnte, ohne von Einschränkungen betroffen zu sein. Da sich für die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit nichts verändert hatte, war eine Schulung für diese gar nicht notwendig. Nach diesem Termin wurden letzte Nachbereitungsmaßnahmen getroffen, und der Kunde schloss zudem einen Wartungsvertrag mit IT-HAUS ab, um sicherzustellen, dass er auch zukünftig auf dem neuesten Stand bleibt und sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. 

Project success

Das Ziel des Kunden war es, die monatlichen Kosten für seine IT zu verringern, gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen und dabei die Aspekte der Nachhaltigkeit nicht außer Acht zu lassen. Nach Projektabschluss zeigte ein Vergleich zu der „alten“ Wartung des Kunden, dass er nun ca. 300 € monatlich spart. Zusätzlich zu dem finanziellen Aspekt, profitiert er von einem wesentlich höheren Maß an Ausfallsicherheit. 

Durch die Zufriedenheit des Kunden stieg man zeitnah in weitere Gespräche zu möglichen Folgeprojekten ein. Unter anderem wurde darüber diskutiert, die Clientbeschaffung neu auszurichten und dazu das IT-HAUS DaaS-Angebot rund um my.it-haus.com zu nutzen, um so auch beispielsweise die Arbeitsgeräte der Mitarbeiter stetig auf dem aktuellen Stand zu halten und die hohen Investitions- und Wartungskosten zu verringern. 

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts und die daraus resultierende Zufriedenheit des Kunden legen also den Grundstein für eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit IT-HAUS.