Vangenhassend

Management Summary

An der Digitalisierung führt auch im Mittelstand kein Weg mehr vorbei. So suchte Vangenhassend, ein Lieferant von Komponenten für Digital-Signage-Lösungen, seine Rechnungseingangsbearbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) effizienter zu gestalten. Gemeinsam mit seinem DMS-Partner Kyocera hat IT-HAUS den Kyocera Workflow Manager bei Vangenhassend implementiert. Heute strukturiert, verwaltet und archiviert der Kunde Lieferanten und Bestellungen in digitalen Akten und spart damit Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen.

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

Ausgangspunkt war der Wunsch des Kunden nach einer Lösung, um seinen gesamten Rechnungsworkflow – etwa ein Drittel aller Rechnungen kommt per Post, der Rest per E-Mail – zu digitalisieren. Dabei sollten sowohl eine formale und fachliche Prüfung der Rechnungen als auch die komplette Buchhaltung gewährleistet werden.

Bislang gestaltete sich dieser Prozess für alle Beteiligten – von der Buchhaltung über die Projektleitung bis zur Geschäftsführung – sehr aufwendig und somit auch fehleranfällig. So setzt sich etwa eine große Werbetafel für den Außenbereich mitunter aus Tausenden von Komponenten zusammen, die alle einzeln auf den Rechnungen und Lieferscheinen aufgeführt, geprüft und kontiert werden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass die verschiedenen Artikel auch unterschiedlichen Vorgängen in der Buchhaltung zugeordnet sind.

Da es sich um einen vollständig papiergebundenen Prozess handelte, mussten selbst Rechnungen, die bereits digital vorlagen, von den Mitarbeitern ausgedruckt und händisch von Abteilung zu Abteilung weitergereicht werden. So fehlte nicht nur der Überblick über Aufenthaltsort und Bearbeitungsstand des jeweiligen Dokuments, auch herrschte häufig Unklarheit darüber, ob es sich gerade um das Original oder eine Kopie handelte.

Projekterfolg

Hierfür wurde der Kyocera Workflow Manager gewählt: eine speziell auf die Anforderungen von KMU zugeschnittene DMS-Lösung. Der Kyocera Workflow Manager ist sehr einfach individualisierbar, bringt jedoch für viele Bereiche bereits vorkonfigurierte Standardmodule – sogenannte „Akten“ – mit, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. So gibt es neben dem Modul Lieferantenakte für die Buchhaltung beispielsweise auch eine Personalakte für den HR-Bereich sowie weitere Module für die Bau-, Logistik- oder Immobilienbranche. Der modulare Aufbau ermöglicht es insbesondere Mittelständlern mit begrenztem Budget, ihre Digitalisierungsprojekte Schritt für Schritt, ganz nach Bedarf, zu verwirklichen.

Auch über den Grad der Automatisierung entscheidet der Kunde individuell und flexibel. Damit der Vorgang starten kann, muss das jeweilige Dokument allenfalls digital vorliegen. Im Fall von Vangenhassend heißt das, die Mitarbeiter müssen in Papierform vorliegende Rechnungen zunächst einscannen und das PDF per Drag-and-drop an das Workflow-Portal übermitteln, wo die Rechnung bearbeitet wird. Per Volltextsuche erfasst die Software alle relevanten Daten aus der Rechnung und gleicht, dank nahtloser Integration in die Warenwirtschaft, jede einzelne Position mit den im System gespeicherten Stamm-, Bestell- und Auftragsdaten ab. Eventuelle Abweichungen können an dieser Stelle noch durch die Buchhaltung bearbeitet werden, andernfalls meldet das System den jeweiligen Auftrag als abgeschlossen. Anschließend werden die einzelnen Positionen dem passenden Buchungskonto zugeordnet, bevor in einem letzten Schritt die Abschlussprüfung durch die Buchhaltung erfolgt. Bis zu einem durch den Kunden definierten Betrag kann die Buchhaltung die Rechnung selbst zur Zahlung freigeben; wird dieser überschritten, greift automatisch ein Berechtigungskonzept, bei dem der Geschäftsführer die Freigabe erteilen muss.

Das Workflow-Portal übersendet die Rechnung mit allen Anhängen automatisiert in die Lieferantenakte, wo sie dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet wird. Im sogenannten Rechnungsbuch, einer Erweiterung der Lieferantenakte, ist der gegenwärtige Status einer Rechnung einsehbar. Auf diese Weise behält die Buchhaltung zu jeder Zeit den vollständigen und detaillierten Überblick über alle Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten, die gerade in Bearbeitung sind. Neben Rechnungsbetrag, -datum, -nummer und Co. kann die Buchhaltung auf Knopfdruck sehen, wo sich eine Rechnung im Prüfungs- und Freigabeprozess befindet und welcher Mitarbeiter das Dokument gerade bearbeitet. Vorgänge lassen sich bis ins Detail nachvollziehen und somit besser kontrollieren.

Neben maximaler Transparenz profitiert der Kunde von einer deutlich niedrigeren Fehlerquote und enormen Zeitersparnis. So sind verloren gegangene, doppelte oder fehlgeleitete Dokumente heute ebenso Vergangenheit wie Skontoverluste, weil Zahlungsziele nicht erreicht wurden. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf die Geschäftszahlen, sondern auch auf die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten aus. Mit einer modernen, anwenderfreundlichen und skalierbaren Lösung, die in puncto Funktionsumfang Enterprise-Lösungen in nichts nachsteht, schafft der Kunde zudem die Basis für mobiles Arbeiten und einen datenschutzkonformen Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten.

Zum Rundum-sorglos-Service der IT-HAUS GmbH gehörte neben einer Anwenderschulung der regelmäßige Austausch mit den Beteiligten während der Einführungsphase, um sich über eventuelle Probleme im Arbeitsalltag abzustimmen und gegebenenfalls weitere Anpassungen und Feinjustierungen vorzunehmen. Ein Wartungspaket garantiert dem Kunden ferner regelmäßige Sicherheitspatches und Updates.

Unsere Experten beraten Sie gern zu den individuellen Möglichkeiten.

Füllen Sie unser Kontaktformular aus oder rufen Sie uns direkt an. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.