Printing as a Service

Ihr Drucker stellt ein Risiko dar!

Drucker sind ein beliebtes Ziel von Cyberangriffen

Sicheres Drucken gewinnt an Bedeutung – Warum und wie Sie handeln sollten

61 % von Unternehmen berichten von druckerspezifischen Datenschutzverletzungen innerhalb eines Jahres, dennoch nehmen 43 % Druckersicherheit nicht in ihre Sicherheitsvorkehrungen auf. Ungeschützte Druckerumgebungen bergen aufgrund der fehlenden Druckersicherheit viele Risiken und können hohe Kosten verursachen. Cyberkriminelle, interne Sicherheitsverletzungen sowie Complience-Verstöße können Unternehmen Schaden zufügen.

Denn auch für sicheres Drucken gilt: Jede Hardware Entscheidung ist auch eine Security Entscheidung.

Was bei der Fragestellung nach sicherem Drucken häufig vergessen wird ist, dass moderne Drucker ähnlich wie PCs funktionieren. Dadurch bieten sie auch dieselben Einfallstore und Risiken wie andere Endgeräte. Dieses Risiko ist allerdings nur 16 % der Unternehmen bewusst. Vielen ist nicht bewusst, wie viele Schwachstellen die Sicherheit beim Drucken gefährden.

Schwachstellen beim Druck

Sicheres Drucken - Darstellung von Schwachstellen beim Drucken

Notwendige Elemente für sicheres Drucken

Damit sicheres Drucken im Unternehmen durchgeführt werden kann, benötigt es verschiedener Elemente, die bedacht und für die Maßnahmen eingeführt werden müssen:

Sicheres Drucken

Schutz der Daten

Zur Verhinderung von unberechtigtem Zugriff auf Daten benötigt es der Authentifizierung von Benutzern. Dies lässt sich durch entsprechende Benutzerverwaltungen und -berechtigungen zentral für jeden Mitarbeiter lösen.

Ebenfalls sollte die Druckersicherheit durch die Verschlüsselung der Daten erhöht werden. Damit liegen die Daten zu keinem Zeitpunkt unverschlüsselt abgreifbar vor und werden erst beim tatsächlichen Druckvorgang in Klartext überführt.

Der dritte Aspekt im Schutz der Daten im Feld des sicheren Druckens ist die Erkennung von Bedrohungen. Moderne Multifunktionsgeräte können Sicherheitsprobleme eigenständig erkennen und automatisch beheben. Eine dieser Möglichkeiten ist beispielsweise die Löschung von hinterlegten Daten bei einem akuten Versuch des Datendiebstahls.

Sicheres Drucken

Schutz der Dokumente

Eine Möglichkeit, die Sicherheit beim Drucken zu erhöhen ist der Schutz der Dokumente selbst. Am Arbeitsplatz könnte dies beispielsweise durch Geräte-PINs, Bedienfeldsperren oder durch ein Token-System gelöst werden, in dem Nutzer Ihre Ausdrucke mittels Token direkt am Drucker abholen können.

Compliance Richtlinien sind für sicheres Drucken essentiell. Sie zeigen sichere Dokumenten-Workflows auf, mit denen es eine klare Regelung gibt, zu welchem Zeitpunkt und welche Person die notwendigen Dokumente erhält. Der Fälschungsschutz kann hier eine Dokumentenmanipulation und damit einhergehende Betrugsversuche verhindern.

Sicheres Drucken

Schutz der Geräte

Dem Schutz der Geräte sollte bei der Etablierung von sicherem Drucken besonderer Wert zugesprochen werden. Neben einer integrierten Verschlüsselung mit der die, auf den Festplatten der Multifunktionsgeräte gespeicherten Daten, sicher verschlüsselt werden, sollte ebenfalls ein sicheres Löschen ermöglicht werden.

Für sicheres Drucken ist es elementar, dass die Daten nach einem Löschvorgang nicht wiederhergestellt werden können. Dieser Aspekt wird bei vielen Unternehmen unterschätzt und ermöglicht Angreifern damit einmal gelöschte Dokumente herzustellen und zu entwenden.

Dieser Aspekt ist besonders bei der Entsorgung von Druckern essentiell. Häufig kommt es vor, dass die nicht mehr benötigten Drucker einfach entsorgt werden. Angreifer können sehr schnell Zugriff auf diese Drucker erlangen, sie in ihr eigenes Netzwerk anschließen und auf sämtliche Dokumente zugreifen. Druckersicherheit endet damit nicht mit der Fahrt zum Schrottplatz.

Im Idealfall verfügt der Drucker bereits über integrierte Sicherheitsfunktionen. Hierüber kann der Drucker Angriffe nicht nur erkennen, sondern direkt Gegenmaßnahmen einleiten, die die Druckersicherheit aufrechterhält.

Zur Ermöglichung von sicherem Drucken gibt es bereits eine Vielzahl von Mechanismen.

Insbesondere der Hersteller HP bietet hier eine Reihe von Möglichkeiten an:

HP SureStart: Schutz des BIOS und automatische Fehlerbehebung
HP Connection Inspector: Überwachung der Netzwerkverbindungen und automatische Fehlerbehebung
Angriffserkennung im laufenden Betrieb (Run-time intrusion detection): Überwachung von Laufzeitprozessen und automatische Fehlerbehebung
Flottenmanagement-Tools für die Verteilung von Firmware-Updates auf alle Geräte der Flotte
HP Printer Security Plug-in: Steuerung von grundlegenden Einstellungen zur Druckersicherheit für sicheres Drucken
HP JetAdvantage Security Manager: Überprüfung von Druckereinstellungen und Fehlerbehebung

Besonders hervorzuheben ist hierbei der HP JetAdvantage Security Manager, der ein umfassendes Sicherheitsmanagement mit richtlinienbasierter Einhaltung von Bestimmungen zur Druckersicherheit bietet. Er vereinfacht die Überwachung und den Schutz der gesamten Druckerflotte und spart damit Zeit & weitere Ressourcen in Unternehmen und ermöglicht damit sicheres Drucken.

Der Security Managementprozess – Der Prozess für sicheres Drucken

Mit diesem erprobten Security Managementprozess erhalten Sie die Druckersicherheit Ihrer Flotte hoch und schützen sich vor Angriffen:

1

Richtlinie erstellen/prüfen

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Im ersten Schritt steht die Erstellung einer Richtlinie, an der sich die Mitarbeiter des Unternehmens halten müssen. Hierin sollten sämtliche Aspekte genannt werden, die für sicheres Drucken notwendig sind. Wer benutzt welchen Drucker? In welchem Zeitraum müssen Dokumente abgeholt werden? Dürfen bestimmte Dokumente nur an definierten Druckern ausgedruckt werden? Die Richtlinien sollten diese Aspekte prüfen.

Dieser Schritt beginnt den Prozess und ist Startpunkt für jede Optimierungsschleife. Es sollte regelmäßig überprüft werden, ob die Richtlinien noch dem aktuellen Stand der Technik entsprechen und den aktuellen Anforderungen gewachsen sind, um sicheres Drucken langfristig zu ermöglichen.

2

Geräte hinzufügen

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Fügen Sie anschließend Multifunktionsdrucker in Ihr Netzwerk ein. Hier ist es empfehlenswert sich für Drucker eines Herstellers zu entscheiden, um eine zentrale und einfache Verwaltung zu ermöglichen.
3

Geräte beurteilen

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Anschließend sollte jedes Gerät beurteilt werden. Wer benötigt Zugriff auf dieses Gerät? Welche Anwendungen sollen darauf laufen? Wie hoch ist die Gefahr des Angriffs? Welche Daten laufen über diesen Drucker? Die initiale Beurteilung des Geräts ermöglicht die anschließende Beseitigung der Sicherheitsprobleme.
4

Sicherheitsprobleme beseitigen

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Die in der Beurteilung erkannten Sicherheitsrisiken sollten mit entsprechenden Maßnahmen begegnet werden. Mittels verschiedener Maßnahmen können Drucker geschützt und damit vor fremden Zugriffen abgeschirmt werden.
5

Zertifikate verlängern

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Ein essentieller Faktor für die Druckersicherheit sind stetig aktuell gehaltene und gültige Zertifikate. Gerade in Unternehmen, wo einzelne Drucker schon länger in Verwendung sind, wird die Verlängerung von Zertifikaten häufig vergessen, was einfache Einfallstore für Cyberangriffe darstellen.
6

Ergebnisse prüfen

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Im letzten Schritt sollte der Erfolg der vorherigen Maßnahmen überprüft werden. Wurden sämtliche Richtlinien richtig vergeben oder haben Personengruppen auf Drucker Zugriff, die darauf nicht zugreifen können sollten? Ebenfalls denkbar ist ein Stresstest, in welchem Mitarbeiter versuchen von außen auf die Drucker zuzugreifen. Halten die Sicherheitsmaßnahmen diesem simulierten Angriff stand?

Beim sicheren Drucken häufig vergessen: Der Schutz Ihrer Dokumente

Sensible Daten
sind häufig sichtbar!

Wenn man diese Schutzmechanismen für die Geräte konsequent anwendet, hat man schon viel für die Drucksicherheit getan, doch sicheres Drucken endet nicht mit dem Auswerfen des gedruckten Papiers. Denn was ist mit dem Dokumenten- und Datenschutz?

Vertrauliche Dokumente sollten auch vertraulich bleiben. Daher können z.B. geteilte Druckerwarteschlangen ein Sicherheitsrisiko darstellen. Dokumentennamen sind beispielsweise in Verbindung mit der Windowskennung des Initiators im Auftragsfenster der Druckerwarteschlange zu sehen. Damit ermöglichen sie Benutzern ungehindert das Ausspähen von sensiblen Daten.

Sensible Daten sind beispielsweise:
  • Lohnabrechnungen
  • Kündigungen
  • Krankmeldungen
  • Bewertung eines Arbeitnehmers
IT-HAUS Lösungen zur Drucksicherheit

Reduzierung vergessener Ausdrucke und Schutz vertraulicher Dokumente

Secure-Print und Follow-me Lösungen gewährleisten einen hohen Schutz von vertraulichen und sensiblen Daten. Sämtliche Netzwerkdrucker werden damit zu persönlichen Druckern, da die zu druckenden Dokumente zunächst auf dem Druckerserver gespeichert werden, bis der Nutzer sich authentifiziert und die Dokumente abruft. Die Daten werden dabei standardmäßig verschlüsselt, so dass diese nicht über das Netzwerk abgefangen werden können.

IT-HAUS bietet folgende Vorteile
Verwaltung vertraulicher Daten auf dem Druckserver
Anpassbar an die Druckumgebung – vom Kleinunternehmen bis zum Konzern
Implementierung von Druckregeln, die sich an den jeweiligen Druckrichtlinien orientieren
Kostenreduzierung durch die Kontrolle von Druckaufträgen
IT-HAUS garantiert einen optimierten Druckmanagementprozess, der im gesamten Workflow die Sicherheit der Dokumente gewährleistet.
Folgende Druckverwaltungsoptionen sind verfügbar
Authentifizierung: Kein Missbrauch und unbefugte Nutzung durch Anmeldung am Gerät
Sichere Abholung: Dokumentenversand an den Druckserver zur sicheren Abholung an einem beliebigen Gerät
Dokumentenverschlüsselung: Schutz der Daten vor dem Abfangen im Netzwerk
Verfolgung, Berichte, Analysen: Überblick über das Nutzungsverhalten
Mobiles Drucken: Problemloses sicheres Drucken über eine App, per E-Mail oder über das Internet
Hohe Flexibilität: 10 verschiedene MFP-Plattformen werden unterstützt

Managed Print Services, die Ihre Druckumgebung sicher machen

Bei IT-HAUS finden Sie Spezialisten, die sich mit Drucksicherheit auskennen und sicheres Drucken für Ihr Unternehmen ermöglichen. Sie kümmern sich gerne darum, die Sicherheit der Geräte, Daten und Dokumente zu verbessern.

Gerne führen wir mit Ihnen eine Druckersicherheitsbewertung im Rahmen unseres Security Checks durch. Hiermit decken wir Schwachstellen auf, bevor es zum Ausfall kommt.
Die Sicherheitsexperten der IT-HAUS GmbH berücksichtigen neben den technischen Grundlagen und Abläufen auch den „Faktor Mensch“ bei ihrer Bestandsaufnahme. Nach dem Security Check erhalten Sie eine exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Security Strategie, die auf Wunsch über die Druckersicherheitsbewertung hinaus auch die komplette IT beinhaltet.

Unsere Experten beraten Sie gern zu den individuellen Möglichkeiten.

Füllen Sie unser Kontaktformular aus oder rufen Sie uns direkt an. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.

Florian Sinn fsinn@it-haus.com
Team Coordinator Managed Print Solutions Technical Consultants

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