Kreissparkasse Euskirchen

Management Summary

Ein maßgeschneidertes Komplettpaket aus Hardware, Software, Rollout und individuellen Services ermöglicht den rund 400 Mitarbeitern der Kreissparkasse Euskirchen sicheres und sorgloses Drucken. Dabei regelt das transparente und automatisierte Dienstleistungskonzept der IT-HAUS GmbH neben der Beschaffung von Verbrauchsmaterial auch Service und Wartung der Systeme. Dies entlastet nicht nur die IT-Administration des Kunden, sondern senkt auch seine Betriebskosten für die gesamte Flotte.

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

Niedrige Zinsen, steigende Preise, die zunehmende Digitalisierung und ein verändertes Kundenverhalten stellen die Finanzbranche aktuell vor große Herausforderungen. Um Prozesse zu optimieren, Kosten überschaubar zu halten und die Produktivität im Unternehmen zu steigern, greifen insbesondere Kreditinstitute gerne auf sogenannte Managed Services zurück. Hierbei werden Dienstleistungen wie etwa die Verwaltung der Druckerinfrastruktur an einen externen Partner ausgelagert, wodurch sich erhebliche Ressourcen freisetzen lassen.

So strebte die Kreissparkasse Euskirchen gleichzeitig mit der Modernisierung ihrer Druckerflotte eine effizientere Verwaltungslösung an und wandte sich deshalb an einen der Spezialisten für Managed Print Services (MPS), Hewlett Packard (HP). Gemeinsam mit IT-HAUS als zertifiziertem HP Managed Print Partner machte man sich daran, ein umfassendes Konzept für den Kunden zu entwickeln. Dieses sah unter anderem auch die Einführung einer sogenannten Follow-me-Print-Lösung vor, bei der sich die Benutzer zunächst am Gerät authentifizieren müssen, um ihre Dokumente auszudrucken. Schließlich spielen Datenschutz und -sicherheit gerade dort, wo sich mehrere Anwender ein Gerät teilen, eine besondere Rolle. Zudem handelt es sich in der Regel um vertrauliche Unterlagen, die eingescannt, ausgedruckt oder kopiert werden müssen. Ferner sollten alle Multifunktionsgeräte (MFP) mit einer Texterkennungs-Funktionalität (OCR) ausgestattet sein, sodass sich beim Scannen durchsuchbare PDFs generieren lassen.

Der neue Gerätepark umfasst an 13 Standorten insgesamt 49 Systeme in fünf Leistungsklassen für verschiedene Einsatzbereiche. Hinzu kommt ein weiteres (Bestands-)System, das der Kunde weiterbetreiben möchte und deshalb in das Servicekonstrukt mitaufgenommen wurde. Während die Sparkasse A4-Drucker und -MFP vorrangig an Arbeitsplätzen oder in kleinen Arbeitsgruppen nutzt, werden die Multifunktionsgeräte im A3-Format, die problemlos auch hohe Druckvolumina bewältigen können, als Etagensysteme eingesetzt.

Projekterfolg

Um der Kreissparkasse Euskirchen die Einrichtung der Neugeräte zu erleichtern, erstellte IT-HAUS zunächst Konfigurationsvorlagen für die flottenweite Konfiguration per HP Webjet Admin, einem vom Hersteller kostenlos angebotenen Druckerverwaltungstool. HP Webjet Admin sorgt dafür, dass die gewünschten System- und Sicherheitseinstellen automatisch an die Systeme ausgerollt werden, sobald sich diese im Netzwerk des Kunden befinden. Dank den Vorlagen, die der Sparkasse zusammen mit einer Assetliste aller Geräte, Seriennummern, Typenbezeichnungen, Standorte etc. zur Verfügung gestellt wurden, reduziert sich der Installationsaufwand für sie auf ein Minimum. Dies gilt auch für den Fall eines späteren Gerätetauschs, etwa bei einem Defekt.

Bei den Systemen handelt es sich überwiegend um leistungsstarke MFP der HP LaserJet Managed Flow Reihe. Dank ausziehbarer Tastatur, großem Farb-Touchdisplay und integrierter OCR-Technologie sind diese besonders einfach zu bedienen und lassen in puncto Funktionalität keine Wünsche offen. Die automatische Dokumentenzuführung (ADF) fasst bis zu 150 (DIN A4) bzw. 300 (DIN A3) Blatt, scannt Vorder- und Rückseite in einem und entfernt Leerseiten. Alle Modelle sind zudem mit einer Duplexeinheit und modernen Sicherheitsfeatures ausgestattet und punkten mit erweiterten Workflow- und Scannerfunktionen bei niedrigen Betriebskosten.

Der Kunde entschied sich dazu, die Geräte käuflich zu erwerben und den Service via HP CarePack abdecken zu lassen. Dieses umfasst zusätzlich zur Hersteller- eine dreijährige Vor-Ort-Garantie, mit deren Hilfe die Kreissparkasse Euskirchen Ausfallzeiten verringert und den kontinuierlichen Betrieb ihrer Druckerflotte sicherstellt. Während der Laufzeit übernimmt IT-HAUS sämtliche Dienstleistungen für den Kunden – von der Registrierung des CarePacks über die Einhaltung des gewünschten Servicelevels bis zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit vor Ort. Da das Servicepaket zusammen mit der Hardware angeschafft wird, fallen in der Folge – im Gegensatz zu herkömmlichen Leasingmodellen – nur noch vebrauchsabhängige Druckkosten an, die schnell und einfach per Sammelrechnung beglichen werden können.

Software

Bei der Software wählte IT-HAUS ganz bewusst zwei herstellerunabhängige Lösungen. So können diese – nebst allen vom Kunden eingerichteten Workflows, etwa für das Scannen – problemlos auch beim nächsten Flottentausch weitergenutzt werden, was den administrativen Aufwand nachhaltig minimiert.

Für sicheres Drucken an den gemeinsam genutzten Multifunktionsgeräten kommt EESM concept, eine Software des Herstellers escido, zum Einsatz. Die DSGVO-konforme Follow-me-Print-Lösung ermöglicht den Benutzern nur dann die Freigabe ihrer Druckaufträge, wenn sie sich per RFID-Chip (Mitarbeiterausweis) am gewünschten Gerät authentifiziert haben. Dazu müssen sie ihre Karte zunächst einmalig im Netzwerk registrieren. So werden beim ersten Authentifizierungsvorgang zusätzlich die Windows-Anmeldedaten des jeweiligen Mitarbeiters abgefragt, worauf dieser jeden beliebigen MFP im Unternehmen nutzen kann. Das heißt, die Dokumente werden solange auf dem Server gespeichert, bis sie auf dem gewählten Gerät freigegeben werden. Somit gehören Fehldrucke und Ausdrucke, die unbewacht im Druckerfach liegen, der Vergangenheit an. Dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind sowohl Benutzer- als auch Server- und Druckerdaten zuverlässig geschützt; alle geltenden Datenschutzvorschriften und -richtlinien werden eingehalten. Und auch dem IT-Administrator der Kreissparkasse erleichtert es die Arbeit: Statt 50 hat er nunmehr eine zentrale Druckerwarteschlange zu handeln.

Die Druckumgebung wird ebenfalls zentral mittels des beim Kunden installierten Flottenmonitoring-Tools FMAudit überwacht – eine Lösung des Herstellers ECI Software Solutions, die alle relevanten Daten der vorhandenen Systeme erfasst. Tagesaktuelle Zählerstände werden automatisch übermittelt, ebenso erfolgt eine automatisierte Tonerbedarfsmeldung an IT-HAUS, sobald ein definierter Schwellenwert unterschritten wird. Über eine verschlüsselte Verbindung informiert die Software zudem automatisch über Störungen, sodass IT-HAUS als Servicepartner bei Bedarf schnell und gezielt handeln kann.

Anhand der über FMAudit erfassten Daten lassen sich Geräte, Einstellungen und Störungshäufigkeit auf einfache Weise vergleichen. Durch den Einsatz der Software schafft die Kreissparkasse Euskirchen eine optimale Basis, um die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb im Unternehmen zu senken, versteckte Kosten zu erkennen und in der Folge zu reduzieren.