IT-HAUS GmbH

DMS

Dokumenten-Management-Systeme

Individuelle Lösungen für mehr Transparenz

Sie möchten sowohl Kosten als auch Zeit im Unternehmen einsparen und noch dazu die Umwelt schonen? Für seine Kunden entwickelt IT-HAUS heute maßgeschneiderte Dokumentenmanagementlösungen – vom intelligenten Scannen über die Datenverarbeitung bis hin zur mobilen Nutzung vollständiger Enterprise Content Management (ECM) Systeme, um sämtliche Geschäftsprozesse im Unternehmen zu optimieren.

So gibt es in vielen Unternehmen noch Prozessketten mit Medienbrüchen – etwa wenn elektronische Dokumente ausgedruckt und unterschrieben und dann wieder eingescannt werden müssen, um sie zu archivieren. Zudem stellt die hohe Zahl an Bestellungen und Rechnungen, die täglich geschrieben werden, einen erheblichen Zeit- und Kostenfaktor dar. Digitale Workflows hingegen sparen nicht nur Zeit und Aufwand, sie minimieren auch Fehlerquellen und schonen die Umwelt, indem Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bilden Aktenstrukturen nach, um gescannte oder gedruckte Dokumente wie Verträge, Auftragsbestätigungen oder Dokumentationen elektronisch abzulegen. Dabei ermöglicht die Digitalisierung einen wesentlich schnelleren Zugang zu wichtigen Informationen. So erlaubt der zentrale Zugriff auf die Daten beispielsweise eine Volltextsuche nach Stichworten, wodurch Aufträge und andere Dokumente leichter auffindbar sind.

Hinzu kommt die automatisierte Posteingangsbearbeitung: Um Informationen zu sortieren und per „Mini-Workflow“ zu verteilen, scannt die Software alle Dokumente ein und identifiziert sie mittels Texterkennung etwa als Rechnung, Auftrag oder Änderungsmitteilung. So können zum Beispiel Rechnungen automatisch an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet werden.

Bei der Rechnungseingangsprüfung wiederum werden Kunden- und Auftragsnummer erkannt und mit den Daten aus dem unternehmenseigenen ERP-System abgeglichen, um eine Rechnung dem jeweiligen Kunden zuzuordnen. Handelt es sich um eine Bestellung, werden die einzelnen Positionen mit dem Angebot abgeglichen, um zu sehen, was genau bestellt wurde.

Zudem lassen sich Formularmanagementlösungen nutzen, um vorhandene Daten flexibel, schnell und unkompliziert in Rechnungen, Anschreiben oder personalisierte Werbung einzubauen.

Ihr Vorteil: Individuell statt Standard

Als IT-HAUS-Kunde können Sie sichergehen, dass wir Ihnen nicht einfach ein Standardprodukt verkaufen, sondern eine individuell angepasste Lösung für Sie entwickeln. Dazu führen wir zunächst eine detaillierte Analyse durch, um zu verstehen, wie Sie arbeiten. In einem zweiten Schritt überlegen wir gemeinsam, wie sich Ihre individuellen Strukturen und Prozesse am besten in einem Dokumentenmanagementsystem abbilden lassen. Auf Basis dessen entsteht ein Konzept, das wir genau mit Ihnen abstimmen, bevor wir mit der Umsetzung beginnen. Erst nach einer mehrwöchigen Testphase und dem darauffolgenden „Finetuning“ wird ein DMS im gesamten Unternehmen implementiert.

Ihr Vorteil: Komplette Outputlösungen nach Maß

Als Systemhaus mit umfangreichem Portfolio, Erfahrungen und Know-how im Printing-Bereich liefern wir unseren Kunden auf Wunsch ein Komplettpaket aus Hardware, Software, Beratung und Installation – angefangen vom Scanner, der ganze Stapel von Dokumenten auf einmal verarbeiten kann bis hin zur kompletten Infrastruktur. Auch den mobilen Zugriff auf das DMS können wir realisieren. Als einer der größten Output-Management-Dienstleister Deutschlands bieten wir Ihnen zudem einen entsprechenden Service an.

Hier finden Sie einen Überblick über unser gesamtes Leistungsportfolio.

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