Papierkram adé:
Endlich papierlos mit Dokumentenmanagementsystemen
Das papierlose Büro ist schon seit Jahren in aller Munde. Trotz fortschreitender Digitalisierung haben aber bis heute nur etwa die Hälfte aller Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme in ihren Geschäftsablauf integriert, obwohl der effiziente Umgang mit Dokumenten die Basis für den reibungslosen Ablauf von Prozessen darstellt. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen, Dokumente nahtlos zu erstellen, zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Unabhängig von der Größe oder der Branche eines Unternehmens bieten DMS zahlreiche Vorteile, die die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit erleichtern. Sie verschlanken und beschleunigen Prozesse, motivieren Mitarbeiter und steigern dadurch die Wettbewerbsfähigkeit. Kurzum: Sie sparen Zeit und Geld!
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS ist eine Softwarelösung, wie z.B. der Workflow Manager von Kyocera, die Unternehmen hilft, ihre Dokumente digital zu verwalten und zu organisieren. Von Angeboten über Rechnungen bis hin zu spezifischen Formaten – ein DMS ermöglicht es Nutzern, Dokumente effizient zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
Effiziente Dokumentensuche
Leitungsstarke Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Auffinden von Dokumenten.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Sensible Unternehmensdaten können durch Zugriffsberechtigungen geschützt werden, so dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Automatisierte Workflows
DMS können Workflows automatisieren, wie z.B. die Freigabe von Dokumenten, die Überprüfung von Inhalten und die Benachrichtigung über Änderungen.
Platzersparnis
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Lagerkosten reduziert werden.
Umweltfreundlich
Weniger Verbrauch von Papier, Tinte und Toner trägt zur Nachhaltigkeit bei und reduziert die Umweltauswirkungen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Mehrere Personen eines Teams können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.
Für wen eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem?
Für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe und Branche. Auch kleinere Unternehmen profitieren von einem DMS, da es flexibel skalierbar ist und an die individuellen Prozesse angepasst werden kann. Die Software ist schnell und einfach implementiert, die Benutzeroberfläche intuitiv. Damit kann schnell und ohne umfangreiche Einarbeitung in den neuen Prozess gestartet werden.
Spezielle Module für Bereiche wie Healthcare, Logistik, Immobilienwirtschaft uvm. lassen sich integrieren und machen das System noch wirtschaftlicher.
Was sollte ein DMS bieten?
Dokumentenmanagementsysteme sind unverzichtbare Werkzeuge, um dokumentenbezogenen Workflow in Unternehmen zu optimieren. Die fördern Effizienz, Zusammenarbeit und Sicherheit im Umgang mit wichtigen Informationen und sparen gleichzeitig Zeit und Geld. Der Invest in ein DMS amortisiert sich meist schnell aufgrund der vielen Vorteile.
Vor der Implementierung eines DMS ist es immer wichtig, die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zu definieren, damit das System hierauf abgestimmt werden kann.
Wir von IT-HAUS sind Ihre Spezialisten in Sachen Dokumentenmanagement. Wir sprechen mit Ihnen über Ihre Anforderungen und erarbeiten mit Ihnen ein Konzept zur Umsetzung. Wir implementieren mit Ihnen gemeinsam das DMS, schulen Ihre Mitarbeiter und bieten den nötigen Support.
Der Kyocera Workflow Manager – Dokumentenmanagement leicht gemacht
Der Workflow Manager von Kyocera ist ein Beispiel für eine leicht zu implementierende Software. Er ist sehr einfach individualisierbar, bietet aber auch für viele Bereiche vorkonfigurierte Standardmodule, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können.
Was bietet der Workflow Manager?
Module verfügbar für
Der Kyocera Workflow Manager verfügt optional über die rechtssichere digitale Signatur. Dokumente lassen sich direkt aus dem Workflow Manager an ein oder mehrere Empfänger adressieren, die auch innerhalb eines Workflow-Prozesses das Dokument signieren oder nur zur Kenntnisnahme empfangen können. Damit ist das System 100% rechtssicher und DSGVO-konform.
Unsere Referenzen
Sparen Sie Ihre Ressourcen und legen Sie die Verantwortung für Ihr Dokumentenmanagement in Expertenhände!
Wir unterstützen Ihre IT, während Sie weiterhin erster Ansprechpartner für Ihre Kunden und Mitarbeiter bleiben.
Unsere auf Dokumentenmanagementsysteme für Ihr Unternehmen spezialisierten Ansprechpartner beraten Sie gerne.
