Kyocera

Verwaltung modernisieren

Chancen der Digitalisierung nutzen

Behörden auf allen Ebenen – Bund, Länder und Kommunen – stehen vor der Herausforderung, ihre Abläufe effizienter zu gestalten und die Möglichkeiten der Digitalisierung umfassend zu nutzen. Eine weitreichende Modernisierung der Verwaltung birgt die Chance, das tägliche Leben der Bürgerinnen und Bürger signifikant zu erleichtern. In einer idealen, digitalisierten Welt beantragen die Menschen ihren Führerschein oder Personalausweis ganz bequem von zuhause aus. Zur Anmeldung ihrer Wohnung oder zur Eintragung ihres Gewerbes müssen sie, entsprechende digitale Angebote vorausgesetzt, nicht mehr persönlich beim Amt erscheinen.

 

Zugleich bringt die Digitalisierung auch für die Verwaltungsmitarbeiter viele Vorteile

So können sie auf digitale Akten sehr viel einfacher und schneller zugreifen, als wenn sie ständig zum Aktenschrank gehen müssen.

Der Austausch von Akten zwischen Behörden wird deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Der Papierverbrauch geht zurück, die aufwändige Lagerung von Papierakten entfällt.

Um die Modernisierung der Verwaltung zu beschleunigen, hat der Gesetzgeber wichtige Weichen gestellt. Schon seit 2013 ist das E-Government-Gesetz in Kraft. Mit dem 2017 verabschiedeten Onlinezugangsgesetz (OZG) sollen bis 2022 nicht weniger als 575 Verwaltungsleistungen online angeboten werden. Ein weiterer, wichtiger Baustein ist die Föderale IT-Kooperation (FITKO) als zentrale Koordinierungsstelle für die Modernisierung der Verwaltung zwischen Bund, Ländern und Kommunen.

Wie Canon konkret bei der Modernisierung der Verwaltung hilft

Canon entwickelt innovative Produkte und Lösungen für die Modernisierung der Verwaltung, darunter intelligente Multifunktionssysteme, Drucker, Scanner und Workflow-Management-Systeme. Als Pionier der Imaging-Industrie steht Canon den Verwaltungen in folgenden Bereichen mit sicheren und nachhaltigen Lösungen zur Seite:

Online-Zugang
Omni-Channel Bürgerkommunikation
Ersetzendes Scannen
Digitalisierung von Dokumenten
Digitale Ablage und schnelles Wiederfinden der Dokumente
Einbindung der digitalen Dokumente in Prozesse
Cloud-Services für Dokumentenmanagement
Effizientes Drucken, wo dies noch notwendig ist
Internes Druckzentrum
Digitalisierung und Druck von Stadtplänen

Ersetzendes Scannen erfolgreich umsetzen

Mit dem Trend zur Digitalisierung wächst in Unternehmen und Behörden der Druck, Arbeitsprozesse zu verschlanken und effektiver zu gestalten. Die Umstellung auf papierlose Prozesse bietet dazu ein wirksames Mittel.

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen haben vielfach bereits begonnen, Papierdokumente zur elektronischen Weitererarbeitung einzuscannen. Jedoch werden die jeweiligen Originaldokumente nach dem Scannen häufig nicht entsorgt. Stattdessen werden sie parallel zu den elektronischen Akten weiterhin aufbewahrt, um die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

→ Die Folge: Der Berg der Papieraktenbestände in den Archiven wächst mit der Flut immer neuer Papieroriginale unverändert weiter an und verursacht so ständig steigende Kosten.
Das ersetzende Scannen mit der Vernichtung der papiergebundenen Originale erspart diese Kosten und schafft die Möglichkeit, das Potenzial papierloser Prozesse vollständig auszuschöpfen. TR Resiscan greift bereits existierende rechtliche Grundlagen für das ersetzende Scannen auf. Dazu zählt das E-Government-Gesetz für einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste.

Mehrwerte der elektronischen Dokumentenverarbeitung

Schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen bei gleichzeitiger Entlastung von Mitarbeitern

Reduzierung von Kosten für die Vorhaltung von Originaldokumenten
Implementierung von höchsten Sicherheitsstandards

Erfüllung von Compliance-Richtlinien

Unsere Experten beraten Sie gern zu den individuellen Möglichkeiten.

Füllen Sie unser Kontaktformular aus oder rufen Sie uns direkt an. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.

Florian Sinn fsinn@it-haus.com
Team Coordinator Managed Print Solutions Technical Consultants

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