B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH

Seit über 40 Jahren unterstützen B·A·D-Expertinnen und -Experten – Arbeitsmedizinerinnen und -mediziner, Sicherheitsingenieurinnen und – ingenieure, medizinische Assistenzkräfte sowie Beraterinnen/ Berater Gesundheitsmanagement – Unternehmen im Arbeits- und Gesundheitsschutz und beraten bei Innovationen und den damit verbundenen Veränderungen von Arbeitswelten. Mit 5.000 Experten an über 280 Standorten in Deutschland und Europa betreut die B·A·D-Gruppe branchenübergreifend 280.000 Betriebe mit über 4,5 Millionen Beschäftigten in den unterschiedlichsten Bereichen der Prävention*. Zusammen mit den europäischen TeamPrevent-Tochtergesellschaften und Beteiligungen gehört die B·A·D GmbH zu den größten internationalen Anbietern im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie der betrieblichen Gesundheitsvorsorge. Ergänzt wird das Portfolio durch vielfältige Angebote in den Bereichen Consulting und Weiterbildung. www.bad-gmbh.de *Stand 2011

Mehrwerte für den Kunden

Management Summary

Mehr als 5.000 Notebooks und Desktop-PCs plante der Gesundheitsdienstleister B·A·D in seinen bundesweiten Niederlassungen auszutauschen. Als idealer Partner mit eigenem Fieldservice lieferte die IT-HAUS GmbH dem Kunden ein Rollout-Komplettpaket von der logistischen Planung für neue Lenovo Geräte über die Realisierung bis hin zur Wiedervermarktung der Altgeräte. So deckt B·A·D den Bedarf an Rechnern und Zubehör heute mithilfe von IT-HAUS, profitiert dabei von schlanken Prozessen, raschen Lieferungen sowie minimierten Ausfallzeiten und bleibt somit auch in Krisenzeiten handlungsfähig. Zur Wahrnehmung der ökologischen Verantwortung, hat sich die BAD GmbH dazu entschlossen beim Rollout die Emissionen zu reduzieren im Vergleich zu einer Standardproduktion. Hierbei werden bis zum Ende des Projektes 2.500 Tonnen CO₂ eingespart, im Vergleich zu einer konventionellen Produktion.

Projektumfeld

Im Rahmen eines Programms zur Erneuerung und Verbesserung ihrer Infrastruktur und Plattform-Services, mit Fokus auf den Arbeitsplatz, hat B·A·D den Austausch von gut 5.000 Clients und 170 Servern ausgeschrieben. Jede/r Mitarbeitende sollte einen neuen Rechner gemäß aktuellem Marktstandard erhalten. Auf diese Weise wollte das Unternehmen die technologischen Voraussetzungen schaffen, um künftigen Anforderungen gewachsen zu sein und nachhaltig handlungsfähig zu bleiben. Gesucht wurde ein geeigneter Businesspartner für die Beschaffung von Projekthardware mit einheitlichen Serviceleistungen während einer Vertragslaufzeit von 60 Monaten. Hier punktete IT-HAUS mit seinem umfangreichen Know-how und Erfahrungsschatz aus Projekten ähnlicher Größenordnung sowie einem durchgängigen Konzept. Insbesondere die Kapazität, sämtliche Leistungen bis hin zur Rückführung der Altgeräte durch eigenes Personal zu erbringen und den gesamten Prozess zentral von Föhren aus zu steuern, überzeugte die Verantwortlichen. IT-HAUS hat sein Angebot gemeinsam mit dem Hersteller Lenovo – einem langjährigen strategischen Partner im Bereich Workplace Solutions – platziert.

Projekterfolg

Vor der Auslieferung werden sowohl die 170 Server des Herstellers HPE als auch sämtliche Clients zunächst im IT-HAUS Staging Center betankt und vorkonfiguriert sowie mit einem Label (Kundenlogo) versehen. Ein individuell für den Kunden entwickeltes Asset Management Tool hilft B·A·D dabei, Einsparpotenziale aufzudecken und zum Beispiel Garantiefälle einfacher abzuwickeln. Die Anlage und Pflege der entsprechenden Daten übernimmt während des gesamten Vertragszeitraums IT-HAUS. Den Rollout der vorbereiteten Geräte neben zugehöriger Peripherie realisierte der IT-HAUS-Field-Service. Planung und Koordination erfolgten zentral von Föhren aus, in enger Abstimmung mit den einzelnen B·A·D-Gesundheitszentren. Um Anfahrtswege und den logistischen Aufwand so gering wie möglich zu halten, wurden zehn strategisch sinnvolle Niederlassungen der IT-HAUS GmbH als HUBs festgelegt. Hier wurden die Geräte betriebsbereit angeliefert und zur Abholung durch die Servicetechniker bereitgestellt. Der Rollout vor Ort umfasste neben der Installation des lokalen Servers und der jeweiligen Rechner samt Peripherie und Verkabelung auch die Sicherung benutzerbezogener Daten auf den alten Rechnern und die Wiederherstellung dieser auf dem Neugerät plus SIM-Karten-Wechsel sowie die Rückführung der Altgeräte. Um den Schutz der sensiblen Kundendaten zu gewährleisten, wurde die nicht mehr genutzte Hardware durch IT-HAUS selbst an einen der eigenen HUBs verbracht und dort in den ReMarketing-Prozess samt zertifizierter Datenlöschung und Wiedervermarktung überführt. So konnten innerhalb von fünf Monaten rund 5.150 Clients an 170 Standorten in ganz Deutschland ausgerollt werden, darunter 4.400 Lenovo ThinkPad T15für die Arbeitsmedizinerinnen und -mediziner, 600
Lenovo ThinkPad X13 YOGA für Mitarbeitende in der Zentrale in Bonn sowie weitere 150 Lenovo ThinkCentre M720q für den Einsatz im Empfangsbereich der Gesundheitszentren. Als besondere Herausforderung erwiesen sich dabei die durch COVID-19 bedingten Lieferschwierigkeiten. Durch ein Höchstmaß an Flexibilität und Engagement aller Beteiligten gelang es jedoch, den angestrebten Zeitplan einzuhalten. Bei sämtlichen Clients handelt es sich um Mietgeräte; monatliche Sammelrechnungen verringern zusätzlich den Verwaltungsaufwand. Während der gesamten Vertragslaufzeit hat B·A·D zudem die Möglichkeit, weitere Lenovo Projekthardware sowie Zubehör nach Bedarf bei IT-HAUS zu bestellen. Dazu wurde eine elektronische Anbindung an die Einkaufsplattform des Kunden geschaffen. Außerdem hält IT-HAUS ein gewisses Kontingent an bereits vorinstallierten Geräten in seinem eigenen Lager vor, minimiert damit die Lieferzeiten und umgeht eventuelle Engpässe. Die Ware wird erst nach Auslieferung fakturiert, sodass der Gerätepool nicht im Anlagevermögen des Kunden geführt werden muss. So startet auch der Garantiezeitraum erst am Tag des Rollouts. Ferner wurde vereinbart, dass IT-HAUS als zertifizierter Lenovo-Reparaturpartner den gesamten Serviceprozess von der Störungsmeldung bis zur betriebsbereiten Installation des Neugeräts vor Ort für B·A·D übernimmt. Für rasche Wiederherstellungszeiten wird hier ebenfalls auf einen definierten SWAP pool zurückgegriffen: Sobald ein Ticket bei IT-HAUS eingeht, wird ein Neugerät an den jeweiligen Standort versendet. Den Austausch vor Ort übernimmt ein Techniker des Field Service bereits am folgenden Werktag. Da es sich um baugleiche Geräte handelt, erfolgt die Datenübernahme ganz einfach per Festplattentausch. Dies hat außerdem den Vorteil, dass die Daten das Gesundheitszentrum nicht verlassen. Nach erfolgreicher Reparatur des defekten Geräts wird dieses wiederum dem SWAP-Pool zugeführt.