Verbandsgemeinde Konz

Bei der Verbandsgemeinde Konz sind circa 180 Mitarbeiter beschäftigt, die sich um alle Belange ihrer fast 34.000 Einwohnerinnen und Einwohner kümmern. Elf Ortsgemeinden sowie die Stadt Konz, in der sich auch der Verwaltungssitz befindet, gehören der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinde an. Die Aufgaben der Verbandsgemeindeverwaltung als moderner Dienstleistungsbetrieb sind vielfältig und erstrecken sich über verschiedene Bereiche – von Finanzen über soziale Leistungen, Umwelt, Schule und Bildung bis hin zu Wasserversorgung, Wirtschaft, Bauen und Kultur.

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Mehrwerte für den Kunden

Management Summary

Ein maßgeschneidertes Komplettpaket aus Hardware, Software, Rollout und individuellen Leistungen ermöglicht den rund 180 Mitarbeitern der Verbandsgemeinde Konz sicheres und sorgloses Drucken. Dabei regelt das transparente und automatisierte Dienstleistungskonzept der IT-HAUS GmbH neben der Beschaffung von Verbrauchsmaterial auch Service und Wartung der Systeme. Dies entlastet nicht nur die IT-Administration des Kunden, sondern senkt auch seine Betriebskosten für die gesamte Flotte.

Projektumfeld

Die Verbandsgemeinde (VG) Konz nutzte zuletzt knapp 60 Tintenstrahldrucker an elf Standorten, die von der IT‑HAUS GmbH im Rahmen eines Managed-Service-Vertrags bereitgestellt und gewartet wurden. Als dieser auslief, wurde ein neuer Dienstleistungsvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten ausgeschrieben. Dessen Leistungsumfang beinhaltete neben der Anmietung der Neugeräte den kompletten Betrieb der Hardware einschließlich der Belieferung mit Verbrauchsmaterial sowie die Bereitstellung einer übergreifenden Verwaltungssoftware. Insgesamt umfasste der Auftrag 54 Multifunktionsgeräte in drei Leistungsklassen, gestaffelt nach dem monatlichen Druckaufkommen. Während die VG A4-Druck- und Kopiersysteme vorrangig an Arbeitsplätzen oder in kleinen Arbeitsgruppen einsetzt, die monatlich bis zu 2.000 Seiten drucken, werden größere MFP im A3-Format üblicherweise als Etagensysteme mit einem monatlichen Druckvolumen von bis zu 8.000 Seiten genutzt. Die dritte Leistungsklasse bilden zwei Hochleistungssysteme für bis zu 50.000 Seiten pro Monat, die im Druckzentrum bzw. der Poststelle der Zentrale benötigt werden. Dabei beabsichtigte die VG Konz, erneut auf Tinte zu setzen, da man befürchtete, Laserdrucker könnten durch Feinstaubemissionen die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden. Zahlreiche Studien konnten dies jedoch widerlegen und die Unbedenklichkeit moderner Lasergeräte dokumentieren. Zudem liegen die Emissionen der marktüblichen Systeme mittlerweile weit unter den vom Umweltbundesamt empfohlenen Prüfwerten. So ließ sich der Kunde nach eingehender Beratung durch die IT‑HAUS Experten von den Vorzügen der Lasertechnologie überzeugen: Nicht nur lässt sie sich heute problemlos im Büro einsetzen, auch sind Lasergeräte insgesamt wesentlich weniger anfällig für Störungen. Damit gehören eingetrocknete Druckköpfe bei nicht ausgelasteten Geräten künftig ebenso der Vergangenheit an wie die durch häufige Serviceeinsätze verursachten Unterbrechungen im Arbeitsalltag. Nicht zuletzt ergab eine aktuelle Marktanalyse, dass es vornehmlich Hersteller von Lasergeräten sind, deren Portfolio alle Ausschreibungskriterien zu erfüllen vermag.

Projekterfolg

Im Schulterschluss mit seinem langjährigen Partner Kyocera gelang es IT‑HAUS, das insbesondere im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis attraktivste Angebot abzugeben und aufgrund der breiten Produktpalette alle Anforderungen mit einem einzigen Hersteller abzudecken. Dies betrifft insbesondere das hohe Druckaufkommen der VG Konz in Spitzenzeiten – etwa wenn Haushaltspläne gedruckt werden müssen –, welches sich mit Standardsystemen nicht bewältigen lässt. Hier punktet Kyocera mit einem Hochleistungs-MFP, der bei einer Druckgeschwindigkeit von bis zu 83 Schwarz-weiß- und bis zu 70 A4-Farbseiten pro Minute eine herausragende Bildqualität bietet. Nicht nur ermöglicht die Vereinheitlichung der Druckerflotte bessere Preise, auch fungiert IT‑HAUS für den Kunden als alleiniger Servicepartner, was die Abwicklung von Reparaturen und Co. deutlich vereinfacht. Dazu hat die VG Konz mit IT‑HAUS einen Rahmenvertrag geschlossen. Dieser hat eine Laufzeit von 48 Monaten und regelt neben der Belieferung des Kunden mit Verbrauchsmaterial auch die Erbringung entsprechender Serviceleistungen. So wird der operative Betrieb der Geräte verbrauchsbasiert über einen sogenannten Klickvertrag abgerechnet, das heißt in Form eines Seitenpreises ohne Mindestvolumen. Die seitengenaue Abrechnung pro Standort und ein günstiger Festpreis pro Seite sorgen dabei für transparente und überschaubare Druckkosten. Hinzu kommt eine monatliche Mietpauschale, die neben dem Hardware-Leasing sämtliche Servicekosten wie Verbrauchsmaterial (Toner), Ersatz- und Verschleißteile, Technikerkosten und die Bereitstellung der Flottenmanagementsoftware beinhaltet. Um Engpässe aufgrund von Lieferverzögerungen auszuschließen, hält IT‑HAUS ein gewisses Kontingent an Verbrauchsmaterial beim Kunden vor Ort vor.
Während die leistungsfähige eigene IT-Abteilung der VG Konz unter anderem einen sehr starken First-Level-Support gewährleistet, unterstützt IT‑HAUS den Kunden zusätzlich bei gravierenden Störungen und Ausfällen. Hier machen sich räumliche Nähe und langjährige Zusammenarbeit bezahlt: Während der Kunde die IT‑HAUS Techniker bereits seit Jahren kennt, sind diese mit den Gegebenheiten, Ansprechpartnern und Anwendern vor Ort bestens vertraut und wissen um die spezifischen Anforderungen – zum Vorteil aller Beteiligter. Da auch der Rollout der Neugeräte zentral von Föhren aus und in enger Abstimmung mit den einzelnen Standorten erfolgte, ließen sich Installation und Inbetriebnahme vor Ort flexibel nach den Bedürfnissen des Kunden terminieren. Die Altsysteme wiederum wurden durch IT‑HAUS gebündelt nach Föhren verbracht und nach der zertifizierten Datenlöschung durch einen Partner wiedervermarktet.

Software

Die Druckumgebung wird zentral über die beim Kunden installierte Software FMAudit verwaltet – eine herstellerunabhängige Lösung, die alle relevanten Daten der vorhandenen Systeme erfasst. Tagesaktuelle Zählerstände werden automatisch übermittelt, ebenso erfolgt eine automatisierte Tonerbedarfsmeldung an IT‑HAUS, sobald ein definierter Schwellenwert unterschritten wird. Über eine verschlüsselte Verbindung informiert die Software zudem automatisch über Störungen, sodass IT‑HAUS als Servicepartner bei Bedarf schnell und gezielt handeln kann. Anhand der über FMAudit erfassten Daten lassen sich Geräte, Einstellungen und Störungshäufigkeit auf einfache Weise vergleichen. So erhält der Kunde mit jeder Rechnung eine Aufschlüsselung, aus der hervorgeht, welches Gerät an welchem Standort, in welcher Organisationseinheit und Kostenstelle die Kosten pro Abrechnungszeitraum verursacht hat.
Da sich die VG Konz ebenfalls eine Lösung für sicheres Drucken an den gemeinsam genutzten Multifunktionsgeräten wünschte, kommt hier nun eine Software des Herstellers Escido zum Einsatz. Die DSGVO-konforme Follow-me-Print-Lösung ermöglicht den Mitarbeitern nur dann die Freigabe ihrer Druckaufträge, wenn sie sich am Gerät authentifiziert haben. Dokumente werden solange auf dem Server gespeichert, bis sie auf einem Gerät, das der Dokumenteninhaber frei auswählen kann, freigegeben werden. Somit gehören Fehldrucke und Ausdrucke, die unbewacht im Druckerfach liegen, der Vergangenheit an. Dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind zudem alle Daten – seien es Benutzer-, Server- oder Druckerdaten – hundertprozentig sicher; alle geltenden Datenschutzvorschriften und -richtlinien werden eingehalten.