Managed-Service-Wechsel bei führendem Bildungsverlag:

Added value for the customer

Management Summary

Um sich voll auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und von einer persönlichen Betreuung zu profitieren, hat sich Ernst Klett Sprachen für die IT-HAUS GmbH als neuen Managed-Service-Partner entschieden. Künftig übernimmt IT-HAUS den vollumfänglichen IT-Betrieb, inklusive Systemüberwachung, Patching und Endanwendersupport. Durch ein mehrstufiges Transitionsprojekt wird eine maßgeschneiderte Zielumgebung aufgebaut, die verbleibende Altsysteme effizient hostet und einen nahtlosen Übergang ohne Ausfallzeiten garantiert. Der Kunde profitiert dadurch von maximaler Entlastung der eigenen Ressourcen, hoher IT-Ausfallsicherheit sowie einer transparenten und kalkulierbaren Kostenstruktur.

Project environment

Innerhalb der Klett Gruppe agieren die einzelnen Gesellschaften in ihren IT-Angelegenheiten weitgehend eigenständig; lediglich der SAP-Anwendungsbetrieb wird zentral gesteuert. Um die internen Ressourcen konsequent auf das Kerngeschäft zu fokussieren, vertraut die Ernst Klett Sprachen GmbH (EKS) bereits seit vielen Jahren beim Betrieb ihrer IT-Landschaft sowie beim Anwendersupport auf die Expertise externer Partner.
Über die Jahre veränderten sich jedoch die Anforderungen an die Zusammenarbeit. Bei der Suche nach einem künftigen IT-Dienstleister traten der Wunsch nach Kontinuität und einer persönlicheren Betreuung zunehmend in den Vordergrund – gepaart mit einer vorausschauenden, verlässlichen Systempflege und einem für die Mitarbeitenden stets gut erreichbaren Endanwendersupport.
Im Rahmen einer Internetrecherche wurde EKS auf die IT-HAUS GmbH aufmerksam und übermittelte über das Online-Kontaktformular einen ersten Vorab-Fragebogen, um das Leistungsspektrum abzufragen. Bei der anschließenden Analyse der Infrastruktur vor Ort zeigte sich den IT-HAUS Experten eine moderne Ausgangslage: Bis auf die Endgeräte der Mitarbeiter sowie das lokale Netzwerk kommt bei EKS keine lokale Hardware zum Einsatz. Das Unternehmen setzt stattdessen konsequent auf Cloud-Lösungen und nutzt Anwendungen bevorzugt als Software-as-a-Service (SaaS) – sprich als digital bereitgestellte Programme wie etwa Microsoft 365, die direkt über das Internet genutzt werden, ohne dass dafür eigene Server betrieben werden müssen. Vereinzelt verbliebene ältere Spezialanwendungen (sogenannte Legacy-Systeme), die bislang noch vom bisherigen Dienstleister gehostet wurden, sollten im Zuge der Neuaufstellung nach Möglichkeit nochmals deutlich reduziert werden.

Aus der Bestandsaufnahme leiteten sich für EKS klare Prioritäten für die künftige IT-Ausrichtung ab. Im Mittelpunkt stand dabei der Wunsch nach Stabilität und Entlastung im Arbeitsalltag:

• Sicherer und reibungsloser Betrieb: Die IT-Infrastruktur muss für alle Mitarbeitenden jederzeit unterbrechungsfrei, leistungsstark und nach aktuellen Sicherheitsstandards funktionieren, damit die täglichen Arbeitsabläufe optimal unterstützt werden.
• Finanzielle Planungssicherheit: Für den laufenden IT-Betrieb wünschte sich das Unternehmen ein transparentes Modell mit klar kalkulierbaren und vorhersehbaren Kosten – ohne unerwartete finanzielle Überraschungen.
• Maximale Entlastung interner Ressourcen: Die operative Einbindung der eigenen IT-Abteilung in das Tagesgeschäft sollte auf ein Minimum reduziert werden. Ziel war es, administrative Routineaufgaben vollständig abzugeben, um wertvolle interne Kapazitäten frei von Aufwänden für Wartung und Support zu halten.

Die Umsetzung des Projekts war an anspruchsvolle Rahmenbedingungen geknüpft, die von beiden Seiten ein hohes Maß an Flexibilität und Präzision erforderten:

• Strikter Zeitrahmen: Bedingt durch die ablaufenden Kündigungsfristen beim bisherigen Dienstleister stand die Entscheidung für IT-HAUS als zukünftigen Servicepartner unter erheblichem Zeitdruck. Insbesondere die finale Abstimmung der vertraglichen Grundlagen musste innerhalb eines sehr engen Fensters erfolgen.
• Hohe juristische Detailtiefe: Zusätzlich stellte EKS von Anfang an spezifische Anforderungen an die Rahmenbedingungen und die Vertragsgestaltung. Für IT-HAUS bedeutete dies, die bestehenden Standard-Vertragswerke und Templates im Vorfeld gezielt zu überarbeiten und flexibel an die Kundenbedürfnisse anzupassen..
• Fokus auf kaufmännische Parameter und Vertrauen: Für die Entscheidungsträger auf Kundenseite lag der Schwerpunkt nicht nur auf technischen Spezifikationen oder Herstellerzertifizierungen. Neben einer transparenten Kostenstruktur und klaren vertraglichen Rahmenbedingungen zählte vor allem das persönliche Vertrauen in die Verlässlichkeit des zukünftigen Partners.

Project success

Um den idealen Partner für die künftige Zusammenarbeit zu finden, stellte Ernst Klett Sprachen die Angebote am Markt auf den Prüfstand. Neben dem bisherigen Dienstleister kamen fünf weitere IT-Serviceanbieter unterschiedlicher Größe in die engere Auswahl und durften sich vor Ort präsentieren. In diesem intensiven Wettbewerb konnte sich die IT-HAUS GmbH durchsetzen. Entscheidend für die Wahl des Föhrener IT-Systemhauses war das sowohl fachlich als auch auf menschlicher Ebene überzeugende Auftreten des Expertenteams vor Ort. Zudem erwies sich die Unternehmensgröße von IT-HAUS als idealer Mittelweg für den Kunden: Sie garantiert einerseits die nötige technologische Leistungsfähigkeit und personelle Ausfallsicherheit eines etablierten Systemhauses, während gleichzeitig die Betreuung durch feste, persönliche Ansprechpartner im Tagesgeschäft sichergestellt bleibt. Nicht zuletzt gab die hohe Flexibilität von IT-HAUS den Ausschlag, auch bei komplexen Vertragsmodalitäten rasch pragmatische und kundenorientierte Lösungen zu finden.

Die Zusammenarbeit mündete in einem umfassenden Managed-Service-Vertrag für rund 200 Arbeitsplätze und Endgeräte sowie etwa 15 Server-Systeme. Um den Kunden im Tagesgeschäft rundum zu entlasten, deckt das Service-Paket von IT-HAUS dabei zwei entscheidende Bereiche ab: Einerseits stellen die Föhrener Experten durch proaktive Systemüberwachung (Monitoring) und regelmäßige Sicherheitsupdates (Patching) den dauerhaft störungsfreien Betrieb der gesamten lokalen IT-Infrastruktur sicher – von den Endgeräten bis hin zur Netzwerksicherheit. Andererseits übernimmt IT-HAUS den vollständigen Endanwendersupport: Die Mitarbeitenden erhalten einen direkten, verlässlichen Ansprechpartner für alle täglichen IT-bezogenen Fragestellungen und Probleme rund um Windows- und Microsoft-365-Anwendungen.

Um einen nahtlosen Übergang im laufenden Betrieb zu garantieren, schalteten die Partner ein strukturiertes, mehrstufiges Transitionsprojekt vor. In dieser Phase erarbeiteten die IT-HAUS Spezialisten das genaue Zielbild für die künftige Anwendungslandschaft, überführten Systeme und Daten sicher vom bisherigen Dienstleister auf die neue Plattform und bauten eine maßgeschneiderte Wissensdatenbank auf. So ist sichergestellt, dass der Anwendersupport ab Tag eins gewohnt schnell, kompetent und zielgerichtet helfen kann.

Zur gezielten Risikominimierung im Migrationsprozess wurde während des Transitionsprojekts entschieden, bestehende Legacy-Anwendungen wie Active Directory oder Fileserver zunächst in ihrer bewährten Struktur weiterzubetreiben. IT-HAUS entwickelte hierfür ein maßgeschneidertes Hosting-Konzept (Full Managed Hosting). So wird der saubere Übergang garantiert, während die schrittweise Ablösung dieser Systeme erst im Nachgang erfolgt. Zudem übernimmt das Systemhaus die Bereitstellung und Verwaltung aller benötigten Software-Lizenzen, insbesondere für Microsoft 365, aus einer Hand.

Als zentraler Ansprechpartner steht EKS zudem ein dedizierter Service Delivery Manager zur Seite. Dieser koordiniert nicht nur die laufenden IT-Services, sondern übernimmt bei Bedarf auch die Abstimmung mit externen Drittanbietern – etwa bei Anfragen zu spezialisierter Branchensoftware.

Das gemeinsame Projekt mit Ernst Klett Sprachen unterstreicht die Stärke der IT-HAUS GmbH als moderner Managed-Service-Partner: Auch bei Anforderungsprofilen, die primär auf reine Software-Dienste, Cloud-Konzepte und individuellen Support fokussiert sind und ohne klassische Hardware-Komponenten auskommen, bietet das Systemhaus passgenaue, zukunftssichere Lösungen und partnerschaftliche Betreuung auf Augenhöhe.

Mit dem erfolgreichen Abschluss des Migrationsprojekts ist der Grundstein für eine nachhaltige Zusammenarbeit gelegt. So laufen bereits die nächsten gemeinsamen Initiativen an – von der Modernisierung verbleibender Legacy-Systeme bis hin zu umfassenden Projekten zur Steigerung der Cyber-Resilienz gegen digitale Bedrohungen.