Fehldrucke waren gestern

Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung psychisch erkrankter Menschen in Hessen. Das Unternehmen betreibt psychiatrische, psychosomatische und forensisch-psychiatrische Kliniken sowie Einrichtungen der psychiatrischen Rehabilitation. Die begleitenden psychiatrischen Dienste richten sich mit ihrem Angebot an chronisch psychisch erkrankte Menschen. Neben seiner Kernaufgabe – der Diagnostik und Behandlung psychisch erkrankter Menschen – betreibt Vitos auch eine neurologische Fachklinik, eine orthopädische Fachklinik sowie Einrichtungen der Jugend- und Behindertenhilfe. Vitos ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen. Zum Unternehmensverbund mit Zentrale in Kassel gehören 16 gemeinnützige Gesellschaften. 11.600 Mitarbeitende erwirtschaften an 100 Standorten einen jährlichen Gesamtertrag von einer Milliarde Euro. Sie behandeln insgesamt 44.000 Patient/-innen stationär/teilstationär und erbringen 300.000 ambulante Behandlungen im Jahr. >> www.vitos.de 

Stand 2024

Management Summary

Elektronische Patientenakten, Medikationspläne, Rezepte und Co. – das Krankenhausinformationssystem bündelt alle relevanten medizinischen Informationen im Klinikbetrieb. Sicherzustellen, dass diese jederzeit korrekt und schnell ausgegeben werden, stellt die IT vor Herausforderungen. Mit PrinTaurus for Healthcare überwacht und verwaltet der Klinikverbund Vitos seine Druckprozesse heute so einfach wie nie und entlastet damit sein gesamtes Personal – zum Wohle der Patienten.

Als regelrechten „Hilferuf“ beschreibt Florian Sinn, Team Coordinator und Technical Consultant für Managed Print Solutions bei der IT-HAUS GmbH, die erste Anfrage der Teamchefs von IT und Einkauf der Vitos Gruppe bei den Föhrenern. Sehr stark und schnell hatte der Klinikverbund in den vergangenen Jahren durch Zukäufe und Standortübernahmen expandiert – zu schnell, um angesichts der mitgewachsenen Landschaft aus IT-Diensten, Servern und Co. den Überblick zu behalten. Das betraf insbesondere die Druckerlandschaft, bestehend aus insgesamt 3.300 Netzwerkgeräten vieler unterschiedlicher Hersteller sowie einer nicht unerheblichen Anzahl lokal angeschlossener USB- und speziell für das Krankenhausumfeld entwickelter Etikettendrucker.
Gedruckt wird vor allem aus dem Herzstück des Klinikbetriebs, dem Krankenhausinformationssystem (KIS). Hier sind alle erforderlichen Formulare hinterlegt, um wichtige Dokumente wie Überweisungen, Arztbriefe oder Rezepte zu erzeugen. Diese auf einem passenden Endgerät korrekt auszugeben, stellte eine der Hauptherausforderungen im Alltag des Klinikpersonals dar.
„Beispielsweise haben Überweisungsträger ein anderes Format als Rezepte“, erklärt Florian Sinn. „Mitunter sind es auch ganz unterschiedliche Papiertypen, die benötigt werden.“ Um das jeweils richtige Papierfach im Drucker anzusteuern, musste für jedes Formular im KIS ein separates Druckerobjekt mit eigener Warteschlange angelegt werden. Welchen Zeitaufwand das für die Administratoren bedeutete, demonstriert Sinn anhand eines Rechenbeispiels: „Teilweise kamen auf einen physischen Drucker bis zu acht Warteschlangen. Diese manuell zu installieren, nahm pro Objekt durchaus einige Minuten in Anspruch – und das bei über 3.000 Druckern.“
Um Anwenderfehler auszuschließen, sollte bei jedem Klick auf „Drucken“ automatisch die korrekte Warteschlange ausgewählt werden. Jedoch: „Das abzubilden, funktioniert bei jedem Gerätehersteller anders – eine extrem komplexe und fordernde Aufgabe“, resümiert Sinn, „von der Fehlersuche ganz zu schweigen.“ Erschwerend kam hinzu, dass das Drucker-Mapping – der Prozess, bei dem einzelnen Client-PCs passende Netzwerkdrucker in der Nähe zugewiesen werden – aufwendig und fehleranfällig per Skript realisiert werden musste.
Zusätzlich zum KIS nutzt Vitos SAP, um seine klinischen Abläufe zu optimieren. „Auch hier wurden Druckerwarteschlangen gemanagt“, berichtet Florian Sinn, „jedoch durch andere Mitarbeiter mit spezifischen Berechtigungen, die in der Regel ausschließlich das Thema SAP betreuten.“
Um die Druckanfragen seiner rund 11.000 Mitarbeiter zu verwalten, betrieb der Kunde ganze elf verschiedene Printserver. Wobei: „In unserem Erstgespräch wusste man noch gar nicht, wie viele Server es tatsächlich waren, weil man so ein bisschen die Übersicht verloren hatte“, so der IT-HAUS Experte. Schließlich fehlte es an einem übergreifenden Management; die IT wurde lediglich im Fehlerfall oder bei Bedarf eines neuen Druckerobjekts tätig.

Die Zielrichtung für Vitos war klar: weg von Insellösungen, hin zu einem zentralen IT-Management mit festen Ansprechpartnern und übergreifendem Know-how, zuständig für alle Häuser und Standorte. In diesem Zuge sollten vor allem auch die veraltete Serverinfrastruktur und die damit verbundenen viel zu hohen Kosten reduziert werden.
„Für ein solches Szenario ist eine Lösung wie PrinTaurus for Healthcare prädestiniert, mit der sich sämtliche Druckprozesse automatisieren und vereinheitlichen lassen“, bekundet Florian Sinn. Die speziell für Krankenhäuser entwickelte Software des Anbieters AKI, einer 100-prozentigen Kyocera Tochter, schafft einen Überblick über die gesamte Drucklandschaft des Kunden – verwaltet mittels einer zentralen grafischen Benutzeroberfläche. So können das Printserver-Management und die Administration der kompletten Geräteflotte automatisiert erfolgen, Druckertreiber einfach getauscht und Anpassungen schnell und effizient vorgenommen werden.
Das überzeugte auch die Verantwortlichen: Rasch wurden 3.000 Lizenzen beschafft und der Startschuss für die Konsolidierung der Umgebung erteilt. „Statt elf betreibt Vitos heute nur noch drei Server“, freut sich Sinn, „einen produktiv, einen als Backup und einen Management-Server.“ Ebenso konnte die Anzahl der zu verwaltenden Druckerobjekte mit PrinTaurus deutlich reduziert werden: Statt bis zu acht unterschiedlichen Warteschlangen gibt es heute nurmehr eine pro Client. Die Software analysiert den Druckdatenstrom, ermittelt den Dokumententyp und weist ihm automatisch das richtige Ausgabegerät und -fach zu – und das dank Universal-Druckertreiber völlig herstellerunabhängig. Damit gehören Fehldrucke der Vergangenheit an; die Lösung spart im Krankenhausumfeld wertvolle Zeit und minimiert das Risiko, dass sensible Patientendaten in falsche Hände gelangen.
Das aufwendige Drucker-Mapping per Skript vereinfacht und ersetzt PrinTaurus SmartSpread. Für maximale Ausfallsicherheit ist die Lösung hochverfügbar ausgelegt: Dazu wird auf dem Backup-Server automatisch die gleiche Konfiguration wie auf dem führenden Printserver vorgehalten. Im Problemfall übernimmt der „Server-Klon“ das Spooling. „Der Anwender bekommt davon nichts mit“, weiß Florian Sinn. „Er kann ganz normal weiterarbeiten, während sich die Software im Hintergrund um alles kümmert.“
Aber auch hardwareseitig kann die Lösung Ausfällen vorbeugen: „Gerade in der zentralen Notaufnahme steht oft nicht nur ein Drucker, sondern zwei oder drei“, sagt Sinn. „In diesem Fall lässt sich die Software so konfigurieren, dass sie Hardwareprobleme unmittelbar erkennt und die Druckaufträge automatisch auf ein anderes Gerät umleitet.“
Die initiale Einrichtung der Lösung übernahm IT-HAUS im Schulterschluss mit AKI. „Gerade bei so komplexen Umgebungen macht sich die jahrzehntelange Erfahrung des Herstellers bezahlt“, betont Florian Sinn. Davon profitiert vor allem die Vitos IT: „Wo sich früher zig lokale Administratoren um den Support kümmern mussten, wird dies heute von einem kleinen Team erledigt, das alle Druckvorgänge zentral überwacht“ – einschließlich SAP, wie Sinn erläutert: „Eine neue Warteschlange in PrinTaurus wird, dank integrierter Schnittstelle, automatisch auch in SAP angelegt. Somit entfällt auch diese manuelle, fehleranfällige Arbeit.“
In einem nächsten Schritt möchte Vitos seine Druckerflotte erneuern. Hierfür stellt die PrinTaurus Lösung eine perfekte Ausgangsbasis dar, wie der IT-HAUS Experte ausführt: „Sie ist herstellerunabhängig, sodass sich aus Anwendersicht auch bei einem Wechsel nichts ändert. Es müssen lediglich die passenden Druckertreiber ausgewählt und durch die Software auf Kompatibilität überprüft werden. Der Rollout erfolgt zentral und automatisiert, was den Administratoren das Leben ebenfalls wesentlich leichter macht. Sie können ihre Zeit wichtigeren Aufgaben widmen.“

In der heutigen digitalen Welt, in der Flexibilität und Skalierbarkeit von entscheidender Bedeutung sind, gewinnen „as a Service“ Konzepte zunehmend an Bedeutung. Als As a Service-Konzepte werden Outsourcing-Modelle bezeichnet, bei denen Unternehmen bestimmte Komponenten ihrer IT von einem externen Partner bereitstellen und betreiben lassen.

Was ist Network as a Service (NaaS)?

NaaS ist ein Cloud-basiertes Modell, das es Nutzern ermöglicht, Netzwerkinfrastrukturen und -dienste über ein Abonnementmodell zu nutzen. Dabei werden sowohl hardwarebasierte als auch softwaredefinierte Netzwerklösungen als Dienstleistungen bereitgestellt, die nutzungsbasiert oder im Abonnement abgerechnet werden. Anstatt physische Geräte wie Router, Switches und Firewalls zu kaufen und zu warten, können Unternehmen diese Dienste von einem NaaS-Anbieter mieten. Dadurch werden die Investitionsausgaben (CapEx) reduziert und in Betriebsausgaben (OpEx) umgewandelt.

 

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