Finanzdienstleister

Mehrwerte für den Kunden

Management Summary

Ein regionales Finanzinstitut und langjähriger Kunde der IT-HAUS GmbH wollte seine Output-Landschaft modernisieren und gleichzeitig die Kosten senken. Mit Unterstützung seines langjährigen Partners IT-HAUS konnte der Kunde seine HP Flotte signifikant reduzieren und mehr als die Hälfte seiner Printing-Kosten einsparen. Ein maßgeschneidertes Komplettpaket aus Hardware, Software, Rollout und individuellen Services ermöglicht den rund 800 Mitarbeitern in 37 Geschäftsstellen und Filialen sicheres und sorgloses Drucken.

Projektumfeld

Das andauernde Niedrigzinsniveau, zunehmender Preis- und Kostendruck, die fortschreitende Digitalisierung und ein sich stetig veränderndes Kundenverhalten sind seit Jahren große Herausforderungen für die Finanzbranche. Hier gilt es einerseits Kosten im Griff zu behalten, andererseits aber auch in Zukunftsthemen und Arbeitgeberattraktivität zu investieren. Ein regionales Kreditinstitut hat sich zum Ziel gesetzt, mit einem Zusammenspiel aus digitalen Angeboten und Niederlassungen vor Ort sein flächendeckendes Versorgungsnetz im lokalen Finanzdienstleistungssektor aufrecht zu erhalten und investiert deshalb sowohl in seine Standorte als auch in den Ausbau seiner digitalen Infrastruktur. Unterstützt wird es dabei von seinem langjährigen IT-Partner, der IT-HAUS GmbH. Um Kapital freizusetzen, plante das Unternehmen nach Ablauf des Leasingzeitraums seine Druckerflotte – und damit auch die Betriebskosten – erheblich zu reduzieren. Hier zeigte sich enormes Potenzial, da bislang jeder Kundenberater einen eigenen Arbeitsplatzdrucker nutzte. Allein in den Filialen des Finanzdienstleisters befanden sich über 200 Geräte. Hinzu kamen mehr als 100 AbteilungsMFP sowie einige zentrale Systeme für Druckaufträge im A3-Format und weitere 50 Schwarz-weiß-Geräte für das Drucken in den Geschäftsstellen. Insgesamt standen den 800 Mitarbeitern an zuletzt 37 Standorten mehr als 450 Output-Systeme zur Verfügung. Das neue Konzept, das IT-HAUS gemeinsam mit dem Kunden erarbeitete, sah hingegen nur noch ein Gerät pro Filiale vor: ein zentrales, komplett ausgestattetes A4 – Multifunktionssystem mit umfassender Funktionalität, das auch hohe Druckvolumina mühelos bewältigen kann. Auch in den Hauptgeschäftsstellen, wo der Kunde ein offenes Raumkonzept anstrebt, sollte die Zahl der Geräte erheblich reduziert werden. Allerdings spielen Datenschutz und -sicherheit überall dort, wo sich mehrere Anwender ein Gerät teilen, eine umso größere Rolle. Schließlich handelt es sich im Allgemeinen um vertrauliche Unterlagen, die eingescannt, ausgedruckt oder kopiert werden müssen. Deshalb wünschte sich der Kunde eine sogenannte Follow-Me-Lösung, die dafür sorgt, dass Dokumente erst nach sicherer Authentifizierung des jeweiligen Benutzers am Gerät ausgedruckt werden. Auf Basis dieses Anforderungskatalogs verglich IT-HAUS mögliche Szenarien mit verschiedenen Herstellern für den Kunden und punktete schließlich mit einem preislich attraktiven Komplettpaket aus Hardware, Software und Rollout.

Projekterfolg

Ein weiterer Schritt des Finanzdienstleisters Richtung Zukunft sind der Ausbau und die damit verbundene umfassende Modernisierung seiner Hauptgeschäftsstelle. Da die Arbeiten bei Projektstart noch andauerten, sollte der Rollout zunächst in den regionalen Filialen und erst nach ihrer Wiedereröffnung auch in der Zentrale erfolgen. Deshalb einigte sich IT-HAUS mit dem Leasinggeber auf eine Ablöse der bestehenden Flotte zum Ende der Vertragslaufzeit und stellte sie dem Kunden übergangsweise als Mietgeräte zu vergünstigten Konditionen zur Verfügung. Während die vom Umbau betroffenen Mitarbeiter ihre bisherigen Drucker wie gewohnt weiter nutzen konnten, ermöglichte IT-HAUS dem Kunden durch Wiedervermarktung der nicht mehr benötigten Hardware zusätzliche Kostenvorteile. Für den Rollout der Neugeräte kam ein flexibles Konzept zum Einsatz, das nach einem individuell auf den Finanzdienstleister abgestimmten Zeitplan umgesetzt wurde. So nahm IT-HAUS zunächst alle grundlegenden Konfigurationen und Sicherheitseinstellungen sowie die Betankung der Maschinen in Föhren vor und lagerte sie dort so lange ein, bis sie vom Kunden abgerufen wurden. Mit dem Rollout erfolgte gleichzeitig auch der Rollback der Altgeräte, die anschließend einer Wiederverwertung zugeführt wurden. Insgesamt wurden auf diese Weise 52 MFP der HP LaserJet Managed Flow Reihe ausgerollt, darunter 18 A3-Farb-Systeme mit ausziehbarer Tastatur und 34 A4- Schwarz-weiß-Geräte. Beide Modelle sind mit einer Duplexeinheit und modernen Sicherheitsfeatures ausgestattet und punkten mit erweiterten Workflow- und Scanfunktionen bei niedrigen Betriebskosten. So konnte das Kreditinstitut nicht nur die Zahl seiner Output-Geräte auf etwa ein Neuntel reduzieren, sondern auch die Kosten für den Betrieb seiner Flotte um rund 58 Prozent senken. Als HP Platinum Partner sorgt IT-HAUS nach wie vor für den First- und Second-Level-Support sowie die automatisierte Versorgung mit Verbrauchsmaterialien. Um auch die dezentralen Druck- und Scanprozesse in seinen Filialen zu optimieren, wünschte sich der Kunde eine zukunftsfähige Follow-Me-Software, die sich mit verschiedenen Bankanwendungen koppeln lässt. Anstatt wie bisher etwa Überweisungsträger aufwändig durch einen Dienstleister einsammeln und scannen zu lassen, sollen künftig alle Dokumente – neben Zahlungsverkehrsbelegen auch Archivdokumente und Legitimationen – am MFP vor Ort erfasst und automatisch an das verarbeitende System weitergeleitet werden (sog. Filialscanning). Zum Einsatz kommt eine Lösung des im Bereich Sparkassen und Banken etablierten Softwareanbieters exapture. Diese sorgt mit sogenanntem Pull Printing, bei dem der Druckauftrag stets dem Anwender folgt, für sicheres und vertrauliches Drucken. Dazu müssen sich die Mitarbeiter zunächst per RFID-Transponder am MFP authentifizieren. Auch gescannte Dokumente werden so automatisch und sicher identifiziert, dokumentiert und direkt aus dem MFP über Schnittstellen in die vorhandenen IT-Strukturen überführt. Ein zentraler Applikationsserver koordiniert sämtliche Interaktionen und stellt ein flexibles Tool für die Verwaltung der Prozesse bereit.