Flotte halbiert, doppelt gespart

Management Summary

Um seine Druckerlandschaft zu erneuern und eine Authentifizierungslösung im Unternehmen einzuführen, suchte Rotkäppchen-Mumm nach einem kompetenten Partner und fand ihn in IT-HAUS. Heute übernimmt IT-HAUS für den Kunden die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb seiner Systeme an allen bundesweiten Standorten. Dabei entfallen dank der automatisierten Lieferung von Verbrauchsmaterial sowie Gerätewartung sowohl Lagerkosten als auch Ausfallzeiten. Ferner entlastet das bewährte „Rundum-sorglos-Paket“ der IT-HAUS GmbH die IT des Kunden, während eine auf allen Ebenen optimierte Druckerflotte für erhebliche Einsparungen sorgt.

Added value for the customer

Project environment

Die COVID-19-Pandemie hat sich in vielerlei Hinsicht auf das Arbeitsleben ausgewirkt. Da immer mehr Arbeitnehmer das Büro verließen, ging das Druckaufkommen zurück und die Nutzung digitaler Dokumente und Plattformen nahm erheblich zu. Es ist jedoch nicht allein auf die Pandemie zurückzuführen, dass Unternehmen in den letzten Jahren weniger gedruckt haben. Auch der zunehmende Fokus auf Nachhaltigkeit als Unternehmensstrategie hat zu vielen Versuchen geführt, die Papiermengen in den Büros zu reduzieren. Dennoch sind gedruckte Dokumente nach wie vor notwendig, sei es für geschäftliche Zwecke oder einfach nur, weil der Einzelne gerne so arbeitet.

So beobachtete die Rotkäppchen-Mumm Gruppe in den Jahren nach der Pandemie wieder einen deutlichen Anstieg ihres Druckvolumens, jedoch fehlte der tiefere Einblick in Kosten und Verursacher. Entsprechend schwer fiel es den Verantwortlichen, den Aufwand zurück im Normalbetrieb realistisch einzuschätzen. Als der turnusmäßige Austausch aller vorhandenen Geräte – immerhin 200 Drucker, verteilt auf acht Standorten in Deutschland und Österreich – anstand, war klar: Mit einer technisch und preislich optimierten Flotte galt es diesmal unbedingt eine übergreifende Softwarelösung für mehr Transparenz zu implementieren. Diese sollte die dringend benötigten Kennzahlen liefern, um Einsparungspotenziale aufzudecken, das Drucken aber gleichzeitig per Authentifizierung sicherer machen.

In einem ersten Schritt erkundigte sich Rotkäppchen-Mumm bei verschiedenen Herstellern nach entsprechenden Möglichkeiten und Konditionen. Hier punktete die IT-HAUS GmbH als autorisierter HP Amplify Partner mit einem konkurrenzlosen Preis-Leistungs-Paket sowie einer kostenfreien Leihstellung, welche es dem Kunden erlaubte, die Lösung vorab unverbindlich zu testen.

Project success

Gemeinsam mit HP hat IT-HAUS ein Konzept für eine einheitliche Flotte entwickelt, die zu einem Drittel aus leistungsstarken Multifunktionsgeräten im DIN-A3-Format besteht, welche als zentrale Flurgeräte genutzt werden. Bei den übrigen Geräten handelt es sich um kleinere Arbeitsplatzdrucker und -MFP, die den Mitarbeitern zusätzlich zur Verfügung stehen. Insgesamt konnte so der Gerätepark von circa 200 auf nunmehr 108 Systeme reduziert werden. Zudem konnte Rotkäppchen-Mumm bereits die Hälfte seines Druckvolumens auf die – gerade bei größeren Jobs – günstigeren A3-Geräte verlagern und so seine Druckkosten optimieren.

Rollout: Nach erfolgreicher Teststellung begann IT-HAUS mit dem schrittweisen Austausch der vorhandenen Infrastruktur. Der Rollout der Neugeräte wurde durch IT-HAUS in enger Absprache mit dem Kunden organisiert, koordiniert und durchgeführt. So wurden die Geräte zunächst am Hauptsitz der IT-HAUS GmbH in Föhren vorkonfiguriert und anschließend betriebsbereit bei Rotkäppchen-Mumm angeliefert. Die Inbetriebnahme sowie entsprechende Schulungen vor Ort erfolgten durch den IT-HAUS Field Service.

Service: Im Rahmen eines Managed-Services-Vertrags übernimmt IT-HAUS für Rotkäppchen-Mumm die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der Systeme an allen bundesweiten Standorten. Der Vertrag hat eine Laufzeit von fünf Jahren und regelt neben der Belieferung des Kunden mit Verbrauchsmaterial ebenfalls die proaktive Wartung sowohl remote als auch vor Ort. Das heißt, IT-HAUS kümmert sich unaufgefordert um die komplette Druckerflotte und überwacht durch das eingesetzte Monitoring-Tool FMAudit auch die Auslastung der Geräte, um den optimalen Einsatz aller Devices über den kompletten Vertragszeitraum zu gewährleisten.

Störungen werden durch den Service Desk des Kunden an IT-HAUS gemeldet und im Ticketsystem der Föhrener registriert und bearbeitet. So wird zunächst telefonisch abgeklärt, ob das Problem per Remote Support behoben werden kann oder ein Serviceeinsatz vor Ort erforderlich ist. Letztere werden ebenfalls durch IT-HAUS eigene Techniker übernommen. Dazu wurde mit dem Kunden eine Wiederherstellungszeit „Next Business Day“ vereinbart.

Die Tonerbelieferung indes erfolgt automatisiert, indem die Systeme den Bedarf selbstständig an IT-HAUS übermitteln, sobald ein definierter Schwellenwert unterschritten wird.

Abrechnung: Der Betrieb der Geräte wird verbrauchsbasiert in Form eines festgelegten Tonerpreises abgerechnet. Dieser leitet sich aus dem anhand des jährlichen Druckvolumens errechneten Tonerbedarf ab und beinhaltet sämtliche Servicekosten wie Verbrauchsmaterial, Ersatz- und Verschleißteile, Technikerkosten und die Bereitstellung der eingesetzten Softwarelösung. Die Abrechnung über monatliche Abschläge sorgt hierbei für planbare Kosten und reduziert den Verwaltungsaufwand. Nach einem Jahr werden dann jeweils die geleisteten Zahlungen mit dem tatsächlichen Verbrauch abgeglichen und die Abschläge gegebenenfalls angepasst.

Software

Da sich der Kunde ebenfalls eine Lösung für sicheres Drucken an den gemeinsam genutzten Multifunktionsgeräten wünschte, kommt hier nun MyQ X zum Einsatz. Die sogenannte „Pull Printing“-Software erlaubt den Usern nur dann die Ausgabe ihrer Druckaufträge, wenn sie sich mittels ihres Mitarbeiterausweises am Gerät authentifiziert haben. Dokumente werden sicher auf dem MyQ-Server gespeichert, bis sie auf einem Gerät, das der Dokumenteninhaber frei auswählen kann, freigegeben werden. Somit gehören Ausdrucke, die unbewacht im Druckerfach liegen, der Vergangenheit an. Aber auch mobiles Arbeiten wird komfortabler, indem die Mitarbeiter ihre Druckaufträge bereits von unterwegs auslösen und später in einer Niederlassung abholen können. Dabei lassen sich Druckaufträge auch am Gerät selbst noch löschen, was die Gefahr von Fehldrucken – und damit vermeidbaren Kosten – minimiert.

Darüber hinaus können die Mitarbeiter ihren Druckauftrag auch einem anderem User, beispielsweise einem Auszubildenden, zuweisen, welcher ihn dann am Gerät abholen darf. Alternativ lässt sich die Authentifizierung per Direktdruck-Option umgehen. In diesem Fall werden die Druckaufträge unmittelbar, wie bei einem herkömmlichen Drucker, am gewünschten Gerät ausgegeben. Auf Kundenwunsch wurde die Lösung so konfiguriert, dass den Usern neben den zentralen A3-Geräten nach wie vor ihre individuellen Arbeitsplatzdrucker oder -MFP zur Verfügung stehen, ohne dass sie sich authentifizieren müssen.

Dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind alle Daten – seien es Benutzer-, Server- oder Druckerdaten – hundertprozentig sicher; alle geltenden Datenschutzvorschriften und -richtlinien werden eingehalten. Da es sich um eine herstellerunabhängige Lösung handelt, kann der Kunde sie auch bei einem erneuten Wechsel der Systeme weiter nutzen und alle bestehenden Workflows mitnehmen.

Bei Bedarf lässt sich zudem die Anzahl der von Benutzern oder Geräten gedruckten, gescannten und kopierten Dokumente verfolgen. Dank der Möglichkeit, genaue, sehr detaillierte und automatisierte Berichte zu erstellen, sind die Aufwände auf Verursacherebene transparent und können dem Rotkäppchen-Mumm Management helfen, seine Flotte weiter zu optimieren.

Hardware

• 34 x HP Color LaserJet Managed Flow E877z DIN-A3-Farblaser-Multifunktionsdrucker
• 41 x HP Color LaserJet Managed MFP E47528f DIN-A4-Farblaser-Multifunktionsdrucker
• 33 x HP LaserJet Managed E40040dn DIN-A4-Monolaserdrucker

+49 6502 9208-381