Steigern Sie die Effizienz, verbessern Sie die Kommunikation und reduzieren Sie die Kosten:

Die IT-HAUS GmbH ist eines der Top IT-System- und Handelshäuser Deutschlands. Als Anbieter nationaler und globaler IT-Lösungen und -Services bieten wir umfangreiche Full-Service-Konzepte aus einer Hand. Ein starkes und flächendeckend weltweites Netzwerk sowie eigene nationale und internationale Standorte machen IT-HAUS zu einem der führenden Unternehmenspartner.

IT-Experten beraten und betreuen Kunden nicht nur im direkten IT-Umfeld. Im Rahmen der Business-Unit „Digital Signage“, bietet IT-HAUS innovative Konzepte für zukunftsweisende und repräsentative Büro- und Konferenzraumausstattung sowie Digital Signage Lösungen für den direkten Einsatz am Point-of-Sale bzw. Point-of-Interest. Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten reichen von der Mitarbeiterkommunikation, der Abverkaufsförderung oder Imagesteigerung bis hin zur Messestandgestaltung.

Der erste Eindruck von Kunden und Gästen erstreckt sich vorerst nur auf wenige Bereiche eines Unternehmens. Ob bei Ankunft auf dem Firmengelände, gut zu erreichenden Besucherparkplätzen, der Begrüßung am Empfangsbereich oder weiterführende Gespräche in Konferenzräumen. An all diesen Standorten nehmen ihre Gäste ihr Unternehmen ganz bewusst wahr – was sich auch im Hinblick auf einen positiven Gesprächsverlauf in der Zusammenarbeit auswirken kann. Die Freundlichkeit Ihrer Mitarbeiter zählt zu den stärksten Faktoren, denn Kunden möchten sich stets gut aufgehoben fühlen. Aber auch die Repräsentation Ihres Unternehmens ist mitentscheidend. Präsentieren Sie sich als innovatives und fortschrittliches Unternehmen und zeigen Sie dies auch nach außen.

Ausgangssituation

Die IT-HAUS GmbH ist eines der führenden System- und Handelshäuser
in Deutschland. Gerade in Bezug auf gewohnt hohe Beratungsleistungen steht IT-HAUS bei seinen Kunden in der Pflicht. Aus diesem Grund implementiert man am Standort Föhren häufig im ersten Schritt selbst neueste Technologien und Lösungen im eigenen Democenter, um praxisnahe Erfahrungen zu sammeln. Dadurch erhalten die technischen und vertrieblichen Mitarbeiter zusätzliches Knowhow, um in kundenseitigen Gesprächen die bestmögliche Lösung auf Anforderungen anbieten und Potentiale aufzeigen zu können. Als Anbieter für Digital Signage Lösungen, Präsentationstechnik und Konferenzraum-Ausstattung setzt IT-HAUS selbst auf fortschrittliche Technologien, um Arbeitsplätze der Zukunft mitzugestalten. In der Vergangenheit wurde der Empfangs- und Besucherbereich bereits mit einer Digital Signage Lösung ausgestattet, um die Wartezeit für Kunden und Partner angenehmer, unterhaltsamer und kurzweiliger zu gestalten. Um direkt bei Ankunft eine positive Willkommenskultur zu pflegen, werden Besucher bereits kurz vor Ankunft persönlich auf einer Videowall begrüßt. Darüber hinaus erfolgt die Ausstrahlung eigener Imagefilme sowie Unternehmenspräsentationen zu den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen und namhaften Referenzprojekten, um Gästen einen ersten Überblick und Eindruck zum Unternehmen zu vermitteln.

Anforderung und Ziele

Durch das stetige Mitarbeiter-Wachstum mussten nach und nach diverse Meetingräume den Platzanforderungen weichen. Aus dem Grund wurde eine Neukonzeption für einen repräsentativen Konferenzraum angestrebt, so dass Teile des Flurs im Obergeschoss umgeplant wurden. Auch die Ausstattung sowie die technische Umsetzung sollte ein professionelles Erscheinungsbild vorweisen, so dass die Technik, Verkabelung und die Möglichkeiten den gewachsenen Anforderungen entspricht.

Herausforderung

Meetingräume stehen grundsätzlich allen Mitarbeitern zur Verfügung. Diese können direkt über Outlook-Kalender gebucht und deren Auslastung überwacht werden. Der Wissensstand hinsichtlich technischer Möglichkeiten und Präsentationstechniken ist jedoch bei Mitarbeitern sehr unterschiedlich ausgeprägt. Die Technik sollte daher möglichst anwenderfreundlich und selbsterklärend sein, um Ressourcen im hauseigenen IT-ServiceDesk – hinsichtlich weiterführender Nachfragen und technischer Unterstützung
zu schonen. Durch den unternehmensweiten Umstieg auf Skype4Business sollten zudem Telefonkonferenzen im Rahmen der Räumlichkeiten abgehalten werden können, um Anfahrtszeiten sowie Personal- und Kfz-Kosten einzusparen und ein möglichst schneller ROI Return of Investment – für die Umbaumaßnahme erfolgt.

Lösung

Im Obergeschoss des Föhrener Standortes wurde im ersten Schritt eine großflächige Glasabtrennung eingesetzt, um die neuen Räumlichkeiten zum Flur hin abzugrenzen. Der Raum selbst sollte für Konferenzen für bis zu 12 Personen ausgelegt und im Hinblick auf Bequemlichkeit professionell ausgestattet sein, um einen hohen Wohlfühlfaktor innerhalb stattfindender Meeting runden zu erhalten. Rollsessel mit Armlehnen und Tische mit integrierten Kabelkanälen und 220 V Netzanschlüssen zur Ladefunktion wurden als Grundausstattung ausgewählt. Um den Hall in den neuen Räumlichkeiten zu dämpfen bzw. auszuschließen, wurden Schallschutz-Aufbauten integriert, die zusätzlich mit regionalen Bildmotiven auf Leinwand überzogen wurden und dem Raum zusätzlichen Charakter verleihen. Als Ausgabegerät für Präsentationen fiel die Wahl auf ein großformatiges Smartboard Touch-Display. Dieses bietet den Vorteil, dass der Bildschirm nicht nur zu Präsentationszwecken, sondern auch als interaktives Whiteboard Verwendung finden kann, um eine Multitouch-Zusammenarbeit zu ermöglichen. Handschriftliche Notizen, Aufzeichnungen und Ergebnisse lassen sich durch die mitgelieferte Software einfach speichern und noch während gemeinsamer Meetings als Ergebnis per PDF an die Teilnehmer versenden. Zur Erreichung einer noch höheren Flexibilität, wurde eine Mini-PC-Lösung unmittelbar hinter dem SmartBoard platziert sowie eine Funkmaus und Funktastatur implementiert. Jeder IT-HAUS Mitarbeiter hat damit die Möglichkeit, sich direkt und einfach auf dem Whiteboard mit eigenen Login-Daten anzumelden, um auf Laufwerke und eigene Dateien zuzugreifen – eben wie die gewohnte PC-Oberfläche.

Die Anforderung an ein geeignetes Präsentationssystem waren vielfältig. Neben Stabilität und der anwenderfreundlichen Handhabung sollte hier eine möglichst wartungsarme Lösung implementiert werden.
Die Wahl fiel auf die drahtlose Clickshare-Lösung des Herstellers Barco. Durch eine einfache USB-Anbindung kann der Steuerungsbutton problemlos an Notebooks angeschlossen werden, wodurch auch eine automatisierte App-Anbindung erfolgt. Per Plug-and-Play-Anwendung wird der Content des Notebooks in nur wenigen Sekunden auf das Whiteboard projiziert. Gerade in gemeinsamen Gruppenarbeiten oder durch Präsentationen mehrerer Referenten können eigene Inhalte seitens der User stets einzeln angesteuert werden. Auch bietet Clickshare den Vorteil, dass eine Kompatibilität mit iOS und Android gegeben ist, die auch die Nutzung von mobilen Endgeräten erlaubt. Um den Zeit- und Kostenaufwand für Meetings drastisch zu reduzieren wurde eine Videokonferenzlösung mit Logitech Smartdock realisiert. Die Anbindung an Skype4Business ermöglicht es Teilnehmern aus unterschiedlichsten Regionen, sich per Bild und Ton hinzuzuschalten und an Meetings teilzunehmen. Konferenzraum-Teilnehmer werden durch eine separat angebrachte DigiCam angezeigt. Über integrierte Mikrofone und Lautsprecher können Meetings interaktiv abgehalten werden, so dass ein Face-to-Face Eindruck entsteht. Per Outlook lassen sich nun Skype-Sitzungen einberufen und buchen, die über einheitliche Einwahldaten alle Teilnehmer miteinander verbinden, vom Meetingraum bis hin zu allen Standorten.

Vorteile

Nutzen

Durch das Zusammenspiel innovativer Technik und der einfachen Bedienung steht allen Mitarbeitern eine Komplettlösung für alle Meetingszenarien zur Verfügung, die optimal im Rahmen für Präsentationen und Workshops genutzt werden kann. Zudem dient die neue Konferenzraumlösung den Vertriebsmitarbeitern als Demo-Center, um interessierten Kunden den Nutzen und Möglichkeiten zukunftsweisender Technologien aufzeigen zu können.