Coders Unlimited GmbH

Wer im B2B-Geschäft erfolgreich sein will, muss dafür sorgen, dass Marketing und Vertrieb optimal ineinandergreifen. Um Know-how zu bündeln und Synergien zu schaffen, erfolgte in 2020 eine Fusion der Unternehmensberatung Coders Unlimited GmbH mit der Xengoo Consulting GmbH. Mit ihren heute über 25 Mitarbeitern am Standort Erkrath bieten die Experten von Coders ihren Kunden ganzheitliche Automatisierungslösungen – bis hin zur Erstellung von Webseiten. www.codersunlimited.com

Mehrwerte für den Kunden

Management Summary

Durch die Fusion zweier Unternehmen galt es die IT-Infrastruktur auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Im Rahmen der Konsolidierung mit Microsoft Exchange und der Implementierung von Microsoft 365 hat sich auch die Art und Weise der unternehmensweiten Zusammenarbeit gänzlich verändert. Die Coders Unlimited GmbH nutzt damit ein hohes Potential an Microsoft Applikationen, um übergreifende Prozesse zu verschlanken und die Effizienz zu steigern.

Projektumfeld

Dem heutigen Erfolg von Coders Unlimited geht eine Fusion voraus: Im Jahr 2020 schlossen sich Uwe Freese und Jan Steinbach, damals Gründer der Xengoo Consulting GmbH mit ihrem langjährigen Partner Coders Unlimited und dessen Geschäftsführer Thorsten Scherff zusammen. Zielsetzung war, die Expertise aus Marketing und Technik zu bündeln, um Kunden vollumfänglich bei der Automatisierung von Dialog- und Online-Marketing oder auch bei der Erstellung von Webseiten zu bedienen. Mit der Fusion der beiden Unternehmen ging allerdings nicht nur die Bündelung von Wissen und Kompetenzen einher, sondern auch die Zusammenlegung der IT. So war die IT-Infrastruktur in beiden Unternehmen über die Jahre sukzessive gewachsen und hatte sich dabei stets an den jeweils zu lösenden operativen Bedürfnissen orientiert. Das Resultat: ein Stückwerk an IT-Lösungen und ein vollständig unterschiedliches Setup an Tools in beiden Unternehmen. Über ein Jahr arbeitete das Team mit dieser uneinheitlichen IT-Infrastruktur, so dass Mitarbeiter auf bis zu fünf unterschiedliche Postfächer auf ihrem PC Zugriff hatten. In der Praxis bedeutete das, wenig Transparenz über die E-Mail-Kommunikation und ein ständiges Wechseln zwischen den Postfächern“, sagt Uwe Freese. „Auch von agilem und kollaborativem Arbeiten konnte damals keine Rede sein. Wir konnten weder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten noch diese unter den Kolleg*innen austauschen.“ Praktisch musste damit ein jeder selbst den Überblick behalten. Aufgrund des stetigen Wachstums entschied man sich bei Coders Unlimited, die IT-Infrastruktur in professionelle Hände zu geben und diese möglichst auf Basis von Microsoft 365 zu integrieren. Es galt aus zwei Unternehmen letztlich eine Organisation mit einer gemeinsamen IT zusammenzuführen.

Projekterfolg

Auf der Suche nach einem passenden Partner wurde man auf die IT-HAUS GmbH aufmerksam, die durch einen Umzug neue Räumlichkeiten im gleichen Gebäude bezog. Gemeinsam mit dem neuen Partner wurden im ersten Schritt die unterschiedlichen E-Mail Provider konsolidiert und auf Exchange Online umgezogen, so dass die E-Mail-Korrespondenz nur noch über ein Postfach erfolgt. Im weiteren Projektverlauf entschied sich der Kunde ganz bewusst für Microsoft 365 in der Online-Variante. Denn aus eigenen Erfahrungswerten sind Office-Anwendungen bereits gelernt und als Standardlösung verfügbar. Weiterhin verfügte Coders über Clients mit Windows 10 Pro, wodurch auch eine schnelle und einfache Umsetzung möglich war. „So können alle Mitarbeiter*innen die Microsoft 365 Anwendungen über den Browser ihrer Wahl nutzen – und so gemeinsam an Dokumenten arbeiten“, sagt Matthias Bender, Competence Center Leader Architecture & Consulting, Productivity & Applications bei IT-HAUS. Um die Zusammenarbeit noch weiter zu fördern, entschied sich Coders Unlimited auch dazu, OneNote und SharePoint in die tägliche Arbeit zu integrieren sowie Microsoft Teams auszurollen. „Obwohl wir es erst wenige Wochen mit diesen Produkten arbeiten, können wir bereits einen deutlichen Effizienzgewinn bemerken“, erklärt Uwe Freese begeistert. „Wir können in der Cloud nun jederzeit auf alle Dateien zugreifen und brauchen uns nicht mehr mit den üblichen Problemen einer VPN-Verbindung auseinandersetzen.“

Ausblick

Im Rahmen einer Eingewöhnungsphase wird Microsoft Teams vorerst nur innerhalb der eigenen Organisation eingesetzt. Künftig ist geplant, hier auch separate Projektkanäle anzulegen, um die Abstimmung und Zusammenarbeit mit Kunden oder Lieferanten effizienter zu gestalten. „Wir geben unseren Kunden immer mit auf den Weg, dass die Implementierung von Teams weit mehr ist als eine rein technische Umstellung: Sie verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit vollständig. Ein Teams-Projekt ist immer auch ein Change-Projekt“, führt Matthias Bender aus. „Deshalb geht es für uns jetzt vor allem darum, klare Regeln und Prozesse für die Nutzung von Teams über Video und Chat hinaus zu definieren“, erläutert Uwe Freese. Vor allem während der Corona-Pandemie hat sich der große Vorteil von Teams bei Coders Unlimited unmittelbar bemerkbar gemacht: Heute versammeln sich die Mitarbeitenden für kurze Adhoc-Abstimmungen nicht mehr in Persona vor dem lokalen Rechner im Büro, sondern rufen über Teams an, chatten oder teilen ihren Bildschirm – fast so, als ob sie nur kurz über den Schreibtisch rufen. So wird die interne Kommunikation viel transparenter und besser dokumentiert. Denn Chats, Dateien und vieles mehr werden direkt im richtigen Kanal gesammelt und abgelegt und sind so für alle jederzeit einsehbar. „Wir sind begeistert, wie reibungslos die Umstellung funktioniert hat. Denn wir alle wissen, was IT-Projekte bedeuten können. Daher planen wir Skype und Basecamp künftig einheitlich durch Teams zu ersetzen und unsere Daten sicher in die Cloud zu bringen.“

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