Die E-Rechnung wird Pflicht
was Sie hierzu wissen müssen
Ab dem 01.01.25 wird die Einführung der E-Rechnung für alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Auch der Versand von E-Rechnungen wird Pflicht, allerdings gibt es hier verschiedene Übergangsregelungen.
So dürfen beispielsweise bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen versendet werden, elektronische Formate wie z.B. ein PDF aber nur mit der Einwilligung des Empfängers. Es gibt noch weitere Übergangsfristen beim Versand, die aber alle zum Jahresende 2027 enden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
Übergangsfristen E-Rechnung
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2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
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| E-Rechnung (konform zu EN 16931) in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD |
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| Sonstige Rechnungen: in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. mit schriftlicher Zustimmung des Empfängers (I) |
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| Sonstige Rechnungen: in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. mit Zustimmung des Empfängers und (I) einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro |
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× |
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Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers |
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(I) Einseitige Erklärungen auf Nicht-E-Rechnungen stellen keine schriftliche Zustimmung des Empfängers dar!
Gängige Formate für die E-Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung basiert auf dem XML-Format und ist nur maschinenlesbar, während ZUGFeRD als hybrides PDF verfügbar ist. Steuerlich relevant und rechtssicher ist dabei immer die XML-Datei.
Was ist nun für Unternehmen zu tun?
Wichtig ist vor allem, dass Unternehmen die Grundlage schaffen, um die Einführung der E-Rechnung für ihr Unternehmen zu gewährleisten. Hierfür bietet sich ein gutes Dokumentenmanagementsystem an, welches neben weiteren Tools auch diese Aufgabe übernimmt.
Der Kyocera Workflow-Manager ist ein solches System, mit dem Unternehmen gut für die anstehenden Aufgaben gerüstet sind. Durch ein spezielles Upgrade ist der Workflow Manager in der Lage, alle Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen:
Eingehende Rechnungen
Ausgehende Rechnungen
Die Einführung der E-Rechnung stellt für Unternehmen einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar. Sie bietet die Möglichkeit, ihre Verwaltungsprozesse zu modernisieren, Kosten zu senken und die Umweltbelastung zu reduzieren.
Durch eine systematische Vorbereitung und Implementierung eines geeigneten Systems können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch langfristig wirtschaftliche Vorteile realisieren. Daher ist es entscheidend, frühzeitig mit der Planung zu beginnen und alle relevanten Abteilungen aktiv in den Umstellungsprozess einzubeziehen.
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