Krankenhaus Maria Hilf GmbH

Seit über 120 Jahren werden im Dauner Krankenhaus Maria Hilf Patienten mit unterschiedlichsten Erkrankungen aufgenommen, behandelt und betreut. Nach dem Vorbild der seligen Regina Protmann, Gründerin der Ordensgemeinschaft der Katharinenschwestern, steht der Mensch mit seinen gesundheitlichen Bedürfnissen im Mittelpunkt des täglichen Handelns, getreu dem Motto „Gesund werden – Gesund bleiben“. Gemäß Landeskrankenhausplan versorgt das Haus mit 230 Betten jährlich rund 10.000 Patienten stationär und rund 25.000 Patienten ambulant und leistet hiermit einen wichtigen Beitrag zur medizinischen Versorgung in der Region Eifel. Als großer Ausbildungsbetrieb verfügt es außerdem über eine Pflegeschule in Trägerschaft des „Katholischen Bildungsnetzwerk für Pflegeberufe Eifel-Mosel GmbH“ mit 150 Ausbildungsplätzen und kooperiert darüber hinaus mit vielen regionalen Ausbildungspartnern. Als Krankenhaus der Regelversorgung ist das Haus mit rund 600 Mitarbeitern gut in der Region vernetzt und arbeitet erfolgreich zusammen mit weiteren medizinischen und sozialen Einrichtungen sowie Selbsthilfegruppen. www.krankenhaus-maria-hilf.de

Mehrwerte für den Kunden

Management Summary

Im Rahmen des jährlichen Microsoft True-Up griff das Dauner Krankenhaus Maria Hilf auf die Unterstützung der IT-HAUS GmbH zurück, welche ihm als zertifizierter und autorisierter Microsoft Gold-Kompetenzpartner bei der Erstellung der Auskunft half. So konnte das Krankenhaus nicht nur rechtliche, sondern auch lebenszyklusbezogene Sicherheitsrisiken minimieren. Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops wurde außerdem der Weg für Microsoft 365 bzw. Microsoft Teams beim Kunden geebnet – von der Lizenzierung über die Implementierung bis hin zur technischen Integration in die vorhandene Infrastruktur.

Projektumfeld

Große Organisationen und Unternehmen mit mindestens 250 Desktop-PCs haben die Möglichkeit, ein sogenanntes Enterprise Agreement (EA) mit Microsoft abzuschließen. Dieses verschlankt und optimiert die Softwareverwaltung durch unternehmensweite Standardisierung und die Lizenzierung unter einem weltweit gültigen Zentralvertrag. Online-Services und Softwarelizenzen können dabei individuell kombiniert werden. Kunden erhalten während des gesamten Vertragszeitraums, der in der Regel drei Jahre beträgt, Support für ihre Microsoft Produkte und Services. Einmal im Jahr muss jedoch ein Lizenzabgleich zwischen installierter Basis und kaufmännischem Bestand stattfinden, in dessen Folge eventuelle Zuwächse – das sogenannte True-Up – an Microsoft zu melden sind. Für das abgelaufene Vertragsjahr wird so jeweils rückwirkend die Differenz zum letzten gemeldeten Bestand ermittelt. Je komplexer das Unternehmen ist, desto umfangreicher und schwieriger gestaltet sich naturgemäß die Analyse aller EA-relevanten installierten und genutzten Rechte. Umso mehr noch bei einer hohen Fluktuationsrate und häufigen Austauschen von Endgeräten bzw. Neuanschaungen. Dieser Herausforderung sah sich auch das Krankenhaus Maria Hilf in Daun gegenüber und beschloss, die Expertise seines langjährigen Systemhauspartners IT-HAUS in Sachen Software Asset Management (SAM) in Anspruch zu nehmen. Im Rahmen eines SAM-Projekts sollte nicht nur eine Bestandsanalyse der vorhandenen Infrastruktur erfolgen, sondern auch die gegenwärtige IT-Strategie des Krankenhauses betrachtet werden, um mögliche Optimierungspotenziale zu ermitteln. Das Haus verfügte zu diesem Zeitpunkt über eine umfangreiche IT-Infrastruktur auf Basis bewährter Microsoft On-Premise Technologien wie Windows Server, Active Directory und Exchange Server. Circa 240 User arbeiteten mit insgesamt etwa 280 PCs und Notebooks sowie 60 Tablets. Im Zuge der COVID-19-Krise stieg der Bedarf, insbesondere der Mitarbeiter in leitenden Positionen, nach einer modernen Audio- und Videokonferenzlösung. Zwar nutzte man bereits Microsoft Teams, jedoch nur sporadisch über kostenfreie Trial-Lizenzen, die Microsoft seinen Kunden während der Pandemie zur Verfügung gestellt hatte. Diese drohten in Kürze auszulaufen bzw. in eine kostenpflichtige Nutzung überzugehen. Zudem galt es zu klären, wie sich Microsoft Teams nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren ließe, unter Berücksichtigung aller Anforderungen eines Krankenhauses bezüglich IT-Sicherheit und Datenschutz.

Projekterfolg

Zunächst setzte sich IT-HAUS mit Microsoft in Verbindung und beantragte ein sogenanntes „Workplace Modernization Assessment“, das überwiegend per Videokonferenz mit dem Kunden durchgeführt wurde. Ziel des Assessments war es, anhand einer datenbasierten Analyse der Kollaborations- und Kommunikationsumgebung die Möglichkeiten moderner Zusammenarbeit im Krankenhaus auf Basis von Microsoft 365 – und insbesondere Microsoft Teams – zu identifizieren. Hierfür wurden genutzte Geräte, Plattformen und Applikationen herangezogen und die verschiedenen Szenarien und Prozesse im Unternehmen betrachtet. Auf dieser Basis galt es schließlich einen konkreten Plan zur Einführung von Microsoft Teams zu erarbeiten. Tatsächlich beabsichtigt der Kunde Microsoft 365 als Komplettlösung im Unternehmen einzuführen, jedoch erst nach Auslaufen des EA-Vertrags. In einem gemeinsamen Workshop wurden deshalb Funktionen und Best-Practice-Empfehlungen zur Verwaltung von Microsoft Teams und Microsoft 365 über die jeweiligen Admin Center aufgezeigt und diese gemäß den Kundenanforderungen eingerichtet. Dabei wurden auch Themen wie die Bereitstellung von Azure AD Connect für die Synchronisierung von Benutzern und Gruppen sowie datenschutzrechtliche Aspekte besprochen. Weiterhin wurde mit dem Kunden die Bereitstellung einer Exchange Hybrid-Konfiguration vereinbart. So kann zu einem späteren Zeitpunkt eine Migration der Postfächer nach Exchange Online erfolgen, während die Mitarbeiter schon heute von einer nahtlosen Integration ihrer persönlichen E-Mails und Kalender in die Cloud-Welt von Microsoft 365 profitieren. Um den Rollout bestmöglich zu unterstützen, steht IT-HAUS dem Kunden zur Seite und passt die Produktivumgebung je nach Bedarf an. Dies veranlasste den Hersteller dazu, dem Kunden die Nutzung von Microsoft Teams auch weiterhin ohne Mehrkosten zu ermöglichen. Ferner erhielt das Krankenhaus mit dem True-Up einen transparenten Gesamtüberblick über seine IT-Infrastruktur sowie die eingesetzten Softwarelizenzen und konnte sowohl rechtliche als auch lebenszyklusbezogene Sicherheitsrisiken minimieren. Der Umstieg auf Cloud-Technologien entlastet nicht nur die On-Premise-Struktur des Kunden, sondern bietet entscheidende Mehrwerte wie optimierte Benutzerverwaltung mit Single Sign on, Multi-Faktor-Authentifizierung, sicheres Device Management sowie Einsparungen durch Pro-Benutzer-Lizenzierung. Speziell geschulte und zertifizierte IT-HAUS Mitarbeiter beraten den Kunden darüber hinaus in allen Fragen rund um das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG). Dieses erlaubt Unternehmen im Healthcare-Bereich, die ihre Digitalisierung vorantreiben möchten, entsprechende Fördermittel bei Bund und Ländern zu beantragen.