Hybride Meetings, so einfach wie nie

Management Summary

Um seine Meetingräume am Standort Houthalen-Helchteren, Belgien, mit passender Videokonferenztechnik auszustatten, hat sich Heraeus Unterstützung von der IT-HAUS GmbH geholt. Das Resultat sind fünf exakt auf die unterschiedlichen Raumgrößen und Nutzungsszenarien zugeschnittene Lösungen mit nahtloser Integration in Microsoft Teams Rooms. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche sowie professioneller Video- und Audioqualität verbessern sie die Zusammenarbeit und fördern eine reibungslose Teamarbeit. 

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

Mit einer Reihe von globalen Rollout-Projekten hat sich die IT-HAUS GmbH im Laufe der Jahre als fester und hochgeschätzter Partner des Technologiekonzerns Heraeus etabliert. So wissen sie in Hanau um das breite Leistungsportfolio des Systemhauses, das weit über die bedarfsgerechte Lieferung von Hardware und Zubehör hinausreicht – und greifen oft und gern darauf zurück. Bestes Beispiel dafür sind die im Rahmen einer Campus-Umgestaltung neu entstandenen Meeting- und Besprechungsräume, die IT-HAUS mit modernster Videokonferenztechnik ausrüsten durfte.

Da lag es für die Kollegen der Konzerntochter Heraeus Electro-Nite, Weltmarktführer im Bereich Messtechnik in geschmolzenen Metallen, nahe, ebenfalls auf die Expertise der Föhrener zurückzugreifen. Das Unternehmen hat seinen Sitz im belgischen Houthalen-Helchteren und verfügt über Standorte in 25 verschiedenen Ländern weltweit.

Kai Rath, Teamleiter Digital Signage Solutions bei der IT-HAUS GmbH, erinnert sich: „Als die Anfrage kam, ob wir auch in Belgien Meetingräume ausstatten würden, war noch offen, was genau gebraucht wurde.“ Erst im Rahmen einer Vor-Ort-Besichtigung wurden weitere Details bekannt, wie Rath berichtet: „In Summe ging es um fünf Räume unterschiedlicher Kapazität und Funktion, die sich zum Teil noch in der Bauphase oder in Renovierung befanden.“ Größter davon: die sogenannte „Innovation Hall“, die genügend Raum für Events wie etwa Betriebsversammlungen bietet. Im repräsentativen Herzstück der Niederlassung, dem „Heraeus Saal“, finden immerhin bis zu 60 Personen Platz. Zu den klassischen Besprechungsräumen zählen der „CEO/Board Room“, der in erster Linie für Vorstandssitzungen konzipiert wurde sowie der komplett in Glas gefasste „Green Room“, welcher den modernen Arbeitsstil des Kunden widerspiegelt.

Bevor IT-HAUS jedoch ans Werk gehen konnte, galt es neben den Nutzungswünschen der Verantwortlichen auch die Sitzordnung in den einzelnen Räumen zu klären. „Während in einem Raum beispielsweise eine Reihenbestuhlung gewünscht war, war für einen anderen eher eine klassische U-Bestuhlung vorgesehen“, erklärt Kai Rath. „Wir haben dann geschaut, was technologisch am besten zu den jeweiligen Gegebenheiten passt: Wie groß und hell muss das Display sein, damit es möglichst ergonomisch von jedem gesehen werden kann? Welche Audiosysteme ergeben Sinn, sodass man die einzelnen Teilnehmer akustisch bis in den letzten Winkel verstehen kann? Genügt eine Einzel- oder braucht man für Videokonferenzen eine Mehrkameralösung?“  

Projekterfolg

Als Basis für seine Videokonferenzen nutzt Heraeus konzernweit Microsoft Teams Rooms (MTR): ein softwarebasiertes Raumsystem, das wie ein herkömmlicher Teilnehmer zu einem Teams-Meeting eingeladen werden kann und dabei alle modernen Video-, Audio- und Content-Sharing-Funktionen bietet. Ein einzelner Rechner hostet die Videokonferenz und fungiert mit Bildschirm, Kamera und Mikrofon als „Komplettsystem“ bzw. Bedienpanel. So können Nutzer an hybriden Meetings teilnehmen, ohne ihre eigenen mobilen Endgeräte mitbringen zu müssen. 

„Am Ende haben alle Räume eine Videokonferenzanlage bekommen“, berichtet Kai Rath, „außer die ‚Innovation Hall‘, die nur zu Präsentationszwecken dient.“ Als Beispiele nennt Rath den „Green Room“, der neben einem neuen Audiosystem mit einem 110-Zoll-Display des Herstellers LG ausgestattet wurde, während sowohl in der „Innovation Hall“ als auch im „Heraeus Saal“ 146-Zoll-LED-Walls („The Wall“) von Samsung zum Einsatz kommen. Diese überzeugen nicht nur in puncto Langlebigkeit, sondern liefern auch ein gestochen scharfes Bild und hohe Kontrastwerte, unabhängig von Abstand und Betrachtungswinkel im Raum. „Zudem haben wir als Samsung Partner sehr gute Konditionen bekommen, die wir an den Kunden weiterreichen konnten“, freut sich der Digital-Signage-Fachmann.  

Die innovativen Audiosysteme der Marke Nureva gewährleisten eine vollständige Raumabdeckung dank patentierter Microphone Mist™ Technologie: Tausende virtueller Mikrofone füllen den Raum, sodass Stimmen überall aufgenommen werden – unabhängig davon, wie groß der Raum ist, wo die Teilnehmer sitzen, sich bewegen oder hinsehen. So decken schon zwei Nureva Mikrofon- und Lautsprecherbars eine Raumgröße von bis zu 10,7 mal 16,8 Metern ab. „Während gesprochen wird, minimiert das System die Lautstärke aller anderen Mikrofone, damit man kein Rauschen, keine Klimaanlage, kein Klappern von Tassen oder Löffeln und kein Papiergeraschel hört“, erläutert Kai Rath und ergänzt: „Die klassischen Mikrofone auf den Tischen oder an der Decke können entfallen.“ 

Wird ein Raum umgestaltet, passen sich die Audiobars per kontinuierlicher Autokalibrierung von selbst den geänderten Begebenheiten an. Zudem ist die Lösung so einfach in der Administration, dass vor Ort beim Kunden keine speziell ausgebildeten Tontechniker/Medientechniker benötigt werden. Die Mikrofon- und Lautsprecherbars werden lediglich mit zwei Schrauben an der Wand befestigt, die Kalibrierung erfolgt beim Start automatisch.   

Für optimale Sichtbarkeit sorgen Kameras unter anderem von Yealink, einem der wenigen Anbieter von Mehrkameralösungen für Microsoft Teams Rooms. Zwar seien in kleineren Besprechungsräumen mit fester Bestuhlung Einzelkameras meist ausreichend, weiß Kai Rath, denn „die muss man nur einmal richtig ausrichten, dann ist gut.“ Eine Novität im Unternehmen stellen hingegen der „CEO/Board Room“ und der „Heraeus Saal“ dar: Hier kommt erstmals das speziell für große Räume entwickelte Yealink MVC S90 Konferenzsystem zum Einsatz, das alle relevanten Komponenten bereits mitbringt. Es verfügt über ein intelligentes Multikamerasystem, einen Mini-PC, auf dem die Microsoft Teams Rooms App bereits vorinstalliert ist sowie ein Touchpanel, einen BYOD-Adapter und einen drahtlosen 4K-Präsentationspod. Die integrierte Presenter- bzw. Speaker-Tracking-Funktion der Kameras sorgt dafür, dass Sprecher immer im Mittelpunkt des Geschehens stehen.  

„Die Komplexität rausnehmen – sowohl hardwareseitig als auch für die Anwender“, so beschreibt Kai Rath den Leitgedanken des Projekts. „Dank Microsoft Teams Rooms kann der Kunde seinen gewünschten Meetingraum in Outlook buchen“, erklärt der IT-HAUS Experte. Eine Videokonferenz werde dann über den im Raum fest verbauten Touchscreen gestartet. Dieser könne ebenso genutzt werden, um einer bereits laufenden Besprechung beizutreten oder einen Teilnehmer direkt anzurufen. „Man braucht keinen Laptop mitzubringen, kein Handy, nichts“, so Rath weiter. „Man nimmt einfach das, was vor Ort ist, drückt auf ‚Beitreten‘ oder ‚Meeting starten‘ und los geht es.“ Das Teilen eigener Inhalte ist indes ebenso möglich: Dazu muss das jeweilige Endgerät lediglich per Kabel oder via Barco ClickShare bzw. Yealink RoomCast an das System angebunden werden.  

„Dadurch, dass die Systeme jetzt standardisiert und weniger komplex sind, kommt es kaum noch zu Missverständnissen, Ausfällen oder sonstigen Problemen mit Meetingräumen“, resümiert Kai Rath. „Der Kunde kann heute weit mehr Gäste empfangen und hat zudem die Möglichkeit, Betriebsversammlungen oder auch Schulungen in der ‚Innovation Hall‘ abzuhalten.“ Durch den vermehrten Einsatz von Videokonferenzen wiederum spart der Konzern Reisekosten und Zeit. 

Einmal mehr konnte Heraeus hier vom All-inclusive-Paket der IT-HAUS GmbH profitieren – von der Beratung und Consulting über Lieferung und Installation vor Ort bis hin zum After Sales Service. Und auch für den Support bleibt IT-HAUS erster Ansprechpartner der Belgier. „Garantiefälle wickelt natürlich der Hersteller ab“, sagt Kai Rath. „Sollte es darüber hinaus zu Problemen kommen, würden wir als fester Partner des Kunden natürlich auch von Trier aus Serviceeinsätze fahren.“

Hardware

Die ausgewählte Hardware umfasst unter anderem die folgenden Modelle: