KID Imprägnier- und Dichttechnik GmbH

Management Summary

Unternehmen, die bewusst auf eine eigene IT verzichten und sich stattdessen lieber wichtigeren Aufgaben widmen wollen, lagern ihr IT-Management an einen externen Partner aus und beziehen alles Gewünschte „as a Service“ aus der Cloud. So hat IT-HAUS die ehemalige Henkel-Tochter KID im Zuge eines Management-Buy-outs nicht nur beim Aufbau einer eigenen IT unterstützt, sondern sorgt im Rahmen eines Managed-Service-Vertrags auch dauerhaft für einen reibungslosen IT-Betrieb. Das flexible Verbrauchs- und Abonnementmodell garantiert dem Kunden, dass er seine Umgebung jederzeit per Mausklick an sein Wachstum und die damit verbundenen Anforderungen anpassen kann.

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

Gegen Ende des Jahres 2021 entschied sich der Henkel-Konzern, aus strategischen Gründen sein europäisches Imprägniergeschäft zu verkaufen. Am Ende einer langen Projektphase erhielten der langjährige Geschäftsführer Markus Alterauge und sein Sohn Jannik Alterauge den Zuschlag. Zum Stichtag 1. November wechselte die Gesellschaft dann den Besitz. Die ehemalige Henkel Loctite KID GmbH firmiert seitdem als KID Imprägnier- und Dichttechnik GmbH und will als mittelständisches, familiengeführtes Unternehmen künftig noch flexibler auf Kundenbedürfnisse eingehen und langfristige Partnerschaften ausbauen.

Mit der Ausgliederung aus dem Henkel-Konzern ging jedoch auch die bisher genutzte IT-Infrastruktur verloren. Für KID bedeutete dies, bei Null anzufangen und innerhalb weniger Monate die komplette IT-Umgebung von der Serverinfrastruktur über das Netzwerk  bis hin zur Internetanbindung bereitzustellen – und das ohne eine eigene IT-Abteilung, die dieses Projekt übernehmen konnte. Mangels eigener Kapazitäten wurde ein kompetenter Partner gesucht und in IT-HAUS gefunden.

Neben der engen persönlichen Betreuung und der offenen Kommunikation war auch die flächendeckende Präsenz mit festangestellten Mitarbeitern an über 26 Standorten  ein wichtiges Entscheidungskriterium für IT-HAUS gewesen, sagt Jannik Alterauge rückblickend: „Dadurch, dass wir allein in Deutschland über neun Standorte verfügen und sich weitere vier in Osteuropa befinden, brauchten wir einen IT-Partner, der das abdecken kann. Wenn wir beispielsweise in Berlin ein dringendes Hardwareproblem haben, muss innerhalb einer Stunde jemand vor Ort sein können, um das Problem zu lösen.“

„Aufgrund der fehlenden IT-Kapazität war es der ausdrückliche Wunsch des Kunden, dass wir bei der Konzeption der zukünftigen IT-Umgebung die Rolle des IT-Leiters übernehmen“, erinnert sich Dr.-Ing. Matthias Bender, Leiter Competence Center Productivity & Applications bei IT-HAUS. Für das IT-Systemhaus mit Hauptsitz in Föhren (bei Trier) galt es, den Bedarf zu ermitteln und dabei im geplanten Kostenrahmen zu bleiben.

Antworten sollte ein umfassendes IT-Assessment liefern.  „Bevor der Buy-out durch Henkel publik gemacht wurde, war es für uns sehr schwierig, an Informationen zu kommen“, berichtet Marco Barth, Senior Project Manager bei IT-HAUS. „Uns waren teilweise die Hände gebunden, weil wir mit niemandem über den geplanten Betriebsübergang sprechen durften.“ „Trotzdem haben zwei Teams eine umfassende Bestandsaufnahme der eingesetzten IT an allen Standorten in Deutschland durchführen können“, ergänzt Max Dechow, Senior Account Manager bei IT-HAUS.

Die Kosten für das bevorstehende Projekt konnten zu diesem frühen Zeitpunkt allenfalls grob geschätzt werden. „Parallel zu unserer Tour durch alle Standorte gab es eine Reihe von Anforderungsworkshops zu Themen wie Netzwerk, Drucken, Client/Notebook und IT-Security, auf deren Basis wir erst vollständige Angebote für die technische Umsetzung abgeben konnten“, erklärt Matthias Bender.

Das Hauptaugenmerk der KID-Geschäftsführung lag auf einem möglichst reibungslosen Übergang in den Geschäftsbetrieb zum festgelegten Termin – eine organisatorische Herkulesaufgabe für das Projektmanagement der IT-HAUS GmbH. „Schließlich handelte es sich hier nicht um ein klassisches Start-up mit zwei Mitarbeitern“, erklärt Marco Barth, „sondern vom ersten Tag an mussten 170 Mitarbeiter weiterarbeiten können.“ Um diese Herausforderung angesichts des engen Zeitplans zu meistern, wurde von Anfang an ein sogenannter Cloud-only-Ansatz verfolgt. „Ziel war es, möglichst wenig Hardware vor Ort zu installieren, zu betreiben und zu warten“, so Bender weiter. Deshalb habe man sich, wo immer möglich und sinnvoll, für Lösungen aus der Cloud entschieden.

Projekterfolg

“Wir haben uns auf die Bereiche E-Mail, Office und Zusammenarbeit konzentriert und dabei wesentliche Sicherheitsfunktionen berücksichtigt, wie zum Beispiel den Schutz der Endgeräte vor Viren. Beispielsweise mit den Microsoft Produkten Microsoft Defender und Microsoft 365 konnten diese Themen abgebildet werden”, sagt Matthias Bender. “Zusätzlich benötigt der Kunde weitere Server, um seine eigenen Anwendungen zu betreiben.“

Die benötigten virtuellen Maschinen werden über die IT-HAUS Cloud bereitgestellt. Die IT-HAUS Cloud implementiert neueste Speicher-technologien und bietet alle notwendigen Sicherheitsfunktionen, um die digitale Souveränität und damit auch die Compliance des Unternehmens zu gewährleisten.

Dass auch die Endgeräte der KID über eine bekannte Endpunktverwaltungs-Plattform verwaltet werden sollten, machte die Inbetriebnahme in der neuen Umgebung zum Kinderspiel: „Alle Notebooks wurden bei uns in Föhren vorinstalliert und betankt“, weiß Max Dechow, „sodass die Nutzer ihr Gerät später einfach aufklappen und ohne Wartezeit sofort loslegen konnten.“ Damit die Anwender vom ersten Tag an uneingeschränkt arbeiten konnten, „haben wir ihnen eine Anleitung für das erste Einloggen in die neue Umgebung zur Verfügung gestellt. Für die internationalen Standorte des Kunden sogar in verschiedenen Sprachen“, ergänzt Matthias Bender.

Für eine zuverlässige Internetverbindung an den KID-Standorten sorgen WLAN-Controller und Firewalls, die ebenfalls in Föhren vorkonfiguriert und anschließend an die einzelnen Standorte versandt wurden. Die Installation vor Ort wurde von IT-HAUS Technikern aus der jeweils nächstgelegenen Niederlassung unterstützt. Seitdem wird das Netzwerk des Unternehmens durch einen Managed Service von IT-HAUS überwacht und verwaltet. „Dank unserem weitreichenden Partnernetzwerk und starken Partnern wie Aruba und Microsoft, können immer wieder die besten Zusammen-stellungen der IT-Infrastruktur für unsere Kunden gefunden werden“, berichtet Matthias Bender.

„Bereits zwei Wochen vor dem vereinbarten Termin war die gesamte Hardware an allen Standorten installiert, und auch das Internet funktionierte überall, sodass unsere Mitarbeiter eigentlich schon mit der Arbeit hätten beginnen können“, freut sich Jannik Alterauge.

Der planmäßige Neustart markierte für KID keineswegs das Ende der Zusammenarbeit mit IT-HAUS, betont Matthias Bender: „Für den Kunden war von Anfang an klar, dass er nach dem Tag X eine kontinuierliche Betreuung durch uns wünscht. Deshalb haben wir rechtzeitig mit der Planung des Übergangs von der Projekt- in die Servicephase begonnen.“ Heute ist der IT-HAUS Service Desk die zentrale Anlaufstelle für alle IT-Störungen bei KID und übernimmt weitere verwaltende Aufgaben. „So können wir frühzeitig eingreifen und Probleme oft schon beheben, bevor der Kunde etwas davon merkt“, erläutert Bender.

Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch das Rundum-Sorglos-Paket alias „Managed Service“ der IT-HAUS GmbH erleichtert: „Dazu definieren wir gemeinsam mit dem Kunden, was ein neuer Mitarbeiter alles braucht“, erklärt Max Dechow. „Wir bestellen dann das passende Notebook mit der gewünschten Ausstattung, richten sein E-Mail-Postfach ein und vergeben die entsprechenden Berechtigungen, sodass er bei Arbeitsbeginn eine voll funktionsfähige IT-Umgebung vorfindet.“

In regelmäßigen Review-Gesprächen mit den Verantwortlichen der KID werden Tickets, Serviceeinsätze und Reaktionszeiten verglichen und Optimierungspotenziale abgeleitet, um auch in Zukunft einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten und die IT-Umgebung weiterzuentwickeln.

Einer der größten Vorteile für den Kunden: Er hat eine störungsfreie IT, um die er sich nicht kümmern muss, und kann sich stattdessen voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Dabei wurden die vereinbarten Budgets stets exakt eingehalten, wie Jannik Alterauge bestätigt: „Schon in der Projekt-, aber auch in der Servicephase sind wir im von IT-HAUS avisierten Rahmen geblieben.“ Durch eine klar definierte Abrechnung der Kosten, ist jederzeit ein Höchstmaß an Planungssicherheit gewährleistet – und die nötige Flexibilität für ein dynamisches Unternehmenswachstum. „Gerade in der Anfangsphase unserer Unternehmensgründung wollten wir unsere Investitionskosten gering halten und in die Betriebsphase verlagern, um unsere Liquidität zu schonen“, erklärt Jannik Alterauge.

„Alles in allem war IT-HAUS genau der richtige Partner für dieses sehr komplexe und straffe Projekt, das wir gemeinsam erfolgreich umsetzen konnten“, freut sich der Gesellschafter – auch mit Blick auf die Zukunft: „Es wird weitere Projekte geben. Wir haben uns bewusst für die Cloud-Ausrichtung entschieden, um das Thema Digitalisierung mit Hilfe von IT-HAUS weiter voranzutreiben.“

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