Zöllner Fensterbau GmbH

Die Firma Zöllner hat sich seit 60 Jahren der Produktion von Holz-Alu-Fenstern verschrieben. Zum Portfolio des Traditionsbetriebs mit Sitz im rheinland-pfälzischen Bernkastel-Kues zählen neben Fenstern und Haustüren auch Wintergärten, Fassaden sowie individuelle Einzelanfertigungen, für die als Materialien ausschließlich Holz und Aluminium zum Einsatz kommen. Die Wurzeln des 1938 gegründeten Familienunternehmens liegen im Handwerk, und so garantiert Zöllner auch heute noch beste handgefertigte Maßarbeit: von der umfangreichen Beratung und Planung über die Entwicklung und Produktion bis zur Montage. Dafür sorgen rund 90 Beschäftigte sowie weitere 20 am luxemburgischen Standort Sandweiler*. www.zoellner-fensterbau.de

*Stand 2023

Management Summary

Im Rahmen einer dreijährigen Wachstumsstrategie hat Zöllner Fensterbau es sich zur Aufgabe gemacht, seine Prozesse zu optimieren, die Systeme zu vereinheitlichen und ein hybrides Arbeitsmodell zu etablieren. Unterstützt durch die IT-HAUS GmbH, wurde dazu Microsoft 365 Business Premium im Unternehmen eingeführt, welches alteingesessene Mitarbeiter wie Nachwuchskräfte gleichermaßen überzeugt. Heute nutzt der Kunde die Lösung als zentrale Plattform für effiziente Zusammenarbeit, spart Reisekosten, löst Kundenprobleme in Minutenschnelle und präsentiert sich als moderner, attraktiver Arbeitgeber.

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

Das Handwerk steht vor großen Herausforderungen, darunter der Fachkräftemangel sowie Lieferengpässe und Preissteigerungen beim benötigten Material. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern in Bezug auf digitale Kommunikation, was auch der Traditionsbetrieb Zöllner spürt.
Zwar ist neben jahrzehntelanger Erfahrung und handwerklicher Arbeit auf konstant hohem Niveau gerade die Kundennähe eines seiner Erfolgsgeheimnisse, doch zeigte sich speziell bei der Interaktion mit Auftraggebern wie auch bei der internen Zusammenarbeit erheblicher Verbesserungsbedarf. Während technische Zeichnungen und andere Dokumente noch klassisch per E-Mail ausgetauscht werden konnten, musste sich der zuständige Mitarbeiter spätestens bei einem Änderungswunsch ins Auto setzen und zum Kunden fahren – ein immenser Zeit- und Kostenfaktor. Für Rückfragen mit den Kollegen am Firmensitz wiederum musste er zum Handy greifen. Die gewachsene Hardware- und Anwendungslandschaft im Unternehmen führte darüber hinaus immer wieder zu Problemen bei der Ablage, der Versionskontrolle sowie beim Senden und Empfangen von Dateien.
Im Bestreben, sich den Themen Digitalisierung und Prozessautomatisierung zu öffnen, modernes mobiles Arbeiten und so weiteres Wachstum zu ermöglichen, hat der Fensterbauer im Schulterschluss mit seinem IT-Partner, der IT-HAUS GmbH, eine Drei-Jahres-Strategie entwickelt. Diese sah unter anderem vor, die internen Systeme zu vereinheitlichen und über eine zentrale, moderne Plattform zu verwalten. Da der Kunde zudem in moderne Collaboration-Tools für eine vereinfachte, optimierte Kommunikation zu investieren plante, lagen Microsoft Teams bzw. Microsoft 365 als ganzheitliche Lösung nahe.
In einem ersten gemeinsamen Workshop zeigte IT-HAUS als zertifizierter Microsoft Cloud Partner den Verantwortlichen die verschiedenen Möglichkeiten auf, Microsoft Teams gewinnbringend im Unternehmen einzusetzen. Erst dann wurde mit dem Rollout begonnen. Dazu wurden schon früh Key User aus allen Geschäftsbereichen in den Prozess miteinbezogen, was sich positiv auf die Akzeptanz der neuen Lösung auswirkte. Zudem ist Teams einfach verständlich und so anwenderfreundlich, dass sich auch weniger IT-affine Mitarbeiter schnell wieder auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren konnten.

Projekterfolg

Mittlerweile hat sich Microsoft Teams nicht nur als Tool für Videokonferenzen und Calls im Unternehmen etabliert. Die Software wird ferner genutzt, um gemeinsam an Kundenprojekten zu arbeiten und Dateien auszutauschen. Das hat den Vorteil, dass es keine Unklarheiten mehr über die neueste Version eines Dokuments oder den Ablageort projektbezogener Informationen gibt. Stattdessen garantiert das Arbeiten mit einer einzigen, zentralen Plattform, dass alle Beteiligten über denselben Wissensstand verfügen. Mussten die Mitarbeiter in der Vergangenheit mitunter stundenlange Autofahrten in Kauf nehmen, um einen Sachverhalt zu klären, erledigen sie dies heute ganz bequem und effizient per Teams. Dort können sie sich in gemeinsamen Räumen mit Kunden und Architekten austauschen und dabei Fotos, Skizzen und Ähnliches teilen. Dies spart nicht nur Reisekosten: Was früher Stunden in Anspruch nahm, ist heute in zehn bis 15 Minuten erledigt.

Die bestehenden E-Mail-Postfächer dagegen wurden in einem zweiten Schritt im Prozess, und ebenfalls kompetent unterstützt durch IT-HAUS, zu Exchange Online migriert, sodass die lokale Exchange-Server-Umgebung nach und nach abgelöst werden konnte. Erst jüngst wurde zudem damit begonnen, das unternehmenseigene ERP-System in die Teams Oberfläche zu integrieren, um künftig auch Kundenbestellungen und Auftragsbestätigungen über die Plattform zu realisieren.

Im weiteren Verlauf des Prozesses wurde Microsoft SharePoint als eine weitere Lösung der Microsoft 365 Familie bei Zöllner eingeführt. Dazu wurden mit Hilfe der IT-HAUS GmbH sämtliche Dateien von den bestehenden Fileservern und lokalen Festplatten auf SharePoint als neue, übergeordnete Storage-Plattform umgezogen. Dadurch können die Angestellten so produktiv und effizient wie nie zuvor von praktisch jedem Ort aus arbeiten. Sie müssen sich lediglich über ihre mobilen Geräte mit Teams verbinden und können SharePoint benutzen, um etwa Fotos vom Kundenobjekt hochzuladen oder mit Kollegen zu chatten und so unmittelbare Unterstützung zu erhalten – was allen Beteiligten zugutekommt.

Bevor Microsoft 365 im Unternehmen eingeführt wurde, war Homeoffice kein großes Thema für Zöllner. Heute dagegen nutzen immer mehr, vor allem jüngere, Angestellte diese Option und greifen über die Plattform auf alles zu, was sie zum Arbeiten von zu Hause aus benötigen. Künftig sollen so alle administrativen Mitarbeiter im Unternehmen in die Lage versetzt werden, digital und hybrid zu arbeiten. Mit einem moderneren Arbeitsumfeld schafft der Kunde die Voraussetzung, um seine Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern, seine Mitarbeiter langfristig zu binden und sich im Wettbewerb um Fach- und Nachwuchskräfte zu behaupten.

Da modernes Arbeiten auch hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit im Unternehmen stellt, sollen in einem nächsten Schritt auch die mobilen Endgeräte, die momentan noch manuell verwaltet werden, zentral und aus der Cloud betankt, überwacht und mit Updates sowie Patches versorgt werden. Davon profitiert nicht zuletzt auch die hauseigene IT: Diese wird durch den Wegfall der bisherigen Administrationsaufgaben entlastet und kann sich um wichtigere Themen kümmern.

Auch den Kunden und Geschäftspartnern des Fensterbauers bleibt der Transformationsprozess, den das Unternehmen durchlaufen hat, nicht verborgen. Mit einem professionelleren Erscheinungsbild, optimierten sowie strukturierten Interaktionen und Prozessen hebt Zöllner das traditionelle Handwerk auf ein neues Level, erweitert seinen Kundenstamm, kurbelt sein Wachstum an und verzeichnet noch dazu immense Effizienzgewinne. Doch ist dieser Prozess noch längst nicht abgeschlossen. Schließlich eröffnen sich mit der Konsolidierung sämtlicher Lösungen auf einer Plattform ganz neue Möglichkeiten im Hinblick auf Reporting, Controlling und Automatisierung. Dank der Microsoft 365 Tools möchte Zöllner auch weiterhin die Qualität eines kleinen Handwerksbetriebes gewährleisten und dabei skalieren wie ein größeres Industrieunternehmen.