Steigern Sie die Effizienz, verbessern Sie die Kommunikation und reduzieren Sie die Kosten:

Die IT-HAUS GmbH ist eines der Top IT-System- und Handelshäuser Deutschlands. Als Anbieter nationaler und globaler IT-Lösungen und -Services bieten wir umfangreiche Full-Service-Konzepte aus einer Hand. Ein starkes und flächendeckend weltweites Netzwerk sowie eigene nationale und internationale Standorte machen IT-HAUS zu einem der führenden Unternehmenspartner.

IT-Experten beraten und betreuen Kunden nicht nur im direkten IT-Umfeld. Im Rahmen der Business-Unit „Digital Signage“, bietet IT-HAUS innovative Konzepte für zukunftsweisende und repräsentative Büro- und Konferenzraumausstattung sowie Digital Signage Lösungen für den direkten Einsatz am Point-of-Sale bzw. Point-of-Interest. Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten reichen von der Mitarbeiterkommunikation, der Verkaufsförderung oder Imagesteigerung bis hin zur Messestandgestaltung.

Der erste Eindruck von Kunden und Gästen erstreckt sich vorerst nur auf wenige Bereiche eines Unternehmens. Ob bei Ankunft auf dem Firmengelände, gut zu erreichenden Besucherparkplätzen, der Begrüßung am Empfangsbereich oder weiterführende Gespräche in Konferenzräumen. An all diesen Standorten nehmen ihre Gäste ihr Unternehmen ganz bewusst wahr – was sich auch im Hinblick auf einen positiven Gesprächsverlauf in der Zusammenarbeit auswirken kann. Die Freundlichkeit Ihrer Mitarbeiter zählt zu den stärksten Faktoren, denn Kunden möchten sich stets gut aufgehoben fühlen. Aber auch die Repräsentation Ihres Unternehmens ist mitentscheidend. Präsentieren Sie sich als innovatives und fortschrittliches Unternehmen und zeigen Sie dies auch nach außen.

Ausgangssituation

Die IT-HAUS GmbH ist eines der führenden System- und Handelshäuser
in Deutschland. Gerade in Bezug auf gewohnt hohe Beratungsleistungen steht IT-HAUS bei seinen Kunden in der Pflicht. Aus diesem Grund implementiert das Unternehmen an den eigenen Standorten häufig im ersten Schritt selbst neueste Technologien und Lösungen im eigenen Democenter, um praxisnahe Erfahrungen zu sammeln. Dadurch erhalten die technischen und vertrieblichen Mitarbeiter zusätzliches Knowhow, um in kundenseitigen Gesprächen die bestmögliche Lösung auf Anforderungen anbieten und Potentiale aufzeigen zu können. Als Anbieter für Digital Signage Lösungen, Präsentationstechnik und Videokonferenzraum-Ausstattung setzt IT-HAUS selbst auf fortschrittliche Technologien, um Arbeitsplätze der Zukunft mitzugestalten. In der Vergangenheit wurde der Empfangs- und Besucherbereich bereits mit einer Digital Signage Lösung ausgestattet, um die Wartezeit für Kunden und Partner angenehmer, unterhaltsamer und kurzweiliger zu gestalten. Um direkt bei Ankunft eine positive Willkommenskultur zu pflegen, werden Besucher bereits kurz vor Ankunft persönlich auf einer Videowall begrüßt. Darüber hinaus erfolgt die Ausstrahlung eigener Imagefilme sowie Unternehmenspräsentationen zu den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen und namhaften Referenzprojekten, um Gästen einen ersten Überblick und Eindruck zum Unternehmen zu vermitteln.

Anforderung und Ziele

Durch das stetige Mitarbeiter-Wachstum mussten nach und nach diverse Meetingräume den Platzanforderungen weichen. Aus dem Grund wurde eine Neukonzeption für einen repräsentativen Konferenzraum angestrebt, so dass Teile des Flurs im Obergeschoss umgeplant wurden. Auch die Ausstattung sowie die technische Umsetzung sollte ein professionelles Erscheinungsbild vorweisen, so dass die Technik, Verkabelung und die Möglichkeiten den gewachsenen Anforderungen entspricht.

Herausforderung

Meetingräume stehen grundsätzlich allen Mitarbeitern zur Verfügung. Diese können direkt über den Outlook-Kalender oder das Raumbuchungssystem Roomz gebucht und deren Auslastung überwacht werden. Der Wissensstand hinsichtlich technischer Möglichkeiten und Präsentationstechniken ist jedoch bei Mitarbeitern sehr unterschiedlich ausgeprägt. Die Technik sollte daher möglichst anwenderfreundlich und selbsterklärend sein, um Ressourcen im hauseigenen IT-ServiceDesk – hinsichtlich weiterführender Nachfragen und technischer Unterstützung zu schonen. Durch den unternehmensweiten Einsatz von Microsoft Teams sollten zudem Videokonferenzen im Rahmen der Räumlichkeiten abgehalten werden können, um Anfahrtszeiten sowie Personal- und Kfz-Kosten einzusparen und ein möglichst schneller ROI Return of Investment – für die Umbaumaßnahme erfolgt. Zudem wird die Möglichkeit von hybriden Meetings geschaffen.

Lösung

Im Obergeschoss unserer Unternehmenszentrale in Föhren wurde im ersten Schritt eine großflächige Glasabtrennung eingesetzt, um die neuen Räumlichkeiten zum Flur hin abzugrenzen. Der Raum selbst sollte für Konferenzen für bis zu 12 Personen ausgelegt und im Hinblick auf Bequemlichkeit professionell ausgestattet sein, um einen hohen Wohlfühlfaktor innerhalb stattfindender Meeting runden zu erhalten. Rollsessel mit Armlehnen und Tische mit integrierten Kabelkanälen und 220 V Netzanschlüssen zur Ladefunktion wurden als Grundausstattung ausgewählt. Um den Hall in den neuen Räumlichkeiten zu dämpfen bzw. auszuschließen, wurden Schallschutz-Aufbauten integriert, die zusätzlich mit regionalen Bildmotiven auf Leinwand überzogen wurden und dem Raum zusätzlichen Charakter verleihen. Als Ausgabegerät für Präsentationen fiel die Wahl auf ein großformatiges Touch-Display. Dieses bietet den Vorteil, dass der Bildschirm nicht nur zu Präsentationszwecken, sondern auch als interaktives Whiteboard Verwendung finden kann, um eine Multitouch-Zusammenarbeit zu ermöglichen. Handschriftliche Notizen, Aufzeichnungen und Ergebnisse lassen sich durch die mitgelieferte Software einfach speichern und noch während gemeinsamer Meetings als Ergebnis per PDF an die Teilnehmer versenden. Zur Erreichung einer noch höheren Flexibilität, verfügt das Touchdisplay über ein eigenes OS als Betriebssystem und ist zur Datenübertragung an die Cloud angebunden.

Die Anforderung an ein geeignetes Präsentationssystem war vielfältig. Neben Stabilität und der anwenderfreundlichen Handhabung sollte hier eine möglichst wartungsarme Lösung implementiert werden.
Die Wahl fiel auf die drahtlose Clickshare-Lösung des Herstellers Barco. Durch eine einfache USB-C-Anbindung kann der Steuerungsbutton problemlos an Notebooks angeschlossen werden, wodurch auch eine automatisierte App-Anbindung erfolgt. Über die Logitech Teams Lösung wird der Content in die Teams App integriert und dargestellt. Hier besteht auch die Möglichkeit der Präsentation in ein Meeting. Gerade in gemeinsamen Gruppenarbeiten oder durch Präsentationen bis zu zwei Referenten können eigene Inhalte seitens der User stets einzeln angesteuert werden. Auch bietet Clickshare den Vorteil, dass eine Kompatibilität mit iOS und Android gegeben ist, die auch die Nutzung von mobilen Endgeräten erlaubt. Um den Zeit- und Kostenaufwand für Meetings drastisch zu reduzieren wurde eine Logitech Rally Lösung mit Kamera, Soundbar und Mikrofonen, sowie einem Logitech Tap als Bedieneinheit realisiert. Zusätzlich wurde ein Logitech Swytch um BYOD (Bring your own device) zu ermöglichen und den zugehören Meetingraum PC nicht nutzen zu müssen. Die Anbindung an Microsoft Teams ermöglicht es Teilnehmern aus unterschiedlichsten Regionen, sich per Bild und Ton hinzuzuschalten und an Meetings teilzunehmen. Durch die hochauflösende 4K Kamera im Raum sind die Teilnehmer gut sichtbar, die Speaker ermöglichen einen sauberen Klang um externe Teilnehmer gut zu verstehen und die Mikrofone im Raum übertragen das gesprochene im Raum sauber und klar nach außen. Über Mikrofone am Tisch und Lautsprecher am Display können Meetings interaktiv abgehalten werden, so dass ein Face-to-Face Eindruck entsteht. Per Outlook lassen sich nun Teams-Sitzungen einberufen und buchen, und die externen Teilnehmer können über die Raumlizenz eingeladen werden, sodass diese keine eigene Teamslizenz benötigen. Zusätzlich werden weitere Systeme wie z. B. Zoom oder Webex unterstützt um hier unabhängig verschiedene Kunden in Konferenzen einladen zu können.

Vorteile

Nutzen

Durch das Zusammenspiel innovativer Technik und der einfachen Bedienung steht allen Mitarbeitern eine Komplettlösung für alle Meetingszenarien zur Verfügung, die optimal im Rahmen für Präsentationen und Workshops genutzt werden kann. Zudem dient die neue Konferenzraumlösung den Vertriebsmitarbeitern als Demo-Center, um interessierten Kunden den Nutzen und Möglichkeiten zukunftsweisender Technologien aufzeigen zu können.