Zum dritten mal in Folge

Die rund 30.000 Einwohner zählende Stadt Idar-Oberstein liegt im Herzen von Rheinland-Pfalz im Südwesten Deutschlands. International bekannt ist Idar-Oberstein durch seine weltweit agierende Schmuck- und Edelsteinbranche. Deren mehr als 500-jährige Tradition, einst durch den Abbau von Achat- und Bergkristallvorkommen in der Region begründet, ist eng mit der Geschichte der „Edelstein- und Schmuckstadt“ verbunden. Der Stadtverwaltung obliegen als Kommunalbehörde die vielfältigen Aufgaben im Bereich der kommunalen Daseinsvorsorge. Dies betrifft die unterschiedlichsten Lebensbereiche der Bürger/innen, sei es Erziehung und Bildung, Soziales und Kultur, Wohnen und Bauen, öffentliche Sicherheit und Ordnung oder etwa Touristik und Wirtschaftsförderung. Insgesamt verfügt die Stadt Idar-Oberstein über rund 570 Beschäftigte, diese stehen den Bürger/innen als kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Die Stadtverwaltung ist ein moderner Dienstleistungsbetrieb, an ihrer Spitze steht der Oberbürgermeister. Er repräsentiert die Stadt und leitet die Verwaltung. Ihm zur Seite steht der Bürgermeister, der einen eigenen Geschäftsbereich führt. Die Selbstverwaltungsaufgaben der Kommune werden durch den 40-köpfigen Stadtrat wahrgenommen, der von den Bürger/innen alle fünf Jahre gewählt wird. www.idar-oberstein.de

Mehrwerte für den Kunden

Management Summary

Die Zahl der Output-Geräte durch Konsolidierung der Druckerflotte zu senken, birgt erhebliche Einsparpotenziale. Gleichzeitig steigt aber auch das Risiko, dass beim Ausfall eines Geräts viele Mitarbeiter betroffen sind und wichtige Geschäftsprozesse unterbrochen werden. Deshalb setzt die Stadt Idar-Oberstein bereits zum dritten Mal in Folge auf die Unterstützung der IT-HAUS GmbH. Diese übernimmt als Full-Service-Dienstleister neben der Lieferung auch den flächendeckenden Reparatur- und Wartungsservice der Geräte. So helfen die Managed Print Solutions der IT-HAUS GmbH dem Kunden dabei, nicht nur Verbrauchsmaterial zu reduzieren, sondern alle papierbasierten Prozesse zu optimieren und damit sein EDV-Team zu entlasten.

Ausgangsposition

Die EDV-Abteilung der Stadtverwaltung Idar-Oberstein ist verantwortlich für die Bereitstellung und Aufrechterhaltung (Administration/Systembetreuung) der notwendigen städtischen ITK-Infrastruktur, inklusive aller Außenstellen. Dies betrifft unter anderem Schulen, Kindertagesstätten, Touristik und Feuerwachen. Ihr obliegen die Datensicherungsarbeiten und die Anwenderunterstützung. Neben der Neubeschaffung von Hard- und Software und der Verwaltung der EDV-Anlage betreut die EDV-Abteilung auch die Telekommunikationsunterstützung (Voice over IP) der Stadt. Bestand die ursprüngliche Druckerflotte der Stadtverwaltung noch aus Modellen unterschiedlicher Hersteller, so wurde diese in Zusammenarbeit mit der IT-HAUS GmbH bereits 2010 komplett auf HP Geräte umgestellt. Diese wurden fünf Jahre später nochmals durch 120 Officejet und Laserjet Drucker abgelöst. Hierfür schloss die Stadt einen Full-Service- Mietvertrag über 60 Monate mit IT-HAUS, der der Kommune sowohl Planungssicherheit gewährte als auch Flexibilität hinsichtlich der Gerätezahl bei gleich bleibenden Konditionen einräumte. Darüber hinaus erbrachte IT-HAUS sämtliche Serviceleistungen und zeigte in regelmäßigen Review Meetings Optimierungspotenzial im Betrieb der Flotte auf.

Anforderungen und Ziele

Die Vereinheitlichung der Druckerflotte entlastete die IT-Abteilung nachhaltig. Ferner veranlassten die guten Erfahrungen mit dem Hersteller HP sowie das im Rahmen der langen Geschäftsbeziehung gewachsene Vertrauen die Verantwortlichen dazu, IT-HAUS 2019 ein drittes Mal als Lieferanten zu beauftragen. Da kommunale Einrichtungen in besonderem Maße verpflichtet sind, Dokumente vertraulich zu behandeln, war diesmal außerdem eine Authentifizierungslösung für die Multifunktionsgeräte gefordert. So sollten an sämtlichen MFP nur solche Dokumente druckbar sein, die dem jeweils authentifizierten Benutzer zugewiesen sind.

Lösung

Zunächst galt es die Bestandsgeräte abzulösen. Um die Kosten für die Infrastruktur und den Betrieb der Output-Systeme nachhaltig zu reduzieren, wurde entschieden, die Flotte nochmals auf insgesamt 100 Geräte an 26 Standorten zu reduzieren und dabei ausschließlich Farbgeräte einzusetzen. Da ein Wunsch der städtischen Angestellten in emissionsfreien Büros lag, hatte die Stadtverwaltung die Druckerflotte bereits zu einem Drittel auf Tintenstrahldrucker umgestellt. Heute kommt bei knapp drei Viertel der Geräte die innovative HP PageWide Technologie, mit pigmentierter Tinte und Farbdruckgeschwindigkeiten von bis zu 75 DIN-A4-Seiten pro Minute, zum Einsatz. Diese ermöglicht dem Kunden Einsparungen bei den Gesamtdruckkosten von bis zu 50 Prozent. Darüber hinaus wurden zusätzlich zu Druckern und kleinen MFP erstmals auch Kopierer in den Vertrag integriert. Hier wurden knapp 20 Bestandsgeräte ausgetauscht, wobei der Kunde im A3-Segment auf HP Color LaserJet setzt. Als Authentifizierungslösung kommt bei insgesamt 42 Multifunktionsgeräten SafeCom zum Einsatz. Dank der sogenannten Pull Print Software funktioniert jeder MFP im Unternehmen wie ein persönlicher Drucker. Die Benutzer senden ihre Druckaufträge in eine Warteschlange und authentifizieren sich an einem beliebigen Gerät im Netzwerk, um ihre Ausdrucke abzuholen. In der virtuellen Druckwarteschlange bleiben sie so lange verschlüsselt, bis sich der Anwender mittels Mitarbeiterausweis am Gerät authentifiziert (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern reduziert zugleich die Anzahl nicht abgeholter, verwechselter oder verloren gegangener Druckaufträge und damit Materialverbrauch sowie Druckkosten. Während der Kunde nach wie vor das kostenlose Konfigurationstool HP Web JetAdmin nutzt, um neue Geräte ins Netzwerk zu integrieren, wird seine Druckumgebung für alle Standorte zentral über die Software FMAudit des Herstellers ECi Software Solutions verwaltet. Die Lösung erfasst alle relevanten Daten der vorhandenen Systeme. Tagesaktuelle Zählerstände, aufgeschlüsselt nach Farbe, Format, Duplex etc., werden automatisch übermittelt, ebenso erfolgt eine automatisierte Tonerbedarfsmeldung an IT-HAUS, sobald ein definierter Schwellenwert unterschritten wird. Über eine verschlüsselte Verbindung informiert die Software zudem automatisch über Störungen, sodass IT-HAUS als Servicepartner bei Bedarf schnell und gezielt handeln kann. Durch den Einsatz von FMAudit schafft die Stadt Idar-Oberstein eine optimale Basis, um Beschaffungs- und Betriebskosten zu senken, versteckte Kosten zu erkennen und in der Folge zu reduzieren. Anhand der über FMAudit erfassten Daten lassen sich auch Geräte, Einstellungen und Störungshäufigkeit auf einfache Weise vergleichen. So erstellt IT-HAUS für den Kunden monatliche Reports über Zählerstände und Ausfallraten sowie die erfolgten Technikereinsätze.

Nutzen

Indem IT-HAUS als Single Point of Contact für den Kunden fungiert, erhält dieser erstmals alles aus einer Hand – von einfachen A4-Druckern bis hin zu komplexen A3-Systemen. Neben einer völlig neuartigen Lösung mit wesentlich mehr Möglichkeiten und Funktionalitäten innerhalb seiner Flotte verfügt er so jederzeit über einen kompetenten und zuverlässigen Ansprechpartner für alles, was mit Output zu tun hat.