Kyocera Healthcare

Was ist IT-HAUS / Kyocera Healthcare und was kann es?

Scannen (elektr. Patientenakte) mit Authentifizierung am MFP

Bei diesem Scan-Prozess für die elektronische Patientenakte mit Authentifizierung am MFP können nur berechtigte Mitarbeiter die entsprechenden Patientendokumente scannen. Bei der Dokumentenaufbereitung werden alle relevanten Metadaten ermittelt und an die elektronische Patientenakte (EPA) übergeben. Zur Prozessoptimierung kann der Mitarbeiter, der die Patientendokumente gescannt hat, ermittelt werden.

Scannen (elektr. Patientenakte) ohne Authentifizierung am MFP

Bei diesem Scan-Prozess für die elektronische Patientenakte ohne Authentifizierung am MFP können alle Mitarbeiter, die Zugang zu den MFPs haben, die entsprechenden Patientendokumente scannen. Bei der Dokumentenaufbereitung werden alle relevanten Metadaten ermittelt und an die elektronische Patientenakte (EPA) übergeben.

HyPAS

HyPAS ist die Software-Entwicklungsplattform von KYOCERA und steht für „Hybrid Platform for Advanced Solutions“. HyPAS verwendet zwei verschiedene Technologien, zum einen JAVA und zum anderen WEB Services (Microsoft .NET Framework). Die HyPAS-Technologie hat im Healthcare-Umfeld den Vorteil, dass das Bedienpanel zur einfacheren Nutzung individualisiert werden kann. Damit ist es leicht möglich, an das Krankenhaus angepasste Prozesse auf dem System abzubilden.


Beispiel: „Scan an EPA“ für das Scannen der elektronischen Patientenakte
In diesem Beispiel aus der Praxis wird das Bedienpanel beim Scannen der elektronischen Patientenakte (Scan an EPA) gezeigt. Diese Lösung kann sowohl für das „Scannen mit Authentifizierung am MFP“,  als auch für das „Scannen ohne Authentifizierung am MFP“ genutzt werden.

Drucken (Print & Follow™)

Dokumente werden unter Verwendung des Kyocera Print & Follow™ Servers nicht mehr direkt an ein dediziertes Ausgabegerät (Drucker / MFP) gesendet, sondern über den gewohnten Druckprozess über einen Treiber an den Print & Follow™ Server übergeben. Der Benutzer kann nun das Ausgabegerät frei wählen und dort nach erfolgreicher Authentifizierung per Transponder, Benutzername oder PIN, seine persönlichen Druckaufträge abrufen. Die Zuweisung der Druckaufträge zu einem Anwender führt zu einem deutlich verbesserten Druckprozess. Der Anwender kann jederzeit ein Gerät seiner Wahl zur Druckausgabe wählen. Dadurch werden z.B. Wartezeiten an dezentralen Drucksystemen verhindert. Die Print & Follow™-Lösung bietet eine vertrauliche Druckausgabe für alle sensiblen Dokumente im Patientenumfeld. Außerdem werden die Druckkosten durch Vermeidung von Fehldrucken erfahrungsgemäß um mindestens 15 Prozent verringert – allein durch die Einführung des Print & Follow™ Konzeptes.

Geschütztes Kopieren

Durch die Zugriffsverwaltung über den Print & Follow™ Server haben Unbefugte keinen Zugriff auf die Maschinenfunktionen. Über Benutzerrechte können individuell Maschinenfunktionen zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten der einzelnen Kopieraufträge können individuell auf verschiedene Kostenträger gebucht werden.

Accounting und Reports

Das “Accounting und Reports” Modul des Print & Follow™ Servers ist in der Lage, alle Dokumentenprozesse, wie Drucken, Scannen oder Kopieren zu erfassen und auszuwerten. Dazu können individuell Kosten hinterlegt werden, die sowohl die verschiedenen Arbeitsprozesse (Drucken, Scannen, Kopieren), als auch die verschiedenen Ausgabegeräte (Drucker, MFP, Monochrom, Farbe, DIN A4, DIN A3, Endverarbeitung, usw.) berücksichtigt. Des Weiteren können Kosten wahlweise wechselnd auf verschiedene Kostenträger gebucht werden. Zur Auswertung können zyklisch oder „ad hoc“ individuelle Reports erstellt werden, die durch Standardschnittstellen in vorhandene ERP- oder Assetmanagement-Systeme importiert werden können. Dadurch besteht jederzeit eine Übersicht über die entstandenen Kosten, über die Auslastung einzelner Geräte, über Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und über Zuweisung auf einzelne Kostenträger. Somit wird eine transparente Übersicht über die Kosten der einzelnen Dokumentenprozesse zur Verfügung gestellt.

Flottenmanagement, Monitoring

Durch die Einführung eines Flottenmanagements besteht eine zentrale und transparente Übersicht aller installierter Drucker und MFPs. Damit können Gerätestati, Gerätezählerstände, Firmwarestände, Tonerstände und Laufleistungen der Maintenance Kits zentral erfasst und verarbeitet werden.
Durch das automatische Monitoren / Überwachen der Ausgabegeräte können proaktive Bestellprozesse für Toner, einem nahenden Technikereinsatz oder anderen Verbrauchsmaterialien etabliert werden. Dadurch wird eine erhöhte Verfügbarkeit aller Maschinen gewährleistet. Gleichzeitig findet eine Reduzierung von Lagerhaltungskosten durch proaktive Bestellung von Toner und Verbrauchsmaterialien statt.

Fazit
  • Nahtlose Integration der Kyocera-Lösungen in die bestehende IT- und Prozess-Infrastruktur des Kunden.

  • Optimierung der Kundenprozesse. Erhebliche Entlastung der Fachabteilungen bei den Dokumentenprozessen, dadurch Fokus auf das Kerngeschäft „Patientenversorgung“.

  • Höchste Verfügbarkeit abrechnungsrelevanter Patienten- & Behandlungsinformationen z.B. für die Abrechnungen mit dem MDK (Medizinischer Dienst der Krankenkassen).

  • Durch Optimierung der Scan-Prozesse resultiert ein effektiveres Informationsmanagement.

  • Einhaltung forensischer Prozessvorgaben beim Scannen von Patientendokumenten.

  • Scannen/Digitalisieren aufbewahrungspflichtiger Alt-Akten.

  • Anbindung von medizinischen „Insel-Lösungen“ an das Informationsmanagement der elektronischen Patientenakte durch das patientenbezogene Scannen der Behandlungsergebnisse.

  • Nachhaltige Entlastung der IT Abteilung durch Optimierung des Outputkonzeptes und Automatisierung von Bestellprozessen. Dadurch freie Ressourcen für aktuelle IT-Projekte.

  • Sicheres Drucken, Kopieren und Scannen durch Authentifizierung am Gerät.

  • Steuerung von benutzerabhängigen Funktionsrechten am MFP.

  • Reduzierung von Fehldrucken, Vermeidung von Kosten.

  • 100 prozentige Verfügbarkeit aller Druckdokumente im 24/7-Schichtbetrieb.

  • Scannen von papiergebundenen Patienten- und Behandlungsinformationen für die elektronische Patientenakte. Vermeidung von Medienbrüchen.

  • Automatisches „Scan to Me“ an das persönliche E-Mail-Postfach oder an den persönlichen Ordner.

  • Transparente Darstellung der Kosten. Zuweisung zu einzelnen Kostenträgern.

  • Individualisierung der Bedienpanels durch HyPAS, dadurch saubere Abbildung der Dokumentenprozesse.

Referenzen
  • Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH
  • Universitätsklinikum Aachen
  • B. BRAUN
  • Bayerisches Rotes Kreuz Regensburg