Der Umwelt zuliebe:

Management Summary

Durch die Implementierung von Managed Print Services können Unternehmen ihre Nachhaltigkeitsziele erreichen, indem sie Ressourcen schonen und gleichzeitig ihre Druckkosten senken. So profitiert BG-Phoenics auf allen Ebenen von dem transparenten und automatisierte Dienstleistungskonzept der IT-HAUS GmbH: Dieses regelt neben der Beschaffung von Verbrauchsmaterial auch Service und Wartung der gesamten Druckerflotte. Dabei entlastet es zum einen die IT-Administration des Kunden, senkt seine Betriebskosten für die gesamte Flotte und reduziert noch dazu den ökologischen Fußabdruck.

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

BG-Phoenics und die IT-HAUS GmbH verbindet eine langjährige Geschäftsbeziehung. 2018 hatte IT-HAUS zum ersten Mal eine Ausschreibung des IT-Dienstleisters rund um den Kauf und die Wartung von Multifunktionsgeräten (MFP) sowie einer Druckmanagementlösung gewonnen und entlastet das Unternehmen seither mit umfassenden Leistungen: vom Management der gesamten Druckerflotte über die Lieferung von Verbrauchsmaterial bis hin zum Service für mehrere Hundert Output-Systeme in ganz Deutschland. So verlängerte BG-Phoenics bereits einmal den bestehenden Vertrag und schrieb erst 2024 wieder neue Geräte aus.

Konkret war gefordert, innerhalb von zwei Monaten circa 460 MFP in zwei Geräteklassen – ein DIN-A3- und ein DIN-A4-System – beim Auftraggeber und dessen angeschlossenen Berufsgenossenschaften durch neue Geräte zu ersetzen. Ferner sollten etwa 650 Bestandsgeräte abgebaut und zertifiziert verwertet bzw. entsorgt werden. Weitere 250 MFP galt es zusätzlich für die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) zu beschaffen. Dabei sollte die vorhandene, herstellerübergreifende Druckmanagement- und Authentifizierungslösung EESM Encore von Escido beibehalten und durch den Auftragnehmer gewartet werden.

Nach reiflicher Überlegung beschloss IT-HAUS, sich diesmal mit einem anderen Hardwarehersteller an der Ausschreibung zu beteiligen. Sowohl operative als auch strategische Gründe sprachen dafür, bestätigt Key Account Managerin Martina Capanna: „Wir legen größten Wert darauf, immer die Lösung zu finden, die den Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden am besten entspricht und unterhalten daher enge Partnerschaften zu allen namhaften Anbietern im Printing-Bereich.“

Einer davon ist HP. Der Hersteller hat sich zum Ziel gesetzt, bis 2030 das nachhaltigste Unternehmen der Welt zu werden und arbeitet mit Partnern wie IT-HAUS zusammen, um dieses Ziel zu erreichen. Mit dem Fokus auf hoher Energieeffizienz und unter Verwendung recycelter Kunststoffe entwickelt HP das nachhaltigste Portfolio der Branche. HP MFP zeichnen sich zudem durch ihre Zuverlässigkeit, gute Druckqualität sowie ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. So gelang es IT-HAUS im Schulterschluss mit dem Hersteller, ein kosteneffizientes Rundum-sorglos-Paket für die BG-Phoenics zu schnüren, das die Verantwortlichen überzeugte.

Projekterfolg

Rollout: Nach erfolgreicher Teststellung begann IT-HAUS mit dem Austausch der vorhandenen Infrastruktur. Der Rollout der Neugeräte wurde in enger Absprache mit BG-Phoenics organisiert, koordiniert und termingerecht durchgeführt. So wurden die MFP bereits in Föhren vorkonfiguriert und betriebsbereit am Aufstellungsort angeliefert, wo der IT-HAUS Field Service die finale Einrichtung, Inventarisierung sowie eine Kurzeinweisung an jedem Gerät übernahm. Weiterhin sorgten die Servicetechniker für die Deinstallation und Rückführung der Altgeräte. Insgesamt wurden auf diese Weise 730 Systeme in ganz Deutschland ausgerollt.

Management: Im Rahmen eines Managed-Services-Vertrags übernimmt IT-HAUS für BG-Phoenics die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der Systeme an allen bundesweiten Standorten. Der Vertrag hat eine Laufzeit von vier Jahren und regelt neben der Belieferung des Kunden mit Verbrauchsmaterial ebenfalls die proaktive Wartung sowohl remote als auch vor Ort. Dazu wird die Druckumgebung für alle Standorte zentral mittels der beim Kunden installierten Software FMAudit überwacht – eine herstellerunabhängige Lösung, die alle relevanten Daten der vorhandenen Systeme erfasst. Tagesaktuelle Zählerstände werden automatisch übermittelt, ebenso erfolgt eine automatisierte Tonerbedarfsmeldung an IT-HAUS, sobald ein definierter Schwellenwert unterschritten wird. Über eine verschlüsselte Verbindung informiert die Software zudem automatisch über Störungen, sodass IT-HAUS als Servicepartner bei Bedarf schnell und gezielt handeln kann.

Abrechnung: Der Betrieb der Geräte wird verbrauchsbasiert in Form eines festgelegten Tonerpreises abgerechnet. Dieser beinhaltet sämtliche Serviceaufwendungen wie Verbrauchsmaterial, Ersatz- und Verschleißteile, Technikerkosten sowie die Wartung der eingesetzten Systeme. „Das Modell ist für alle Beteiligten fair“, erklärt Martina Capanna: „Der Kunde bezahlt nur das, was er wirklich verbraucht und spart dort, wo wenig gedruckt wird, auch Servicekosten.“ Dabei stellt FMAudit sicher, dass die verbrauchsabhängigen Kosten eindeutig den jeweiligen Kostenstellen zugewiesen und durch BG-Phoenics entsprechend weiterberechnet werden können. Halbjährliche Sammelrechnungen reduzieren den Verwaltungsaufwand zusätzlich.

Reporting: Anhand der über FMAudit erfassten Daten lassen sich Geräte, Einstellungen und Störungshäufigkeit auf einfache Weise vergleichen. So erhält der Kunde mit jeder Rechnung individuelle Reports über Zählerstände und Ausfallraten sowie die erfolgten Wartungsleistungen. In regelmäßigen Review-Gesprächen zwischen IT-HAUS und BG-Phoenics werden auf der Grundlage dieser Informationen Fehler analysiert und Optimierungspotenziale aufgedeckt.

„Der Kunde profitiert von den Managed Print Services der IT-HAUS GmbH und leistet dabei gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, indem er den Ressourcenverbrauch beim Drucken reduziert und die Effizienz seiner Druckprozesse steigert“, freut sich Martina Capanna. So verkleinert BG-Phoenics allein schon durch die Optimierung seiner Druckinfrastruktur seinen ökologischen Fußabdruck und senkt noch dazu Kosten durch:

• Verringerung des Energieverbrauchs: Durch die Konsolidierung und Modernisierung der Druckinfrastruktur mit energieeffizienten Geräten wird Energie eingespart. Zudem verbrauchen zentral gesteuerte Druckerflotten weniger Strom.
• Reduzierung des Papierverbrauchs: Die auf den Geräten installierte Follow-me-Printing-Software von Escido ermöglicht den Mitarbeitern nur dann die Freigabe ihrer Druckaufträge, wenn sie sich am Gerät authentifiziert haben. Fehldrucke und Ausdrucke, die im Druckerfach liegen bleiben, gehören der Vergangenheit an.
• Effizientere Nutzung von Geräten: Durch die kontinuierliche Überwachung und Wartung der MFP wird deren Lebensdauer verlängert und der Bedarf an Neuanschaffungen reduziert.
• Optimierung der Tonerversorgung: IT-HAUS sorgt für eine bedarfsgerechte Versorgung mit Verbrauchsmaterialien und minimiert so Abfall.
• Förderung von Recycling: IT-HAUS unterstützt BG-Phoenics bei der Rücknahme und fachgerechten Entsorgung bzw. Wiederverwertung von Altgeräten.
• Weniger Serviceeinsätze vor Ort: Durch kontinuierliches Monitoring und proaktive Wartung muss seltener repariert bzw. ausgetauscht werden. Die Anfahrtswege der Servicetechniker entfallen.

Hardware

• 539x HP Color LaserJet Managed Flow E877z DIN-A3-Farblaser-Multifunktionsdrucker
• 191x HP Color LaserJet Enterprise Flow MFP X58045zs DIN-A4-Farblaser-Multifunktionsdrucker

+49 6502 9208-381