Fehldrucke waren gestern

Management Summary

Elektronische Patientenakten, Medikationspläne, Rezepte und Co. – das Krankenhausinformationssystem bündelt alle relevanten medizinischen Informationen im Klinikbetrieb. Sicherzustellen, dass diese jederzeit korrekt und schnell ausgegeben werden, stellt die IT vor Herausforderungen. Mit PrinTaurus for Healthcare überwacht und verwaltet der Klinikverbund seine Druckprozesse heute so einfach wie nie und entlastet damit sein gesamtes Personal – zum Wohle der Patienten.

Aufgrund der starken Expansion der letzten Jahre innerhalb des Klinikverbundes musste auch die IT-Landschaft mitwachsen. Das betraf insbesondere die Druckerlandschaft, bestehend aus insgesamt 3.300 Netzwerkgeräten vieler unterschiedlicher Hersteller sowie einer nicht unerheblichen Anzahl lokal angeschlossener USB- und speziell für das Krankenhausumfeld entwickelter Etikettendrucker. Aus diesem Grund wandte sich die IT-Leitung der Klinikgruppe an die IT-HAUS GmbH.
Gedruckt wird vor allem aus dem Herzstück des Klinikbetriebs, dem Krankenhausinformationssystem (KIS). Hier sind alle erforderlichen Formulare hinterlegt, um wichtige Dokumente wie Überweisungen, Arztbriefe oder Rezepte zu erzeugen. Diese auf einem passenden Endgerät korrekt auszugeben, stellte eine der Hauptherausforderungen im Alltag des Klinikpersonals dar.
„Beispielsweise haben Überweisungsträger ein anderes Format als Rezepte“, erklärt Florian Sinn. „Mitunter sind es auch ganz unterschiedliche Papiertypen, die benötigt werden.“ Um das jeweils richtige Papierfach im Drucker anzusteuern, musste für jedes Formular im KIS ein separates Druckerobjekt mit eigener Warteschlange angelegt werden. Welchen Zeitaufwand das für die Administratoren bedeutete, demonstriert Sinn anhand eines Rechenbeispiels: „Teilweise kamen auf einen physischen Drucker bis zu acht Warteschlangen. Diese manuell zu installieren, nahm pro Objekt durchaus einige Minuten in Anspruch – und das bei über 3.000 Druckern.“
Um Anwenderfehler auszuschließen, sollte bei jedem Klick auf „Drucken“ automatisch die korrekte Warteschlange ausgewählt werden. Das abzubilden, funktioniert bei jedem Gerätehersteller anders – daher eine durchaus komplexe Aufgabe.

Die Zielrichtung für den Kunden war klar: weg von Insellösungen, hin zu einem zentralen IT-Management mit festen Ansprechpartnern und übergreifendem Know-how, zuständig für alle Häuser und Standorte. In diesem Zuge sollten vor allem auch die veraltete Serverinfrastruktur und die damit verbundenen viel zu hohen Kosten reduziert werden.
„Für ein solches Szenario ist eine Lösung wie PrinTaurus for Healthcare prädestiniert, mit der sich sämtliche Druckprozesse automatisieren und vereinheitlichen lassen“, bekundet Florian Sinn. Die speziell für Krankenhäuser entwickelte Software des Anbieters AKI, einer 100-prozentigen Kyocera Tochter, schafft einen Überblick über die gesamte Drucklandschaft des Kunden – verwaltet mittels einer zentralen grafischen Benutzeroberfläche. So können das Printserver-Management und die Administration der kompletten Geräteflotte automatisiert erfolgen, Druckertreiber einfach getauscht und Anpassungen schnell und effizient vorgenommen werden.
Das überzeugte auch die Verantwortlichen: Rasch wurden 3.000 Lizenzen beschafft und der Startschuss für die Konsolidierung der Umgebung erteilt. „Statt elf betreibt der Klinikverbund heute nur noch drei Server“, freut sich Sinn, „einen produktiv, einen als Backup und einen Management-Server.“ Ebenso konnte die Anzahl der zu verwaltenden Druckerobjekte mit PrinTaurus deutlich reduziert werden: Statt bis zu acht unterschiedlichen Warteschlangen gibt es heute nurmehr eine pro Client. Die Software analysiert den Druckdatenstrom, ermittelt den Dokumententyp und weist ihm automatisch das richtige Ausgabegerät und -fach zu – und das dank Universal-Druckertreiber völlig herstellerunabhängig. Damit gehören Fehldrucke der Vergangenheit an; die Lösung spart im Krankenhausumfeld wertvolle Zeit und minimiert das Risiko, dass sensible Patientendaten in falsche Hände gelangen.
Das aufwendige Drucker-Mapping per Skript vereinfacht und ersetzt PrinTaurus SmartSpread. Für maximale Ausfallsicherheit ist die Lösung hochverfügbar ausgelegt: Dazu wird auf dem Backup-Server automatisch die gleiche Konfiguration wie auf dem führenden Printserver vorgehalten. Im Problemfall übernimmt der „Server-Klon“ das Spooling. „Der Anwender bekommt davon nichts mit“, weiß Florian Sinn. „Er kann ganz normal weiterarbeiten, während sich die Software im Hintergrund um alles kümmert.“
Aber auch hardwareseitig kann die Lösung Ausfällen vorbeugen: „Oftmals greifen Teams nicht nur auf einen Drucker zurück, sondern auf zwei oder drei“, sagt Sinn. „In diesem Fall lässt sich die Software so konfigurieren, dass sie Hardwareprobleme unmittelbar erkennt und die Druckaufträge automatisch auf ein anderes Gerät umleitet.“
Die initiale Einrichtung der Lösung übernahm IT-HAUS im Schulterschluss mit AKI. „Gerade bei so komplexen Umgebungen macht sich die jahrzehntelange Erfahrung des Herstellers bezahlt“, betont Florian Sinn. Davon profitiert vor allem die IT des Kunden: „Wo sich früher mehrere lokale Administratoren um den Support kümmern mussten, wird dies heute von einem kleinen Team erledigt, das alle Druckvorgänge zentral überwacht“ erläutert Sinn.
In einem nächsten Schritt möchte das Unternehmen seine Druckerflotte erneuern. Hierfür stellt die PrinTaurus Lösung eine perfekte Ausgangsbasis dar, wie der IT-HAUS Experte ausführt: „Sie ist herstellerunabhängig, sodass sich aus Anwendersicht auch bei einem Wechsel nichts ändert. Es müssen lediglich die passenden Druckertreiber ausgewählt und durch die Software auf Kompatibilität überprüft werden. Der Rollout erfolgt zentral und automatisiert, was den Administratoren das Leben ebenfalls wesentlich leichter macht. Sie können ihre Zeit wichtigeren Aufgaben widmen.“

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