Heraeus

Management Summary

Der Technologiekonzern Heraeus plante zum wiederholten Mal die Workplace-IT in seinen weltweiten Gesellschaften auszutauschen. Mit Unterstützung der IT-HAUS GmbH wurden insgesamt über 10.000 Desktop-PCs und Notebooks userindividuell betankt und in 37 Ländern rund um den Globus termingerecht ausgerollt. Durch seine Expertise, enge Partnerschaft mit dem Hersteller Lenovo und Begleitung des Prozesses von Anfang an ermöglichte IT-HAUS dem Kunden hierbei Ersparnisse im unteren zweistelligen Prozentbereich.

Mehrwerte für den Kunden

Projektumfeld

„Gerade in Workplace-Projekten sind wir sehr erfahren. Wir kennen die Vor- und Nachteile verschiedener Hersteller und wissen, was möglich ist – sowohl kosten- als auch serviceseitig“, sagt Matias Kodra, Key Account Manager bei der IT-HAUS GmbH, der den Kunden seit etlichen Jahren betreut. So entstand die Idee, Heraeus bereits während des Ausschreibungsprozesses zu begleiten und herstellerneutral zu beraten. „Normalerweise ist es Sache des Einkaufs, die Ausschreibung aufzusetzen, alle Unterlagen zu erstellen, die Hersteller anzuschreiben, Kriterien festzulegen, auszuwerten und mit der IT zu besprechen“, erklärt Matias Kodra. „Das ist sehr aufwendig.“

Doch den IT-HAUS Experten ging es längst nicht nur darum, den Einkauf zu entlasten: „Die sogenannte Transition-Phase, die Zeit, bis sich nach einem Hersteller- bzw. Partnerwechsel alles eingependelt hat, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen“, so Kodra. „Dieses Risiko konnten wir komplett eliminieren, indem wir gesagt haben, alles bleibt gleich – alle Prozesse, alle weltweiten Ansprechpartner –, nur der Hersteller könnte sich gegebenenfalls ändern.“

Schnell ließen sich die Verantwortlichen bei Heraeus überzeugen. Einzige Bedingung der Hanauer: das sogenannte Open-Book-Verfahren, die Offenlegung sämtlicher Preise und Kostenkalkulationen und das eine Mitwirkung seitens IT-HAUS im Entscheidungsprozess ausgeschlossen ist. Dazu mussten zunächst einmal die Hardwareanforderungen definiert werden. Neben Desktop-PCs für das Produktionsumfeld war vorgesehen, alle Mitarbeiter mit neuen Notebooks mit Windows 11 als Betriebssystem auszustatten – insgesamt mehr als 10.000 Endgeräte in 37 Ländern. Hinzu kamen Dockingstations sowie diverses Zubehör, um die Geräte nicht nur in festen Büros, sondern auch an gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen (Shared-Desk), im Homeoffice oder unterwegs verwenden zu können. Der Fokus lag dabei auf leistungsstarken Prozessoren sowie genügend Arbeitsspeicher als Grundvoraussetzung für rechenintensive Anwendungen wie Microsoft Teams und andere Collaboration-Tools.

Anschließend ging es auf die Suche nach einem geeigneten Hersteller. Hierfür hat IT-HAUS gemeinsam mit dem Kunden einen Kriterienkatalog definiert, mithilfe dessen dieser eigenständig verschiedene Anbieter über Preise und technische Details hinaus bewerten und gegeneinander abgrenzen konnte. Eines der ausschlaggebenden Kriterien waren deren globalen Prozesse – vom Rollout über die Lieferung bis hin zur Ansprechpartnerstruktur. „Gibt es zum Beispiel mehrere Ansprechpartner weltweit, erhöht das natürlich die Komplexität – auch auf Kostenseite“, erklärt Matias Kodra. „Auch hier gilt es für uns als Partner, Aufwände und Risiken einzukalkulieren und bestmöglich abzupuffern.“ So kamen schließlich drei Anbieter in die engere Wahl, wobei die Entscheidung zugunsten des Herstellers Lenovo ausfiel, der im Gesamteindruck den Kunden am meisten überzeugte.

Projekterfolg

Auch für die termingerechte Anlieferung der Hardware an die einzelnen Standorte zeichnete IT-HAUS verantwortlich. „In Deutschland sowie an einigen Standorten in Belgien, Rumänien, Tschechien und dem Vereinigten Königreich haben wir den Rollout durch eigenes Personal unterstützt“, berichtet Matias Kodra. Im Unterschied zu früheren Rollouts und vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie wurde dabei ein Großteil der Geräte direkt an die Heraeus Mitarbeiter im Homeoffice verschickt, der Rest am jeweiligen Standort zentral ausgegeben. Um die Inbetriebnahme zu erleichtern, legte IT-HAUS jedem Paket eine Anleitung bei, welche ferner ein Rücksendelabel enthielt. So ließ sich die geöffnete Verpackung gleichzeitig zur Rückführung der Altgeräte nutzen, wodurch zustäzlich ein Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet werden konnte. Diese wurden zentral durch Heraeus gesammelt und schließlich an den Leasinggeber weitergeleitet.

Außerhalb der EU wurden die vereinbarten Services durch ein Partnernetzwerk erbracht, das heißt lokale Partner übernahmen sowohl die userindividuelle Vorinstallation der Geräte als auch die Lieferung. Dafür stellte IT-HAUS dem Kunden einen Webshop zur Verfügung, aus dem jede Tochtergesellschaft Standardprodukte zu vordefinierten Preisen abrufen und termingerecht am jeweiligen Standort anliefern lassen konnte.

„Insgesamt konnten wir durch unsere Expertise und professionelle Begleitung für den Kunden eine Ersparnis im unteren zweistelligen Prozentbereich erzielen“, resümiert Matias Kodra. „So ist es uns auch gelungen, ein im Vergleich zur vorhergehenden Ausschreibung leistungsstärkeres Gerät mit besserem Service zum annähernd gleichen Preis zu bekommen wie vor vier Jahren – und das trotz der massiven Preissteigerungen durch Corona. Gleiches gilt für die Kosten für die Dienstleistung dahinter – „unabhängig von Herausforderungen wie pandemiebedingten Lieferschwierigkeiten und Co.“, wie Kodra ergänzt. Hier punktete der Hersteller wiederum mit durchgängiger Lieferfähigkeit: Durch vorausschauende Produktion und Lagerhaltung gelang es Lenovo, jederzeit die Verfügbarkeit der gewünschten Ware sicherzustellen.

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